שילוב Retainer ב-Mewayz
תוכנת Retainer היא מערכת ניהול פיננסית מקיפה שנועדה לסייע לעסקים ליצור, לנהל ולעקוב אחר הסכמי ריטיינר עם לקוחותיהם.
הקדמה
מערכת ניהול ה-Retainer היא פתרון ניהול פיננסי מקיף שנועד לעזור לעסקים ליצור, לנהל ולעקוב אחר הסכמי ריטיינרים עם לקוחותיהם. מערכת זו מטפלת במחזור החיים המלא של ה-Retainer מההגדרה הראשונית ותצורת המחסן ועד לאיסוף התשלומים והמרת החשבוניות. המערכת משתלבת עם מודולי ניהול מלאי וחשבונאות כדי לספק אפשרויות חיוב גמישות, תומכת במספר שיטות תשלום עם אינטגרציה של חשבון בנק, וכוללת מספור אוטומטי ומעקב סטטוס. בין אם אתם מנהלים שומרי מוצר, הסכמי שירות או שומרים מבוססי פרויקט, תוכנה זו מספקת את כל הכלים הדרושים כדי לייעל את תהליך ניהול ה-Retainer שלכם ולשמור על קשרי לקוחות מקצועיים.
כיצד להפעיל מודול זה
כדי להגדיר את תוסף Retainer, אתה יכול לעקוב אחר הקישור הזה: הגדר תוסף.
כיצד להשתמש בתוסף Retainer?
הגדרה ותצורה
הגדר מחסנים
- כדי להגדיר מחסנים עבור מערכת ה-Retainer שלך, נווט אל רכישה ובחר מחסנים. לחץ על הלחצן "צור" כדי להוסיף את שם המחסן, כתובת, עיר, מיקוד, טלפון, דואר אלקטרוני, ובחר את הסטטוס (פעיל/לא פעיל).
הגדר מוצרים/שירותים
- כדי ליצור מוצרים ושירותים עבור שומרים, נווט אל מוצר ושירות ובחר פריטים. לחץ על כפתור "צור" כדי להוסיף פריט חדש. הזן את שם המוצר, קוד מק"ט ותיאורים קצרים ומפורטים לזיהוי ברור, ולאחר מכן בחר את המסים והקטגוריה הרלוונטיים.
- הגדר את מחיר המכירה, שישמש כמחיר ברירת המחדל ליחידה ב-Retainers. אתה יכול להעלות תמונות מוצר לייצוג חזותי טוב יותר. בחר את היחידה המתאימה או הזן את הכמות לפי הצורך. מוצרים אלה יהיו זמינים לבחירה בעת יצירת פריטי שמירה, עם זמינות מסוננת על סמך המחסן שנבחר.
יצירת ריטיינר
- כדי ליצור שומר חדש, נווט אל Retainers ולחץ על Retainers ולאחר מכן לחץ על כפתור "צור". בחר את תאריך השמירה ותאריך היעד, בחר לקוח (משתמשים בתפקיד הלקוח), בחר מחסן, הזן את תנאי התשלום והוסף הערות לפי הצורך.
- לאחר מכן תוכל להוסיף פריטי Retainer. פריטים בתפריט הנפתח של המוצר יהיו גלויים רק לאחר בחירת מחסן, והמוצרים יוצגו על סמך המחסן שנבחר. אתה יכול לשנות את הכמות, מחיר היחידה, להחיל הנחה ולהציג את מס המוצר הרלוונטי. המערכת מציגה גם את הסכום הכולל עבור כל פריט שנוסף, כמו גם את סכום המשנה הכולל, הנחה, מס וסכום כולל עבור כל הפריטים שנוספו.
- אתה יכול להוסיף פריטים מרובים על ידי לחיצה על כפתור "הוסף פריט" ולהסיר כל פריט שנוסף באמצעות כפתור "מחק".
- מספר השומר נוצר אוטומטית בפורמט RET-YYYY-MM-XXX (לדוגמה, RET-2024-01-001) ולא ניתן לעריכה ידנית. לאחר שתסיים להזין את כל הפרטים, לחץ על "צור" כדי לשמור את השומר. ה-Retainer החדש שלך יהיה בהתחלה בסטטוס טיוטה, מה שאומר שאתה עדיין יכול לערוך או למחוק אותו לפני שליחתו ללקוח.
ניהול ופעולות של סטטוס שומר
- ריטיינר מתקדם במחזור חיים מוגדר. שומר בסטטוס טיוטה נוצר לאחרונה וניתן לערוך או למחוק. כאשר אתה שולח את ה-Retainer, הסטטוס שלו משתנה מטיוטה ל-Send, מה שמצביע על כך שהוא שותף עם הלקוח ולא ניתן עוד לערוך אותו. ברגע שהלקוח מאשר את הריטיינר, הסטטוס הופך להיות מקובל. אם הלקוח דוחה זאת, הסטטוס משתנה לדחוי.
- עם קבלת התשלומים, הסטטוס משתנה לחלקי אם מתקבל תשלום כלשהו או ל-Paid אם ה-Retainer שולם במלואו. לבסוף, כאשר אתה ממיר אותו לחשבונית, הסטטוס הופך להמרה.
- נווט ל-Retainers → Retainer List כדי לראות את כל ה-Retainers שלך. אתה יכול לחפש לפי מספר שומר כדי למצוא שומר ספציפי במהירות. הרשימה מציגה עמודות כולל מספר שומר (ניתן ללחוץ לצפייה בפרטים), שם לקוח, תאריך שמירה, תאריך יעד (מציג "איחור" אם התאריך חלף), סכום משנה, סכום מס, סכום כולל ומצב עם קידוד צבע כדי להציג את המצב הנוכחי.
- הפעולות הזמינות תלויות במצב הנוכחי של השומר. לשומרי טיוטות, אתה יכול לערוך את הפרטים, למחוק אותם, לשלוח אותם ללקוח, להדפיס/להוריד PDF כדי ליצור מסמך, או לשכפל אותו כדי ליצור עותק. עבור שומרים שנשלחו, אתה יכול לקבל אותו (לסמן כאושר בצד החברה), לדחות אותו, להדפיס/להוריד PDF או לשכפל אותו.
- עבור מחזיקים מקובלים, חלקיים או בתשלום, אתה יכול להמיר לחשבונית כדי ליצור חשבונית מכירה, להציג חשבונית מכירה אם כבר הומרה, להדפיס/להוריד PDF או לשכפל אותה.
דף פרטי Retainer
- כאשר אתה לוחץ על מספר שומר מהרשימה או פותח שומר ספציפי, דף הפרטים מציג מידע מקיף. קטע הכותרת מציג את מספר ה-Retainer שנוצר באופן אוטומטי, פרטי לקוח (כולל שם, דוא"ל וכתובות חיוב ומשלוח אם זמינים), וכן את תאריך ה-Retainer ותאריך היעד, עם אינדיקטורים באיחור כאשר רלוונטי. זה גם מציג את הסטטוס הנוכחי עם מחוון ויזואלי ופירוט סכום מלא, כולל סיכום משנה, מס, הנחה וסה"כ.
- מתחת לכותרת, מדור פריטי Retainer מפרט כל מוצר או שירות הכלולים ב-Retainer. עבור כל פריט, אתה יכול לראות את שם המוצר, מק"ט ותיאור, את הכמות ומחיר היחידה ואת חישובי ההנחה והמס שהוחלו על שורה זו. סיכומי שורה בודדים מציגים את הסכום המחושב עבור כל פריט. בתחתית, סיכום השמירה הכולל מציג את סכום המשנה המלא, המס, הסכום הכולל וסכום היתרה.
תשלומי ריטיינר
- כדי ליצור תשלום Retainer, נווט אל Retainer Payments בתפריט Retainer. לחץ על הלחצן צור, ולאחר מכן בחר את תאריך התשלום, בחר לקוח (משתמשים בתפקיד לקוח), בחר חשבון בנק, הזן מספר סימוכין, ציין את סכום התשלום והוסף הערות.
- כאשר אתה בוחר לקוח, המערכת מציגה שומרים מצטיינים. רק שומרים עם הסטטוס מקובל יוצגו. בתוך ריטייינרים מצטיינים, לחץ על הלחצן הוסף כדי לכלול שומר בסיכום התשלומים. בסיכום התשלומים, תוכל להתאים את הסכום או להשתמש בלחצן מחק כדי להסיר ערך. לאחר לחיצה על כפתור הוסף, לא ניתן לשנות את סכום התשלום הכולל.
- דף רשימת תשלומי ה-Retainer מציג טבלה עם העמודות הבאות: מספר תשלום, לקוח, תאריך תשלום, סכום, חשבון בנק, סטטוס ופעולות.
- בעמודה פעולות, הלחצנים הזמינים הם סמן כמחוק, בטל תשלום, הצג ומחק.
- כאשר אתה לוחץ על סמן כסולק, סטטוס התשלום משתנה מ'ממתין' ל'מוחק'. לאחר פעולה זו, הלחצנים ביטול תשלום ומחק אינם גלויים יותר, ורק כפתור התצוגה נשאר זמין.
- כאשר אתה לוחץ על ביטול תשלום, סטטוס התשלום משתנה מ'ממתין' ל'מבוטל'. לאחר הביטול, הלחצנים סמן כמחוק ומחק אינם גלויים יותר, ורק כפתור התצוגה נשאר זמין.
- אתה יכול למחוק תשלום שומר רק כאשר הסטטוס הוא בהמתנה.
- לחץ על כפתור הצג כדי לראות את פרטי התשלום. תבנית התצוגה מציגה את פרטי התשלום והקצאות ה-Retainer, כולל מספר Retainer, Retainer Date, Retainer Total, וסכום מוקצה. סכום התשלום הכולל מוצג בתחתית.
- כאשר תשלום מסולק, סטטוס ה-Retainer מתעדכן בהתבסס על סכום התשלום (חלקי או תשלום). לאחר התשלום, ניתן להמיר את הריטיינר לחשבונית מכירה.