रोटास

Mewayz में रोटास एकीकरण

कर्मचारी शेड्यूल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना किसी भी संगठन के भीतर सुचारू संचालन सुनिश्चित करने का एक बुनियादी पहलू है।

डेमो यूआरएल

परिचय

रोटास मैनेजमेंट ऐड-ऑन एक कर्मचारी शेड्यूलिंग प्लेटफ़ॉर्म है जिसमें कार्यबल योजना के लिए विज़ुअल, रंग-कोडित डैशबोर्ड है। इसमें तीन खंड शामिल हैं: शेड्यूलिंग प्राथमिकताओं के लिए सामान्य सेटिंग्स, रोटा और उपलब्धता के लिए मॉड्यूल प्रबंधित करें, और संगठनात्मक संरचना के लिए सिस्टम सेटअप। प्लेटफ़ॉर्म शाखाओं, विभागों और कर्मचारी असाइनमेंट में कुशल शेड्यूल निर्माण, प्रकाशन और ट्रैकिंग सक्षम बनाता है।

ध्यान दें: जब एचआरएम सिस्टम बंद या अनुपलब्ध होता है, तो कर्मचारी, घोषणाएं, अवकाश प्रबंधन और सिस्टम सेटअप (शाखा, विभाग, पदनाम, कर्मचारी दस्तावेज़ प्रकार, शिफ्ट और घोषणा श्रेणियां सहित) के अनुभाग रोटास ऐड-ऑन में दिखाई देंगे। अन्यथा, इन अनुभागों का डेटा सीधे एचआरएम सिस्टम से प्राप्त किया जाएगा।

इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें

रोटास ऐड-ऑन सेट अप करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.

रोटास ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?

रोटास डैशबोर्ड

• लॉग इन करने के बाद, रोटास डैशबोर्ड आपका संपूर्ण कर्मचारी शेड्यूलिंग अवलोकन प्रदर्शित करता है। मुख्य आँकड़े कुल कर्मचारियों, कुल बनाए गए रोटा, प्रकाशित रोटा और लंबित रोटा दिखाते हैं।
• मासिक कैलेंडर दृश्य रंग-कोडित संकेतक बॉक्स के साथ सभी निर्धारित पारियों को प्रदर्शित करता है: कामकाजी पारियों के लिए नीला, छुट्टी के दिनों के लिए नारंगी, और छुट्टी के लिए लाल।
• जब कई कर्मचारी एक ही दिन में काम करते हैं, तो कैलेंडर उनकी प्रविष्टियों को लंबवत रूप से रखता है और तारीख पर क्लिक करके अतिरिक्त असाइनमेंट देखने के लिए "x+अधिक" संकेतक दिखाता है। कैलेंडर नेविगेशन में पिछला/अगला तीर, "आज" बटन और महीना/सप्ताह/दिन दृश्य टॉगल विकल्प शामिल हैं।
• वर्तमान माह रोटास पैनल कर्मचारी के नाम, तिथियां, शिफ्ट समय और स्थिति बैज (काम करने के लिए नीला "शिफ्ट", गैर-कार्य दिवसों के लिए नारंगी "डे ऑफ") के साथ आगामी शिफ्ट प्रदर्शित करता है।

सामान्य सेटिंग

• सबसे पहले, साइड बार की सामान्य सेटिंग्स पर जाएं, और आप यहां बना सकते हैं: रोटास सेटिंग्स और रोटास वर्क शेड्यूल सेटिंग्स।

रोटास सेटिंग्स

• रोटास सेटिंग्स आपको संशोधनों को लागू करने के लिए "परिवर्तन सहेजें" बटन के साथ रोटास अनुभाग सेटिंग्स और प्राथमिकताओं को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देती है।
• आप सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं जिसमें टॉगल विकल्प शामिल हैं: कर्मचारी रोटास मूल्य दिखाएं, कर्मचारी अवतार दिखाएं, कर्मचारी घंटे छुपाएं, अप्रकाशित शिफ्ट शामिल करें, और कर्मचारी केवल स्वयं को देखें।
• टॉगल अनुभाग के नीचे, आप कैलेंडर सेटिंग्स देखेंगे जो आपको ड्रॉप-डाउन से सप्ताह शुरू करने, या ड्रॉप-डाउन विकल्प से वर्ष शुरू करने की अनुमति देता है।
• इसके अलावा, आपको शिफ्ट नोट्स में तीन दृश्यता अनुपात बटन विकल्प देखने को मिलेंगे: केवल व्यवस्थापक और प्रबंधक ही शिफ्ट नोट्स देख सकते हैं, कर्मचारी केवल अपनी शिफ्टों और खुली शिफ्टों के लिए नोट्स देख सकते हैं, या कर्मचारी सभी के लिए शिफ्ट नोट्स देख सकते हैं।
• ब्रेक सेटिंग्स दो अनुपात बटन विकल्प प्रदान करती है: कर्मचारी ब्रेक टाइम नीतियों के प्रबंधन के लिए पेड ब्रेक या अनपेड ब्रेक।

रोटास कार्य अनुसूची सेटिंग्स

• कार्य शेड्यूल सेटिंग्स आपको परिवर्तनों को लागू करने के लिए "परिवर्तन सहेजें" बटन के साथ, संगठन के लिए कार्य दिवस और छुट्टी के दिनों को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देती है।
• सप्ताह के प्रत्येक दिन (सोमवार से रविवार) में "वर्किंग" (हरा टॉगल ऑन) या "ऑफ" (ग्रे टॉगल ऑफ) के रूप में सेट करने के लिए एक टॉगल स्विच होता है।
• शेड्यूल सारांश पैनल कार्य दिवसों की गिनती और छुट्टी के दिनों की गिनती के साथ एक संगठित अवलोकन प्रदर्शित करता है, साथ ही रंग-कोडित सूचियां दिखाती है कि कौन से दिन काम कर रहे हैं (हरे बिंदु) और कौन से दिन बंद हैं (लाल बिंदु)।

कार्य अनुसूचियां प्रबंधित करें

• कर्मचारी कार्य शेड्यूल पृष्ठ आपको कर्मचारी चयनकर्ता ड्रॉपडाउन और "परिवर्तन सहेजें" बटन के साथ व्यक्तिगत वर्तमान कर्मचारियों के डेटा के लिए कार्य दिवसों को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है।
• किसी कर्मचारी के विशिष्ट कार्य शेड्यूल कॉन्फ़िगरेशन को देखने और संपादित करने के लिए ड्रॉपडाउन से उसका चयन करें।
• सप्ताह के प्रत्येक दिन को "कार्यशील" या "बंद" के रूप में सेट करने के लिए एक टॉगल स्विच होता है, जिसमें कुछ दिन "सेटिंग्स में अक्षम" दिखाए जाते हैं, जब उन्हें संगठन-स्तरीय प्रतिबंधों के कारण संशोधित नहीं किया जा सकता है।
• शेड्यूल सारांश पैनल त्वरित अवलोकन के लिए कार्य दिवसों की गणना और छुट्टी के दिनों की गणना के साथ कर्मचारी के कार्य शेड्यूल को प्रदर्शित करता है।

उपलब्धताएँ प्रबंधित करें

• किसी कर्मचारी की उपलब्धता अनुसूची सेट करने के लिए, उपलब्धता प्रबंधन अनुभाग पर जाएँ और "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। जब आप ड्रॉपडाउन से अपने कर्मचारी का चयन करते हैं, तो ड्रॉपडाउन सिस्टम सेटअप द्वारा उत्पन्न होता है। एक बार जब आप कर्मचारी का चयन कर लेते हैं, तो समय सारिणी फ़ील्ड खुल जाती है, जहां आप अपने शेड्यूल के आधार पर समय भर सकते हैं। नाम दर्ज करें, और प्रारंभ या समाप्ति तिथियां जोड़ें।
• उपलब्धता प्रबंधित करें पृष्ठ कर्मचारी, नाम, प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि के कॉलम के साथ कर्मचारी उपलब्धता शेड्यूल की एक तालिका प्रदर्शित करता है। कार्रवाई कॉलम में, आप रिकॉर्ड को संशोधित करने के लिए संपादन विकल्प का उपयोग कर सकते हैं और रिकॉर्ड को हटाने के लिए डिलीट विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।
• आप कर्मचारी रिकॉर्ड प्राप्त करने के लिए खोज कार्यक्षमता का उपयोग कर सकते हैं। टॉगल (सूची/ग्रिड) विकल्प चुनने और फ़िल्टर विकल्प पर क्लिक करने के साथ, ड्रॉपडाउन के माध्यम से कर्मचारी फॉर्म का चयन करें, फिर "लागू करें" बटन पर क्लिक करें, या फ़िल्टर को हटा दें और "साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें।

सिस्टम सेटअप

सिस्टम सेटअप अनुभाग प्रशासकों को सिस्टम की मूलभूत संगठनात्मक संरचना और परिचालन मापदंडों को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है। इस अनुभाग में शाखाओं, विभागों, पदनामों, कर्मचारी दस्तावेज़ प्रकार, कार्य शिफ्ट और घोषणा श्रेणियों का प्रबंधन शामिल है।

शाखाएँ

• एक नई शाखा बनाने के लिए, शाखाएँ अनुभाग में "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें और शाखा का नाम दर्ज करें, फिर सहेजने के लिए "बनाएँ" पर क्लिक करें।
• सूची पृष्ठ प्रत्येक प्रविष्टि को संपादित करने या हटाने के लिए उपलब्ध कार्रवाई विकल्पों के साथ सभी मौजूदा शाखाओं को एक तालिका में प्रदर्शित करता है।

विभाग

• एक विभाग बनाने के लिए, विभाग अनुभाग में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें, विभाग का नाम दर्ज करें, और ड्रॉपडाउन से शाखा का चयन करें (जो शाखा अनुभाग से आता है), फिर "बनाएं" पर क्लिक करें।
• सूची पृष्ठ सभी मौजूदा विभाग रिकॉर्ड को एक तालिका में दिखाता है जिसमें संपादित करने, संशोधित करने और डेटा हटाने के लिए हटाने के उपलब्ध कार्रवाई विकल्प होते हैं।

पदनाम

• पदनाम बनाने के लिए, पदनाम अनुभाग में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें, पदनाम नाम दर्ज करें, ड्रॉपडाउन मेनू से शाखा का चयन करें (जो शाखा अनुभाग से आता है), और फिर ड्रॉपडाउन से विभाग का चयन करें (जो विभाग अनुभाग से आता है)।
• सूची पृष्ठ एक तालिका में सभी पदनामों को प्रदर्शित करता है जिसमें पदनाम नाम, संबंधित शाखा, विभाग और अवांछित प्रविष्टियों को संपादित करने या हटाने के लिए कार्रवाई बटन दिखाए जाते हैं।

कर्मचारी दस्तावेज़ प्रकार

• एक नया दस्तावेज़ प्रकार बनाने के लिए, "बनाएं" बटन पर क्लिक करें, दस्तावेज़ का नाम और विवरण दर्ज करें, और यदि दस्तावेज़ सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है तो "आवश्यक है" स्विच को टॉगल करें।
• सूची पृष्ठ सभी दस्तावेज़ प्रकारों को एक तालिका में प्रदर्शित करता है जिसमें दस्तावेज़ का नाम, विवरण, आवश्यकता की स्थिति, रिकॉर्ड को संपादित करने या डेटा को हटाने के लिए कार्रवाई कॉलम का उपयोग दिखाया जाता है।

पाली

• शिफ्ट बनाने के लिए, शिफ्ट अनुभाग में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें, शिफ्ट नाम दर्ज करें, प्रारंभ समय और समाप्ति समय का चयन करें, ब्रेक प्रारंभ और ब्रेक समाप्ति समय निर्दिष्ट करें, और यदि लागू हो तो "नाइट शिफ्ट" चेकबॉक्स को चेक करें, फिर "बनाएं" पर क्लिक करें।
• सूची पृष्ठ एक तालिका में सभी बदलावों को प्रदर्शित करता है जिसमें शिफ्ट का नाम, प्रारंभ समय, समाप्ति समय, ब्रेक प्रारंभ, ब्रेक एंड, रात्रि शिफ्ट की स्थिति दिखाई देती है, और प्रत्येक शिफ्ट को प्रबंधित करने के लिए कार्रवाई बटन को हटाने के लिए संशोधित करने या हटाने के लिए संपादन का उपयोग किया जाता है।

घोषणा श्रेणियाँ

• एक नई श्रेणी बनाने के लिए, घोषणा श्रेणियाँ अनुभाग में "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें, नाम दर्ज करें और "बनाएँ" पर क्लिक करें।
• सूची पृष्ठ प्रत्येक श्रेणी को संपादित करने या हटाने के विकल्पों के साथ सभी श्रेणियों को एक तालिका में प्रदर्शित करता है। ये श्रेणियां कर्मचारियों को प्रासंगिक घोषणाओं को अधिक कुशलता से फ़िल्टर करने और ढूंढने में मदद करती हैं।

रोटास का प्रबंधन करें

• रोटास प्रबंधित करें पृष्ठ एक साप्ताहिक शेड्यूल ग्रिड प्रदर्शित करता है जिसमें कर्मचारियों को पंक्तियों में और तारीखों को कॉलम में सूचीबद्ध किया गया है, जो शिफ्ट असाइनमेंट और दिन-बंद शेड्यूल दिखाता है।
• शीर्ष पर फ़िल्टर विकल्पों में "सभी शाखाएँ," "सभी विभाग," और "सभी पदनाम" ड्रॉपडाउन शामिल हैं (यह सभी ड्रॉपडाउन सिस्टम सेटअप से उत्पन्न होता है), दिनांक नेविगेशन तीरों के साथ, और विशिष्ट फ़िल्टर डेटा को साफ़ करने के लिए "फ़िल्टर साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें।
• शीर्ष दाईं ओर एक्शन आइकन कॉपी करने, भेजने, डाउनलोड करने, ईमेल करने और रोटास कार्यक्षमता साझा करने की त्वरित पहुंच प्रदान करते हैं।
• प्रत्येक कर्मचारी पंक्ति उनका नाम, स्थिति और कुल लागत दिखाती है, प्रत्येक दिन के लिए ग्रिड सेल या तो "शिफ्ट जोड़ें", "डे ऑफ" लेबल प्रदर्शित करते हैं, या उपलब्ध शिफ्ट स्लॉट का संकेत देने वाले हाइलाइट किए गए सेल प्रदर्शित करते हैं।
• साप्ताहिक कॉलम हेडर दिन का नाम और तारीख प्रदर्शित करते हैं। "शिफ्ट जोड़ें" बटन पर क्लिक करना। प्रारंभ समय और समाप्ति समय, ब्रेक टाइम, शिफ्ट विवरण के लिए नोट्स टेक्स्ट क्षेत्र और कुल उपलब्ध, पहले से निर्धारित और शेष घंटे दिखाने वाला एक उपलब्धता सूचना अनुभाग जोड़ें।
• नीचे की पंक्ति प्रत्येक दिन के कॉलम के लिए प्रति घंटा सारांश के साथ "कुल" दिखाती है, जो प्रति दिन कुल निर्धारित घंटों का त्वरित अवलोकन प्रदान करती है।

कर्मचारियों को प्रबंधित करें

• नया कर्मचारी बनाने के लिए, कर्मचारी अनुभाग में "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। कर्मचारी आईडी (स्वतः उत्पन्न), व्यक्तिगत जानकारी (जन्म तिथि, लिंग), रोजगार विवरण (ज्वाइनिंग तिथि, रोजगार प्रकार, शिफ्ट असाइनमेंट), पते की जानकारी, आपातकालीन संपर्क विवरण, बैंक खाते की जानकारी और वेतन विवरण (मूल वेतन, प्रति दिन घंटे, प्रति घंटे की दर) सहित कर्मचारी विवरण भरें। ड्रॉपडाउन से शाखा, विभाग और पदनाम का चयन करें, और दस्तावेज़ प्रकारों के आधार पर आवश्यक दस्तावेज़ अपलोड करें।
• सूची पृष्ठ एक तालिका में सभी कर्मचारियों को कर्मचारी आईडी, नाम, शाखा, विभाग, पदनाम, रोजगार प्रकार और कर्मचारी रिकॉर्ड देखने, संपादित करने या हटाने के लिए कार्रवाई बटन दिखाता है। शाखा, विभाग या रोजगार प्रकार के आधार पर खोजने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें।

घोषणाएँ प्रबंधित करें

• एक घोषणा बनाने के लिए, घोषणा अनुभाग में "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। शीर्षक और विवरण दर्ज करें, घोषणा अवधि के लिए आरंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें, प्राथमिकता स्तर (निम्न, मध्यम, उच्च) चुनें, घोषणा श्रेणी चुनें और लक्ष्य विभाग चुनें। घोषणा ड्राफ्ट स्थिति में शुरू होती है और बाद में सक्रिय की जा सकती है।
• सूची पृष्ठ शीर्षक, श्रेणी, प्राथमिकता, स्थिति, दिनांक और लक्ष्य विभागों के साथ सभी घोषणाएँ दिखाता है। घोषणाओं को ड्राफ्ट से सक्रिय या निष्क्रिय में बदलने के लिए स्थिति अद्यतन सुविधा का उपयोग करें। घोषणाओं को श्रेणी, प्राथमिकता या स्थिति के आधार पर फ़िल्टर करें।

प्रबंधन छोड़ें

• अवकाश आवेदन बनाने के लिए, अवकाश आवेदन अनुभाग में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। कर्मचारी का चयन करें, छुट्टी का प्रकार चुनें, प्रारंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें (सिस्टम स्वचालित रूप से कुल दिनों की गणना करता है), कारण दर्ज करें, और वैकल्पिक रूप से सहायक दस्तावेज़ संलग्न करें। सबमिशन से पहले सिस्टम ओवरलैपिंग तिथियों और उपलब्ध अवकाश शेष की जांच करता है।
• सूची पृष्ठ कर्मचारी का नाम, छुट्टी का प्रकार, तिथियां, कुल दिन, स्थिति (लंबित/अनुमोदित/अस्वीकृत), और कार्रवाई बटन दिखाते हुए सभी छुट्टी आवेदन प्रदर्शित करता है। प्रबंधक टिप्पणियों के साथ आवेदनों को स्वीकृत या अस्वीकार कर सकते हैं। सिस्टम अवकाश शेष को ट्रैक करता है और विवादों को स्वचालित रूप से रोकता है।

अवकाश के प्रकार

• अवकाश प्रकार बनाने के लिए, अवकाश प्रकार अनुभाग में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। छुट्टी के प्रकार का नाम दर्ज करें (उदाहरण के लिए, वार्षिक छुट्टी, बीमारी की छुट्टी), प्रति वर्ष अनुमत अधिकतम दिन निर्धारित करें, और वैकल्पिक रूप से विशिष्ट कर्मचारियों को आवंटित करें या इसे सभी के लिए उपलब्ध कराएं।
• सूची पृष्ठ नाम के साथ सभी प्रकार की छुट्टी, प्रति वर्ष अधिकतम दिन और संपादित करने या हटाने के लिए कार्रवाई विकल्प दिखाता है। इन अवकाश प्रकारों का उपयोग तब किया जाता है जब कर्मचारी छुट्टी के आवेदन जमा करते हैं और वार्षिक अवकाश शेष को ट्रैक करने में मदद करते हैं।