Handtekening-add-on Gedetailleerde documentatie
Met de Signature Add-On kunnen gebruikers documenten rechtstreeks binnen het systeem digitaal ondertekenen, waardoor handmatige handtekeningen of externe tools overbodig zijn.
Introductie
De Signature Management Add-On maakt naadloos beheer van digitale handtekeningen voor verkoop- en aankoopdocumenten mogelijk. Hiermee kunnen bedrijven het ondertekeningsproces voor zowel facturen als inkooporders beheren en controleren. De add-on zorgt ervoor dat handtekeningen worden verzameld van geautoriseerde gebruikers, inclusief leveranciers en klanten, op basis van vooraf gedefinieerde machtigingen. Het biedt een eenvoudige methode voor het opnemen, bekijken en downloaden van ondertekende documenten, met duidelijke statusindicatoren voor ondertekende en niet-ondertekende documenten. Deze oplossing verbetert de efficiëntie en veiligheid van transactiegoedkeuringen en biedt een gestroomlijnde aanpak voor het beheer van elektronische handtekeningen tijdens de inkoop- en factureringsworkflows.
Hoe deze module in te schakelen
Om de Signature Add-On in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de add-on voor handtekeningbeheer?
- Ga naar de algemene instellingen en schakel de handtekeningschakelaar in om de add-on te activeren. De kenmerkende add-on zal beschikbaar zijn op de speciale pagina's.
Verkoopfactuur
- Het bedrijf kan op deze knop klikken om zijn handtekening toe te voegen zonder dat daarvoor speciale toestemming nodig is.
- De klant kan de factuur ook ondertekenen, maar alleen als het bedrijf handtekeningtoestemming heeft gegeven voor de rol van de klant.
- Als u op de handtekeningknop klikt die in de actiekolom staat, wordt een pop-up geopend waarin u de handtekening kunt toevoegen, deze kunt wissen als deze verkeerd is, deze kunt annuleren als u dat wilt, en als u op het teken klikt, wordt de handtekening gemakkelijk opgenomen.
- Houd er rekening mee dat elke gebruiker zijn handtekening slechts één keer kan toevoegen.
- U kunt de handtekening bekijken door op de knop Bekijken te klikken. Bovendien wordt de handtekening weergegeven wanneer u de factuur als pdf downloadt.
- Om de handtekening toe te voegen, moet de klant inloggen met zijn eigen account.
- Als de klant de aankoop nog niet heeft ondertekend, geeft het systeem de status ‘Niet ondertekend’ weer.
Aankoophandtekening
- Op de pagina met de aankooplijst vindt u de handtekeningoptie in de actiekolom. Klik erop om uw handtekening toe te voegen. Er wordt een pop-up geopend waarin u de handtekening kunt toevoegen, deze kunt verwijderen als deze verkeerd is, deze kunt annuleren als u dat wilt, en als u op het bord klikt, wordt de handtekening eenvoudig opgenomen.
- Houd er rekening mee dat elke gebruiker zijn handtekening slechts één keer kan toevoegen.
- U kunt de handtekening bekijken door op de knop Bekijken te klikken. Bovendien wordt de handtekening weergegeven wanneer u de factuur als pdf downloadt.
- De handtekeningoptie verschijnt naast de aankoop en het bedrijf kan deze op elk gewenst moment gebruiken, omdat er geen toestemming nodig is.
- Verkopers kunnen de aankoop ondertekenen nadat ze zijn ingelogd op het systeem, maar alleen als het bedrijf hen toestemming heeft gegeven om te tekenen door toestemming te geven voor hun rol.
- De leverancier ziet de handtekeningoptie zodra hij is ingelogd en de Add-On actief is.
- Als de verkoper de aankoop niet ondertekent, wordt deze duidelijk weergegeven als 'Niet ondertekend'.
- Dit helpt bij het voltooien van het aankoopproces met de officiële goedkeuring van het bedrijf.