תיעוד מפורט של תוסף חתימה
תוסף החתימה מאפשר למשתמשים לחתום דיגיטלית על מסמכים ישירות בתוך המערכת, ומבטל את הצורך בחתימות ידניות או בכלים חיצוניים.
הקדמה
תוסף ניהול החתימות מאפשר ניהול חלק של חתימות דיגיטליות עבור מסמכי מכירה ורכישה. זה מאפשר לחברות לנהל ולשלוט בתהליך החתימה הן עבור חשבוניות והן עבור הזמנות רכש. התוסף מבטיח שאיסוף חתימות ממשתמשים מורשים, כולל ספקים ולקוחות, על סמך הרשאות מוגדרות מראש. הוא מספק שיטה פשוטה להקלטה, צפייה והורדה של מסמכים חתומים, עם מחווני מצב ברורים עבור מסמכים חתומים ובלתי חתומים. פתרון זה משפר את היעילות והאבטחה של אישורי עסקאות, ומציע גישה יעילה לניהול חתימות אלקטרוניות לאורך תהליכי העבודה של הרכש והחשבונית.
כיצד להפעיל מודול זה
כדי להגדיר את תוסף החתימה, אתה יכול לעקוב אחר הקישור הזה: הגדר תוסף.
כיצד להשתמש בתוסף ניהול חתימות?
- עבור להגדרות הכלליות והפעל את לחצן החתימה כדי להפעיל את התוסף. תוסף החתימה יהיה זמין בעמודים הייעודיים.
חשבונית מכירה
- החברה יכולה ללחוץ על כפתור זה כדי להוסיף את חתימתה ללא צורך בהרשאה מיוחדת.
- הלקוח יכול גם לחתום על החשבונית, אך רק אם החברה נתנה אישור חתימה לתפקיד הלקוח.
- אם תלחץ על כפתור החתימה המופיע בעמודת הפעולה, ייפתח חלון קופץ שבו תוכל להוסיף את החתימה, לנקות אותה אם היא שגויה, לבטל אותה אם תרצה, ואם תלחץ על השלט, החתימה תוקלט בקלות.
- שימו לב שכל משתמש יכול להוסיף את החתימה שלו פעם אחת בלבד.
- אתה יכול לראות את החתימה על ידי לחיצה על כפתור הצג. בנוסף, החתימה תוצג בעת הורדת החשבונית כקובץ PDF.
- על הלקוח להיכנס באמצעות חשבון משלו כדי להוסיף את החתימה.
- אם הלקוח עדיין לא חתם על הרכישה, המערכת תציג את הסטטוס "לא חתום".
חתימת רכישה
- בעמוד רשימת הרכישות, תמצא את אפשרות החתימה בעמודת הפעולה. לחץ עליו כדי להוסיף את החתימה שלך. ייפתח חלון קופץ שבו תוכל להוסיף את החתימה, לנקות אותה אם היא שגויה, לבטל אותה אם תרצה, ואם תלחץ על השלט, החתימה תוקלט בקלות.
- שימו לב שכל משתמש יכול להוסיף את החתימה שלו פעם אחת בלבד.
- אתה יכול לראות את החתימה על ידי לחיצה על כפתור הצג. בנוסף, החתימה תוצג בעת הורדת החשבונית כקובץ PDF.
- אפשרות החתימה תופיע לצד הרכישה, והחברה יכולה להשתמש בה בכל עת, מכיוון שאין צורך באישור.
- ספקים יכולים לחתום על הרכישה לאחר הכניסה למערכת, אך רק אם החברה אפשרה להם לחתום על ידי מתן אישור לתפקידם.
- הספק יראה את אפשרות החתימה ברגע שהוא מחובר והתוסף פעיל.
- אם הספק לא חותם על הרכישה, זה יוצג בבירור כ"לא חתום".
- זה עוזר בהשלמת תהליך הרכישה עם אישור רשמי של החברה.