Signature Add-On Detaljeret dokumentation
Signature Add-On giver brugerne mulighed for digitalt at signere dokumenter direkte i systemet, hvilket eliminerer behovet for manuelle signaturer eller eksterne værktøjer.
Indledning
Signature Management Add-On muliggør problemfri styring af digitale signaturer til salgs- og købsdokumenter. Det giver virksomheder mulighed for at styre og kontrollere signeringsprocessen for både fakturaer og indkøbsordrer. Tilføjelsen sikrer, at signaturer indsamles fra autoriserede brugere, herunder leverandører og kunder, baseret på foruddefinerede tilladelser. Det giver en ligetil metode til at optage, se og downloade signerede dokumenter med klare statusindikatorer for signerede og usignerede dokumenter. Denne løsning øger effektiviteten og sikkerheden af transaktionsgodkendelser og tilbyder en strømlinet tilgang til styring af elektroniske signaturer gennem hele indkøbs- og faktureringsarbejdsgangene.
Sådan aktiverer du dette modul
For at konfigurere signaturtilføjelsen kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse.
Hvordan bruger man Signature Management Add-On?
- Gå til de generelle indstillinger, og aktiver signaturknappen for at aktivere tilføjelsen. Signaturtilføjelsen vil være tilgængelig på de dedikerede sider.
Salgsfaktura
- Virksomheden kan klikke på denne knap for at tilføje sin signatur uden at skulle have nogen særlig tilladelse.
- Kunden kan også underskrive fakturaen, men kun hvis virksomheden har givet signaturtilladelse til kundens rolle.
- Hvis du klikker på signaturknappen, der er angivet i handlingskolonnen, åbnes en pop-up, hvor du kan tilføje signaturen, rydde den ud, hvis den er forkert, annullere den, hvis du vil, og hvis du klikker på tegnet, vil signaturen nemt blive optaget.
- Bemærk, at hver bruger kun kan tilføje deres signatur én gang.
- Du kan se signaturen ved at klikke på knappen Vis. Derudover vil signaturen blive vist, når du downloader fakturaen som PDF.
- Kunden skal logge ind med sin egen konto for at tilføje signaturen.
- Hvis kunden ikke har underskrevet købet endnu, vil systemet vise status som "Ikke underskrevet."
Køb signatur
- På købslistesiden finder du signaturmuligheden i handlingskolonnen. Klik på den for at tilføje din signatur. Der åbnes en pop-up, hvor du kan tilføje signaturen, rydde den ud, hvis den er forkert, annullere den, hvis du vil, og hvis du klikker på tegnet, vil signaturen nemt blive optaget.
- Bemærk, at hver bruger kun kan tilføje deres signatur én gang.
- Du kan se signaturen ved at klikke på knappen Vis. Derudover vil signaturen blive vist, når du downloader fakturaen som PDF.
- Signaturmuligheden vises ved siden af købet, og virksomheden kan bruge den når som helst, da der ikke er behov for tilladelse.
- Sælgere kan underskrive købet efter at have logget ind i systemet, men kun hvis virksomheden har givet dem lov til at underskrive ved at give tilladelse til deres rolle.
- Sælgeren vil se signaturindstillingen, når de er logget ind, og tilføjelsen er aktiv.
- Hvis sælgeren ikke underskriver købet, vil det tydeligt blive vist som "Ikke underskrevet."
- Dette hjælper med at fuldføre købsprocessen med virksomhedens officielle godkendelse.