Turni

Integrazione Rotas in Mewayz

Gestire in modo efficiente gli orari dei dipendenti è un aspetto fondamentale per garantire operazioni fluide all'interno di qualsiasi organizzazione.

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Introduzione

Il componente aggiuntivo Rotas Management è una piattaforma di pianificazione dei dipendenti con un dashboard visivo e codificato a colori per la pianificazione della forza lavoro. Si compone di tre sezioni: Impostazioni generali per le preferenze di pianificazione, Gestisci moduli per turni e disponibilità e Configurazione del sistema per la struttura organizzativa. La piattaforma consente la creazione, la pubblicazione e il monitoraggio efficiente della pianificazione tra filiali, dipartimenti e incarichi dei dipendenti.

Nota: Quando il sistema HRM è chiuso o non disponibile, le sezioni relative a Dipendente, Annunci, Gestione ferie e Configurazione del sistema (inclusi Filiale, Dipartimento, Designazione, Tipi di documenti del dipendente, Turni e Categorie di annunci) verranno visualizzate nel componente aggiuntivo turni. Altrimenti, i dati per queste sezioni verranno recuperati direttamente dal sistema HRM.

Come abilitare questo modulo

Per impostare il componente aggiuntivo Rotas, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.

Come utilizzare il componente aggiuntivo Rotas?

Cruscotto Rotas

• Dopo aver effettuato l'accesso, la dashboard di Rotas mostra la panoramica completa della pianificazione dei dipendenti. Le statistiche chiave mostrano i dipendenti totali, i turni totali creati, i turni pubblicati e i turni in sospeso.
• La visualizzazione del calendario mensile mostra tutti i turni programmati con caselle indicatrici codificate a colori: blu per i turni di lavoro, arancione per i giorni liberi e rosso per le ferie.
• Quando più dipendenti lavorano nello stesso giorno, il calendario impila le voci verticalmente e mostra un indicatore "x+altro" per visualizzare ulteriori incarichi facendo clic sulla data. La navigazione nel calendario include le frecce precedente/successivo, il pulsante "Oggi" e le opzioni di attivazione/disattivazione della visualizzazione Mese/Settimana/Giorno.
• Il pannello Rotazioni del mese corrente mostra i prossimi turni con i nomi dei dipendenti, le date, gli orari dei turni e i badge di stato (blu "Turno" per il lavoro, arancione "Giorno libero" per i giorni non lavorativi).

Impostazione generale

• Innanzitutto, vai alle impostazioni generali della barra laterale e puoi creare qui: Impostazioni di rotazione e Impostazioni di pianificazione del lavoro di rotazione.

Impostazioni dei turni

• Le Impostazioni dei turni ti consentono di configurare le impostazioni e le preferenze della sezione dei turni con un pulsante "Salva modifiche" per applicare le modifiche.
• Puoi utilizzare le Impostazioni per includere opzioni di attivazione/disattivazione: Mostra prezzo turni dei dipendenti, Mostra avatar dei dipendenti, Nascondi orari dei dipendenti, Includi turni non pubblicati e I dipendenti vedono solo se stessi.
• Sotto la sezione degli interruttori, troverai le Impostazioni del calendario che ti permettono di configurare il giorno di inizio della settimana dal menu a discesa, oppure l'opzione di inizio dell'anno dal menu a discesa.
• Inoltre, vedrai che le note dei turni offrono tre opzioni di pulsanti del rapporto di visibilità: solo gli amministratori e i manager possono vedere le note dei turni, i dipendenti possono vedere solo le note per i propri turni e i turni aperti oppure i dipendenti possono vedere le note dei turni per tutti.
• Le impostazioni delle pause offrono due pulsanti a scelta: Pausa retribuita o Pausa non retribuita per gestire le politiche sulle pause dei dipendenti.

Impostazioni del programma di lavoro a rotazione

• Le Impostazioni del programma di lavoro ti consentono di configurare i giorni lavorativi e i giorni liberi per l'organizzazione, con un pulsante "Salva modifiche" per applicare le modifiche.
• Ogni giorno della settimana (dal lunedì alla domenica) ha un interruttore da impostare su "Funzionante" (interruttore verde attivato) o "Off" (interruttore grigio disattivato).
• Il pannello Riepilogo pianificazione visualizza una panoramica organizzata con il conteggio dei giorni lavorativi e dei giorni liberi, insieme a elenchi codificati a colori che mostrano quali giorni sono lavorativi (punti verdi) e quali sono liberi (punti rossi).

Gestire gli orari di lavoro

• La pagina Programma di lavoro dei dipendenti consente di configurare i giorni lavorativi per i dati dei singoli dipendenti attuali con un menu a discesa di selezione dei dipendenti e il pulsante "Salva modifiche".
• Seleziona un dipendente dal menu a discesa per visualizzare e modificare la configurazione del suo programma di lavoro specifico.
• Ogni giorno della settimana ha un interruttore per impostare come "Lavoro" o "Off" con alcuni giorni che mostrano "Disabilitato nelle Impostazioni" quando non possono essere modificati a causa di restrizioni a livello di organizzazione.
• Il pannello Riepilogo programma visualizza il programma lavorativo del dipendente con il conteggio dei giorni lavorativi e dei giorni liberi per una rapida panoramica.

Gestisci le disponibilità

• Per impostare il programma di disponibilità di un dipendente, vai alla sezione di gestione della disponibilità e fai clic sul pulsante "Crea". Quando selezioni il tuo dipendente dal menu a discesa, il menu a discesa viene generato dalla configurazione del sistema. Una volta selezionato il dipendente, si apre il campo dell'orario, dove puoi inserire l'orario in base al tuo programma. Inserisci il nome e aggiungi le date di inizio o di fine.
• La pagina Gestisci disponibilità visualizza una tabella delle pianificazioni della disponibilità dei dipendenti con colonne per Dipendente, Nome, Data di inizio e Data di fine. Nella colonna azione è possibile utilizzare l'opzione di modifica per modificare il record e utilizzare anche l'opzione di eliminazione per rimuovere il record.
• È possibile utilizzare la funzionalità di ricerca per ottenere il record di un dipendente. Oltre a scegliere l'opzione di attivazione/disattivazione (elenco/griglia) e fare clic sull'opzione di filtro, selezionare il modulo del dipendente tramite il menu a discesa, quindi fare clic sul pulsante "Applica" oppure rimuovere il filtro e fare clic sul pulsante "Cancella".

Configurazione del sistema

La sezione Configurazione del sistema consente agli amministratori di configurare la struttura organizzativa fondamentale e i parametri operativi del sistema. Questa sezione include la gestione di filiali, dipartimenti, designazioni, tipi di documenti dei dipendenti, turni di lavoro e categorie di annunci.

Rami

• Per creare un nuovo ramo, fai clic sul pulsante "Crea" nella sezione Rami e inserisci il nome del ramo, quindi fai clic su "Crea" per salvare.
• La pagina dell'elenco mostra tutte le filiali esistenti in una tabella con le azioni disponibili per modificare o eliminare ciascuna voce.

Reparti

• Per creare un reparto, fai clic sul pulsante “Crea” nella sezione Reparti, inserisci il nome del reparto e seleziona la filiale dal menu a tendina (che proviene dalla sezione filiali), poi fai clic su “Crea”.
• La pagina di elenco mostra tutti i record del reparto esistenti in una tabella con le opzioni di azione disponibili da modificare ed eliminare per rimuovere i dati.

Designazioni

• Per creare una designazione, fare clic sul pulsante "Crea" nella sezione Designazioni, inserire il nome della designazione, selezionare il ramo dal menu a discesa (che proviene dalla sezione rami), quindi selezionare il dipartimento dal menu a discesa (che proviene dalla sezione dipartimento).
• La pagina dell'elenco mostra tutte le qualifiche in una tabella con il nome della qualifica, la filiale associata, il reparto e i pulsanti di azione per modificare o eliminare le voci indesiderate.

Tipi di documenti dei dipendenti

• Per creare un nuovo tipo di documento, fare clic sul pulsante "Crea", inserire il nome e la descrizione del documento e attivare l'interruttore "È obbligatorio" se il documento è obbligatorio per tutti i dipendenti.
• La pagina di elenco visualizza tutti i tipi di documenti in una tabella che mostra il nome del documento, la descrizione, lo stato dei requisiti e la colonna di azione per modificare il record o eliminare i dati.

Turni

• Per creare un turno, fai clic sul pulsante "Crea" nella sezione Turni, inserisci il nome del turno, seleziona l'ora di inizio e l'ora di fine, specifica gli orari di inizio e fine della pausa e seleziona la casella di controllo "Turno notturno" se applicabile, quindi fai clic su "Crea".
• La pagina di elenco visualizza tutti i turni in una tabella che mostra il nome del turno, l'ora di inizio, l'ora di fine, l'inizio e la fine della pausa, lo stato del turno notturno e utilizza Modifica per modificare o eliminare per rimuovere i pulsanti di azione per la gestione di ciascun turno.

Categorie di annunci

• Per creare una nuova categoria, fare clic sul pulsante “Crea” nella sezione Categorie di annunci, inserire il nome e fare clic su “Crea”.
• La pagina di elenco visualizza tutte le categorie in una tabella con le opzioni per modificare o eliminare ciascuna categoria. Queste categorie aiutano i dipendenti a filtrare e trovare gli annunci pertinenti in modo più efficiente.

Gestisci i turni

• La pagina Gestisci turni visualizza una griglia di pianificazione settimanale con i dipendenti elencati in righe e le date in colonne, che mostra le assegnazioni dei turni e la pianificazione dei giorni liberi.
• Le opzioni di filtro nella parte superiore includono i menu a discesa "Tutti i rami", "Tutti i dipartimenti" e "Tutte le designazioni" (questo menu a discesa Tutto viene generato dalla configurazione del sistema), con frecce di navigazione della data e facendo clic sul pulsante "Cancella filtri" per cancellare dati di filtro specifici.
• Le icone di azione in alto a destra forniscono un accesso rapido alle funzionalità di copia, invio, download, e-mail e condivisione dei turni.
• Ogni riga dipendente mostra nome, stato e costo totale, con celle a griglia per ogni giorno che visualizzano un'opzione “Aggiungi turni”, un'etichetta “Giorno libero” oppure celle evidenziate che indicano gli slot di turno disponibili.
• Le intestazioni delle colonne settimanali mostrano il nome del giorno e la data. Facendo clic sul pulsante "Aggiungi turno". Aggiungi l'ora di inizio e l'ora di fine, l'ora della pausa, l'area di testo delle note per i dettagli del turno e una sezione delle informazioni sulla disponibilità che mostra le ore totali disponibili, già programmate e rimanenti.
• La riga inferiore mostra "Totale" con riepiloghi orari per ogni colonna giornaliera, fornendo una rapida panoramica delle ore totali pianificate al giorno.

Gestire i dipendenti

• Per creare un nuovo dipendente, fai clic sul pulsante "Crea" nella sezione Dipendenti. Compila i dettagli del dipendente, tra cui ID dipendente (generato automaticamente), informazioni personali (data di nascita, sesso), dettagli sull'occupazione (data di assunzione, tipo di impiego, assegnazione del turno), informazioni sull'indirizzo, dettagli di contatto di emergenza, informazioni sul conto bancario e dettagli sullo stipendio (stipendio base, ore giornaliere, tariffa oraria). Seleziona la filiale, il dipartimento e la designazione dai menu a discesa e carica i documenti richiesti in base ai tipi di documenti.
• La pagina di elenco visualizza tutti i dipendenti in una tabella che mostra ID dipendente, nome, filiale, dipartimento, designazione, tipo di impiego e pulsanti di azione per visualizzare, modificare o eliminare i record dei dipendenti. Utilizza i filtri per effettuare la ricerca per filiale, dipartimento o tipo di impiego.

Gestisci gli annunci

• Per creare un annuncio, fare clic sul pulsante "Crea" nella sezione Annunci. Inserisci il titolo e la descrizione, imposta le date di inizio e fine per il periodo di annuncio, seleziona il livello di priorità (basso, medio, alto), scegli la categoria di annuncio e seleziona i dipartimenti di destinazione. L'annuncio inizia allo stato di bozza e può essere attivato successivamente.
• La pagina dell'elenco mostra tutti gli annunci con titolo, categoria, priorità, stato, date e reparti destinatari. Usa la funzione di aggiornamento dello stato per portare gli annunci da bozza ad attivo o inattivo. Filtra gli annunci per categoria, priorità o stato.

Gestione delle ferie

• Per creare una domanda di congedo, fare clic sul pulsante "Crea" nella sezione Domande di congedo. Seleziona il dipendente, scegli il tipo di congedo, imposta le date di inizio e fine (il sistema calcola automaticamente i giorni totali), inserisci il motivo e, facoltativamente, allega i documenti giustificativi. Il sistema verifica la presenza di date sovrapposte e il saldo ferie disponibile prima dell'invio.
• La pagina di elenco visualizza tutte le richieste di ferie mostrando il nome del dipendente, il tipo di ferie, le date, i giorni totali, lo stato (in sospeso/approvato/rifiutato) e i pulsanti di azione. I manager possono approvare o rifiutare le domande con commenti. Il sistema tiene traccia dei saldi delle ferie e previene automaticamente i conflitti.

Lascia i tipi

• Per creare un tipo di congedo, fai clic sul pulsante "Crea" nella sezione Tipi di congedo. Inserisci il nome del tipo di congedo (ad esempio, ferie annuali, congedo per malattia), imposta il numero massimo di giorni consentiti all'anno e, facoltativamente, assegnalo a dipendenti specifici o rendilo disponibile a tutti.
• La pagina di elenco mostra tutti i tipi di congedo con nome, numero massimo di giorni all'anno e opzioni di azione da modificare o eliminare. Questi tipi di congedo vengono utilizzati quando i dipendenti inviano richieste di ferie e aiutano a tenere traccia dei saldi delle ferie annuali.