وثائق تفصيلية لإضافة التوقيع
تتيح إضافة التوقيع للمستخدمين توقيع المستندات رقميًا مباشرة داخل النظام، ما يلغي الحاجة إلى التوقيعات اليدوية أو الأدوات الخارجية.
مقدمة
تتيح إضافة إدارة التوقيع إدارة سلسة للتوقيعات الرقمية لمستندات البيع والشراء. وتتيح للشركات إدارة عملية التوقيع والتحكم فيها لكل من الفواتير وأوامر الشراء. تضمن الإضافة جمع التوقيعات من المستخدمين المصرّح لهم، بما في ذلك الموردون والعملاء، بناءً على صلاحيات محددة مسبقًا. وتوفر طريقة مباشرة لتسجيل المستندات الموقّعة وعرضها وتنزيلها، مع مؤشرات حالة واضحة للمستندات الموقّعة وغير الموقّعة. يعزز هذا الحل كفاءة وأمان الموافقات على المعاملات، ويقدم نهجًا مبسطًا لإدارة التوقيعات الإلكترونية عبر سير عمل الشراء والفوترة.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة التوقيع، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة إدارة التوقيع؟
- انتقل إلى الإعدادات العامة، وفعّل مفتاح التوقيع لتفعيل الإضافة. ستكون إضافة التوقيع متاحة في الصفحات المخصصة.
فاتورة المبيعات
- يمكن للشركة النقر على هذا الزر لإضافة توقيعها دون الحاجة إلى أي صلاحية خاصة.
- يمكن للعميل أيضًا توقيع الفاتورة، لكن فقط إذا منحت الشركة إذن التوقيع لدور العميل.
- إذا نقرت على زر التوقيع الموجود في عمود الإجراء، ستُفتح نافذة منبثقة حيث يمكنك إضافة التوقيع، ومسحه إن كان خاطئاً، وإلغاؤه إن أردت، وإذا نقرت على التوقيع، فسيُسجَّل التوقيع بسهولة.
- لاحظ أن كل مستخدم يمكنه إضافة توقيعه مرة واحدة فقط.
- يمكنك رؤية التوقيع بالنقر على زر عرض. بالإضافة إلى ذلك، سيظهر التوقيع عند تنزيل الفاتورة بصيغة PDF.
- يجب على العميل تسجيل الدخول باستخدام حسابه الخاص لإضافة التوقيع.
- إذا لم يوقّع العميل على الشراء بعد، سيعرض النظام الحالة على أنها “غير موقّع.”
توقيع الشراء
- في صفحة قائمة المشتريات، ستجد خيار التوقيع في عمود الإجراءات. انقر عليه لإضافة توقيعك. ستُفتح نافذة منبثقة يمكنك فيها إضافة التوقيع، أو مسحه إن كان خاطئًا، أو إلغاؤه إن أردت، وإذا نقرت على التوقيع، فسيُسجَّل التوقيع بسهولة.
- لاحظ أن كل مستخدم يمكنه إضافة توقيعه مرة واحدة فقط.
- يمكنك رؤية التوقيع بالنقر على زر عرض. بالإضافة إلى ذلك، سيظهر التوقيع عند تنزيل الفاتورة بصيغة PDF.
- سيظهر خيار التوقيع بجانب الشراء، ويمكن للشركة استخدامه في أي وقت، حيث لا حاجة إلى أي إذن.
- يمكن للموردين توقيع أمر الشراء بعد تسجيل الدخول إلى النظام، لكن فقط إذا سمحت الشركة لهم بالتوقيع بمنح الإذن لدورهم.
- سيرى البائع خيار التوقيع بمجرد تسجيل دخوله وتفعيل الإضافة.
- إذا لم يوقّع المورد على عملية الشراء، فسيظهر بوضوح على أنه «غير موقّع».
- يساعد هذا في إتمام عملية الشراء بموافقة الشركة الرسمية.