Интеграция ретейнера в Mewayz
Программное обеспечение Retainer — это комплексная система финансового управления, призванная помочь компаниям создавать, управлять и отслеживать соглашения о гонорарах со своими клиентами.
Введение
Система управления гонорарами — это комплексное решение для управления финансами, призванное помочь предприятиям создавать, управлять и отслеживать соглашения о гонорарах со своими клиентами. Эта система управляет полным жизненным циклом депозитария: от первоначальной установки и конфигурации склада до сбора платежей и преобразования счетов. Система интегрируется с модулями управления запасами и учета, обеспечивая гибкие возможности выставления счетов, поддерживает несколько способов оплаты с интеграцией банковских счетов, а также включает автоматическую нумерацию и отслеживание статуса. Независимо от того, управляете ли вы контрактами на продукты, соглашениями на обслуживание или контрактами на основе проектов, это программное обеспечение предоставляет все инструменты, необходимые для оптимизации процесса управления контрактами и поддержания профессиональных отношений с клиентами.
Как включить этот модуль
Чтобы настроить надстройку Retainer, вы можете перейти по этой ссылке: Настройка дополнения.
Как использовать дополнение Retainer?
Настройка и конфигурация
Настроить склады
- Чтобы настроить склады для вашей системы удержания, перейдите в раздел «Покупки» и выберите «Склады». Нажмите кнопку «Создать», чтобы добавить название склада, адрес, город, почтовый индекс, телефон, адрес электронной почты и выбрать статус (активный/неактивный).
Настройка продуктов/услуг
- Чтобы создать продукты и услуги для гонораров, перейдите в раздел «Продукты и услуги» и выберите «Товары». Нажмите кнопку «Создать», чтобы добавить новый элемент. Введите название продукта, код SKU, а также краткое и подробное описания для четкой идентификации, затем выберите применимые налоги и категорию.
- Установите цену продажи, которая будет использоваться в качестве цены за единицу по умолчанию в гонорарах. Вы можете загрузить изображения продуктов для лучшего визуального представления. Выберите подходящую единицу или введите необходимое количество. Эти продукты будут доступны для выбора при создании позиций с предоплатой, а доступность будет отфильтрована на основе выбранного склада.
Создание ретейнера
- Чтобы создать новый ретейнер, перейдите в раздел «Ретейнеры» и нажмите «Ретейнеры», затем нажмите кнопку «Создать». Выберите дату удержания и дату оплаты, выберите клиента (пользователей с ролью клиента), выберите склад, введите условия оплаты и добавьте необходимые примечания.
- Затем вы можете добавить элементы фиксатора. Товары в раскрывающемся списке продуктов будут видны только после выбора склада, а продукты будут отображаться в зависимости от выбранного склада. Вы можете изменить количество, цену за единицу, применить скидку и просмотреть применимый налог на продукт. Система также отображает общую сумму для каждого добавленного элемента, а также общую промежуточную сумму, скидку, налог и общую сумму для всех добавленных элементов.
- Вы можете добавить несколько элементов, нажав кнопку «Добавить элемент», и удалить любой добавленный элемент, используя кнопку «Удалить».
- Номер удержания генерируется автоматически в формате RET-ГГГГ-ММ-XXX (например, RET-2024-01-001) и не может быть изменен вручную. Когда вы закончите вводить все данные, нажмите «Создать», чтобы сохранить гонорар. Ваш новый гонорар изначально будет иметь статус «Черновик», что означает, что вы все равно можете редактировать или удалить его перед отправкой клиенту.
Управление статусом ретейнера и действия
- Гонорар проходит определенный жизненный цикл статуса. Удержание в статусе «Черновик» создается заново, и его можно редактировать или удалять. Когда вы отправляете удержание, его статус меняется с «Черновик» на «Отправлено», что указывает на то, что к нему предоставлен доступ клиенту и его больше нельзя редактировать. Как только клиент одобрит удержание, статус станет Принято. Если клиент отклоняет его, статус меняется на «Отклонено».
- По мере поступления платежей статус меняется на «Частично», если получен какой-либо платеж, или «Оплачен», если гонорар полностью оплачен. Наконец, когда вы конвертируете его в счет, статус становится «Преобразовано».
- Перейдите в раздел «Служащие» → «Список сотрудников», чтобы увидеть всех своих гонораров. Вы можете выполнить поиск по номеру гонорара, чтобы быстро найти конкретных гонораров. В списке отображаются столбцы, включая номер удержания (щелкните, чтобы просмотреть подробную информацию), имя клиента, дату удержания, дату платежа (с указанием «Просрочено», если дата уже прошла), промежуточный итог, сумму налога, общую сумму и статус с цветовой кодировкой для отображения текущего состояния.
- Доступные действия зависят от текущего статуса вассала. Для черновиков вы можете редактировать данные, удалять их, отправлять клиенту, распечатывать/загружать PDF-файл, чтобы создать документ, или дублировать его, чтобы создать копию. Для отправленных гонораров вы можете принять их (пометить как одобренные на стороне компании), отклонить, распечатать/загрузить PDF или скопировать.
- Для принятых, частичных или оплаченных гонораров вы можете преобразовать в счет-фактуру, чтобы создать счет-фактуру, просмотреть счет-фактуру, если он уже преобразован, распечатать/загрузить PDF-файл или скопировать его.
Страница сведений о фиксаторе
- Когда вы щелкаете номер контракта в списке или открываете конкретный контракт, на странице сведений отображается подробная информация. В разделе «Заголовок» отображаются автоматически сгенерированный номер удержания, сведения о клиенте (включая имя, адрес электронной почты, адреса для выставления счетов и доставки, если таковые имеются), а также дату удержания и срок выполнения с индикаторами просрочки, если применимо. Он также отображает текущий статус с визуальным индикатором и полной разбивкой сумм, включая промежуточную сумму, налог, скидку и общую сумму.
- Под заголовком в разделе «Элементы гонорара» перечислены все продукты или услуги, включенные в гонорар. Для каждого товара вы можете увидеть название продукта, артикул и описание, количество и цену за единицу, а также расчеты скидок и налогов, примененные к этой строке. Итоги по отдельным строкам показывают рассчитанную сумму для каждого элемента. Внизу общая сводная информация о гонораре отображает полную промежуточную сумму, налог, общую сумму и сумму остатка.
Гонорарные выплаты
- Чтобы создать предварительный платеж, перейдите к пункту «Ретейнерные платежи» в меню «Ретейнер». Нажмите кнопку «Создать», затем выберите «Дата платежа», выберите «Клиент» (пользователей с ролью «Клиент»), выберите банковский счет, введите ссылочный номер, укажите сумму платежа и добавьте любые примечания.
- Когда вы выбираете клиента, система отображает «Невыплаченные гонорары». Будут показаны только гонорары со статусом «Принято». В разделе «Невыплаченные гонорары» нажмите кнопку «Добавить», чтобы включить гонорар в сводку платежей. В сводке платежей вы можете изменить сумму или использовать кнопку «Удалить», чтобы удалить запись. После нажатия кнопки «Добавить» общую сумму платежа изменить невозможно.
- На странице списка предварительных платежей отображается таблица со следующими столбцами: Номер платежа, Клиент, Дата платежа, Сумма, Банковский счет, Статус и Действия.
- В столбце «Действия» доступны кнопки «Отметить как очищенные», «Отменить платеж», «Просмотреть» и «Удалить».
- Когда вы нажмете «Отметить как очищенный», статус платежа изменится с «Ожидание» на «Очищено». После этого действия кнопки «Отменить платеж» и «Удалить» перестают быть видимыми, и доступной остается только кнопка «Просмотреть».
- При нажатии кнопки «Отменить платеж» статус платежа меняется с «Ожидает» на «Отменен». После отмены кнопки «Отметить как очищенные» и «Удалить» больше не отображаются, и доступной остается только кнопка «Просмотреть».
- Удалить авансовый платеж можно только в том случае, если он имеет статус «Ожидание».
- Нажмите кнопку «Просмотреть», чтобы просмотреть детали платежа. В модальном окне просмотра отображается информация о платеже и распределение средств, включая номер гонорара, дату гонорара, общую сумму гонорара и выделенную сумму. Общая сумма платежа отображается внизу.
- Когда платеж очищается, статус удержания обновляется в зависимости от суммы платежа (Частично или Оплачено). После оплаты залог может быть конвертирован в счет продажи.