Ustalający

Integracja elementu ustalającego w Mewayz

Oprogramowanie Retainer to kompleksowy system zarządzania finansami, zaprojektowany, aby pomóc firmom w tworzeniu, zarządzaniu i śledzeniu umów o utrzymanie z klientami.

Adres URL wersji demonstracyjnej

Wprowadzenie

System zarządzania podopiecznymi to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania finansami, zaprojektowane, aby pomóc firmom w tworzeniu, zarządzaniu i śledzeniu umów o utrzymanie z klientami. System ten obsługuje pełny cykl życia elementu ustalającego, od wstępnej konfiguracji i konfiguracji magazynu po odbiór płatności i konwersję faktur. System integruje się z modułami zarządzania zapasami i księgowością, zapewniając elastyczne opcje rozliczeń, obsługuje wiele metod płatności dzięki integracji z kontem bankowym oraz obejmuje automatyczną numerację i śledzenie statusu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz podmiotami utrzymującymi produkty, umowami serwisowymi, czy też podmiotami utrzymującymi opartymi na projektach, to oprogramowanie zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do usprawnienia procesu zarządzania personelem i utrzymywania profesjonalnych relacji z klientami.

Jak włączyć ten moduł

Aby skonfigurować dodatek ustalający, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek.

Jak korzystać z dodatku ustalającego?

Konfiguracja i konfiguracja

Skonfiguruj magazyny

• Aby skonfigurować magazyny dla systemu retencyjnego, przejdź do opcji Zakup i wybierz Magazyny. Kliknij przycisk „Utwórz”, aby dodać nazwę magazynu, adres, miasto, kod pocztowy, telefon, adres e-mail i wybierz Status (aktywny/nieaktywny).

Skonfiguruj produkty/usługi

• Aby utworzyć produkty i usługi dla opiekunów, przejdź do opcji Produkty i usługi i wybierz Pozycje. Kliknij przycisk „Utwórz”, aby dodać nowy element. Wprowadź nazwę produktu, kod SKU oraz krótki i szczegółowy opis, aby ułatwić identyfikację, a następnie wybierz odpowiednie podatki i kategorię.
• Ustaw cenę sprzedaży, która będzie używana jako domyślna cena jednostkowa w elementach ustalających. Możesz przesłać zdjęcia produktów, aby uzyskać lepszą reprezentację wizualną. Wybierz odpowiednią Jednostkę lub wprowadź Ilość zgodnie z potrzebą. Produkty te będą dostępne do wyboru podczas tworzenia pozycji zapasowych, a ich dostępność będzie filtrowana na podstawie wybranego magazynu.

Tworzenie ustalacza

• Aby utworzyć nowy element ustalający, przejdź do opcji Elementy ustalające i kliknij opcję Elementy ustalające, a następnie kliknij przycisk „Utwórz”. Wybierz Datę zatrzymania i Termin płatności, wybierz Klienta (użytkownicy z rolą Klienta), wybierz Magazyn, wprowadź Warunki płatności i w razie potrzeby dodaj wszelkie uwagi.
• Następnie możesz dodać elementy przetrzymywane. Pozycje w menu produktów będą widoczne dopiero po wybraniu Magazynu, a produkty zostaną wyświetlone na podstawie wybranego magazynu. Możesz zmienić ilość, cenę jednostkową, zastosować rabat i wyświetlić obowiązujący podatek od produktu. System wyświetla również sumę dla każdego dodanego przedmiotu, a także ogólną sumę częściową, rabat, podatek i kwotę całkowitą dla wszystkich dodanych pozycji.
• Możesz dodać wiele elementów, klikając przycisk „Dodaj element” i usunąć każdy dodany element za pomocą przycisku „Usuń”.
• Numer identyfikacyjny jest generowany automatycznie w formacie RET-RRRR-MM-XXX (na przykład RET-2024-01-001) i nie można go edytować ręcznie. Po zakończeniu wprowadzania wszystkich szczegółów kliknij „Utwórz”, aby zapisać element ustalający. Twój nowy opiekun będzie początkowo miał status wersji roboczej, co oznacza, że ​​nadal będziesz mógł go edytować lub usunąć przed wysłaniem go do klienta.

Zarządzanie statusem i działaniami osoby ustalającej

• Osoba utrzymująca przechodzi przez określony cykl życia statusu. Opiekun w statusie Wersja robocza jest nowo tworzony i można go edytować lub usunąć. Kiedy wyślesz zaliczkę, jej status zmieni się z Wersja robocza na Wysłana, co oznacza, że ​​została ona udostępniona klientowi i nie można jej już edytować. Gdy klient zatwierdzi element ustalający, status zmieni się na Zaakceptowany. Jeśli klient odrzuci, status zmieni się na Odrzucony.
• Po otrzymaniu płatności status zmienia się na Częściowy, jeśli otrzymano jakąś płatność, lub Zapłacono, jeśli zaliczka została w pełni opłacona. Na koniec, po przekonwertowaniu na fakturę, status zmieni się na Konwertowany.
• Aby zobaczyć wszystkich swoich podopiecznych, przejdź do opcji Osoby utrzymujące → Lista osób utrzymujących. Możesz wyszukiwać według numeru elementu ustalającego, aby szybko znaleźć określonego elementu ustalającego. Na liście wyświetlane są kolumny obejmujące numer zabezpieczenia (można kliknąć, aby wyświetlić szczegóły), nazwę klienta, datę zabezpieczenia, termin płatności (wyświetlający się „Zaległość”, jeśli data minęła), sumę częściową, kwotę podatku, kwotę całkowitą i status z kodowaniem kolorami, aby pokazać bieżący stan.
• Dostępne akcje zależą od aktualnego statusu podopiecznego. W przypadku kopii roboczej możesz edytować szczegóły, usunąć je, wysłać do klienta, wydrukować/pobrać plik PDF w celu wygenerowania dokumentu lub zduplikować go w celu utworzenia kopii. W przypadku elementów wysłanych możesz je zaakceptować (oznaczyć jako zatwierdzone po stronie firmy), odrzucić, wydrukować/pobrać plik PDF lub powielić.
• W przypadku honorariów zaakceptowanych, częściowych lub opłaconych możesz przekonwertować na fakturę, aby utworzyć fakturę sprzedaży, wyświetlić fakturę sprzedaży, jeśli została już przekonwertowana, wydrukować/pobrać plik PDF lub go zduplikować.

Strona ze szczegółami elementu ustalającego

• Kiedy klikniesz numer podmiotu ustalającego na liście lub otworzysz określony numer podmiotu ustalającego, na stronie szczegółów zostaną wyświetlone wyczerpujące informacje. Sekcja nagłówka wyświetla automatycznie wygenerowany numer zabezpieczenia, dane klienta (w tym imię i nazwisko, adres e-mail oraz adres rozliczeniowy i wysyłkowy, jeśli są dostępne), a także datę zabezpieczenia i termin płatności, wraz ze wskaźnikami zaległych płatności, jeśli ma to zastosowanie. Wyświetla także bieżący status ze wskaźnikiem wizualnym i pełnym podziałem kwoty, w tym sumą częściową, podatkiem, rabatem i sumą.
• Poniżej nagłówka sekcja Przedmioty objęte zabezpieczeniem zawiera listę wszystkich produktów i usług objętych zabezpieczeniem. Dla każdego produktu możesz zobaczyć nazwę produktu, SKU i opis, ilość i cenę jednostkową oraz obliczenia rabatu i podatku zastosowane w tej linii. Sumy poszczególnych wierszy pokazują obliczoną kwotę dla każdego elementu. Na dole Ogólne podsumowanie osoby zatrzymującej wyświetla pełną sumę częściową, podatek, kwotę całkowitą i kwotę salda.

Płatności ustalające

• Aby utworzyć płatność zaliczeniową, przejdź do opcji Płatności zaliczeniowe w menu Płatność zaliczeniowa. Kliknij przycisk Utwórz, następnie wybierz Datę Płatności, wybierz Klienta (użytkownicy z rolą Klienta), wybierz Rachunek Bankowy, wprowadź Numer Referencyjny, określ Kwotę Płatności i dodaj wszelkie Notatki.
• Po wybraniu klienta system wyświetli Wybitnych pracowników stałych. Wyświetleni zostaną tylko podopieczni ze statusem Zaakceptowani. W obszarze Zaległe osoby na utrzymaniu kliknij przycisk Dodaj, aby uwzględnić osobę na utrzymaniu w podsumowaniu płatności. W Podsumowaniu płatności możesz dostosować Kwotę lub użyć przycisku Usuń, aby usunąć wpis. Po kliknięciu przycisku Dodaj nie ma możliwości modyfikacji Łącznej Kwoty Płatności.
• Na stronie Lista płatności zaliczeniowych wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny: Numer płatności, Klient, Data płatności, Kwota, Rachunek bankowy, Status i Działania.
• W kolumnie Akcje dostępne są przyciski Oznacz jako rozliczone, Anuluj płatność, Wyświetl i Usuń.
• Po kliknięciu opcji Oznacz jako rozliczone status płatności zmienia się z Oczekująca na Rozliczona. Po tej akcji przyciski Anuluj płatność i Usuń nie są już widoczne, a dostępny pozostaje jedynie przycisk Wyświetl.
• Po kliknięciu przycisku Anuluj płatność status płatności zmienia się z Oczekująca na Anulowana. Po anulowaniu przyciski Oznacz jako usunięte i Usuń nie są już widoczne, dostępny jest jedynie przycisk Wyświetl.
• Płatność zaliczki można usunąć tylko wtedy, gdy ma ona status Oczekująca.
• Kliknij przycisk Wyświetl, aby zobaczyć szczegóły płatności. W trybie widoku wyświetlane są informacje o płatnościach i przydziały zatrzymania, w tym numer zatrzymania, data zatrzymania, suma zatrzymania i przydzielona kwota. Całkowita kwota płatności jest pokazana na dole.
• Po rozliczeniu płatności status elementu ustalającego jest aktualizowany na podstawie kwoty płatności (Częściowa lub Zapłacona). Po dokonaniu płatności zaliczkę można zamienić na fakturę sprzedaży.