Documentation détaillée de l'add-on Signature
Le module complémentaire Signature permet aux utilisateurs de signer numériquement des documents directement dans le système, sans signature manuelle ni outils externes.
Introduction
Le module complémentaire Gestion des signatures permet une gestion fluide des signatures numériques pour les documents de vente et d'achat. Il permet aux entreprises de gérer et de contrôler le processus de signature des factures comme des bons de commande. Le module garantit que les signatures sont recueillies auprès des utilisateurs autorisés, y compris les fournisseurs et les clients, selon des autorisations prédéfinies. Il offre une méthode simple pour enregistrer, consulter et télécharger les documents signés, avec des indicateurs de statut clairs pour les documents signés et non signés. Cette solution renforce l'efficacité et la sécurité des approbations de transactions, offrant une approche simplifiée de la gestion des signatures électroniques tout au long des flux d'achat et de facturation.
Comment activer ce module
Pour configurer le module complémentaire Signature, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser le module Gestion des signatures ?
- Accédez aux paramètres généraux et activez le bouton de signature pour activer le module complémentaire. Le module complémentaire de signature sera disponible sur les pages dédiées.
Facture de vente
- L'entreprise peut cliquer sur ce bouton pour ajouter sa signature sans avoir besoin d'une autorisation particulière.
- Le client peut également signer la facture, mais seulement si l’entreprise a accordé l’autorisation de signature au rôle du client.
- Si vous cliquez sur le bouton de signature de la colonne d'action, une fenêtre contextuelle s'ouvrira où vous pourrez ajouter la signature, l'effacer si elle est erronée, l'annuler si vous le souhaitez, et si vous cliquez sur signer, la signature sera enregistrée facilement.
- Notez que chaque utilisateur ne peut ajouter sa signature qu'une seule fois.
- Vous pouvez voir la signature en cliquant sur le bouton Voir. De plus, la signature s'affichera lorsque vous téléchargerez la facture au format PDF.
- Le client doit se connecter avec son propre compte pour ajouter la signature.
- Si le client n’a pas encore signé l’achat, le système affichera le statut « Non signé ».
Signature d'achat
- Sur la page de liste des achats, vous trouverez l'option de signature dans la colonne d'action. Cliquez dessus pour ajouter votre signature. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez ajouter la signature, l'effacer si elle est incorrecte, l'annuler si vous le souhaitez, et si vous cliquez sur le signe, la signature sera enregistrée facilement.
- Notez que chaque utilisateur ne peut ajouter sa signature qu'une seule fois.
- Vous pouvez voir la signature en cliquant sur le bouton Voir. De plus, la signature s'affichera lorsque vous téléchargerez la facture au format PDF.
- L'option de signature apparaîtra à côté de l'achat, et l'entreprise peut l'utiliser à tout moment, sans qu'aucune autorisation ne soit nécessaire.
- Les fournisseurs peuvent signer l'achat après s'être connectés au système, mais uniquement si l'entreprise les y a autorisés en accordant la permission à leur rôle.
- Le fournisseur verra l'option de signature une fois connecté et l'add-on activé.
- Si le fournisseur ne signe pas l'achat, cela s'affichera clairement comme « Non signé ».
- Cela facilite la finalisation du processus d'achat avec l'approbation officielle de l'entreprise.