Mewayzでのリテイナー統合
Retainer ソフトウェアは、企業が顧客とのリテイナー契約を作成、管理、追跡できるように設計された包括的な財務管理システムです。
はじめに
リテイナー管理システムは、企業が顧客とリテイナー契約を作成、管理、追跡できるように設計された包括的な財務管理ソリューションです。このシステムは、初期セットアップと倉庫構成から支払い回収と請求書の変換までの完全なリテイナー ライフサイクルを処理します。このシステムは在庫管理および会計モジュールと統合されており、柔軟な請求オプションを提供し、銀行口座統合による複数の支払い方法をサポートし、自動番号付けとステータス追跡を備えています。製品リテイナー、サービス契約、プロジェクトベースのリテイナーのいずれを管理している場合でも、このソフトウェアはリテイナー管理プロセスを合理化し、プロフェッショナルな顧客関係を維持するために必要なすべてのツールを提供します。
このモジュールを有効にする方法
Retainer アドオンをセットアップするには、次のリンクをクリックします。 アドオンをセットアップします。
リテイナーアドオンの使用方法?
セットアップと構成
ウェアハウスの構成
- リテイナー システムの倉庫を設定するには、「購入」に移動して「倉庫」を選択します。 「作成」ボタンをクリックして、倉庫の名前、住所、市区町村、郵便番号、電話番号、電子メールを追加し、ステータス (アクティブ/非アクティブ) を選択します。
製品/サービスの構成
- リテイナー向けの製品とサービスを作成するには、[製品とサービス] に移動し、[アイテム] を選択します。 「作成」ボタンをクリックして新しい項目を追加します。製品名、SKU コード、および明確な識別のための簡単な説明と詳細な説明の両方を入力し、該当する税金とカテゴリを選択します。
- 販売価格を設定します。これはリテイナーのデフォルトの単価として使用されます。製品画像をアップロードして、視覚的に表現しやすくすることができます。適切な単位を選択するか、必要に応じて数量を入力します。これらの製品は、リテイナー品目作成時に選択可能となり、選択した倉庫に基づいて在庫状況がフィルタリングされます。
リテイナーの作成
- 新しいリテイナーを作成するには、[リテイナー] に移動して [リテイナー] をクリックし、[作成] ボタンをクリックします。保持日と期日を選択し、顧客 (クライアントの役割を持つユーザー) を選択し、倉庫を選択し、支払い条件を入力し、必要に応じてメモを追加します。
- その後、リテイナー アイテムを追加できます。製品ドロップダウンの項目は、倉庫を選択した後にのみ表示され、製品は選択した倉庫に基づいて表示されます。数量、単価を変更し、割引を適用し、該当する製品税を表示することができます。また、追加された各アイテムの合計に加えて、追加されたすべてのアイテムの全体的な小計、割引、税、および合計金額も表示されます。
- 「項目を追加」ボタンをクリックして複数の項目を追加し、「削除」ボタンを使用して追加した項目を削除できます。
- リテイナー番号は RET-YYYY-MM-XXX の形式で自動生成され (RET-2024-01-001 など)、手動で編集することはできません。すべての詳細を入力し終えたら、「作成」をクリックしてリテイナーを保存します。新しいリテイナーは最初はドラフトステータスになります。つまり、顧客に送信する前でも編集または削除できます。
リテイナーのステータス管理とアクション
- リテイナーは、定義されたステータスのライフサイクルを通じて進行します。ドラフト状態のリテイナーは新規作成され、編集や削除が可能です。リテーナーを送信すると、そのステータスが「ドラフト」から「送信済み」に変わり、顧客と共有され、編集できなくなったことを示します。顧客がリテイナーを承認すると、ステータスは承認済みになります。顧客が拒否した場合、ステータスは拒否に変わります。
- 支払いを受け取ると、ステータスは、一部の支払いが受け取られた場合は「一部」に、リテイナーが全額支払われた場合は「支払い済み」に変わります。最後に、請求書に変換すると、ステータスは変換済みになります。
- すべてのリテイナーを表示するには、リテイナー → リテイナーリストに移動します。リテイナー番号で検索すると、特定のリテイナーをすぐに見つけることができます。リストには、保持者番号 (クリックすると詳細が表示されます)、顧客名、保持者日付、期日 (日付を過ぎた場合は「期限超過」と表示)、小計、税額、合計金額、および現在の状態を示す色分け付きのステータスを含む列が表示されます。
- 実行できるアクションはリテイナーの現在のステータスによって異なります。下書き保持者の場合、詳細の編集、削除、顧客への送信、PDF の印刷/ダウンロードによるドキュメントの生成、または複製によるコピーの作成が可能です。送信されたリテイナーの場合は、承認（会社側で承認済みとしてマーク）、拒否、PDF の印刷/ダウンロード、または複製を行うことができます。
- 承認済み、部分的、または支払済みのリテイナーの場合、請求書に変換して販売請求書を作成したり、すでに変換されている場合は販売請求書を表示したり、PDF を印刷/ダウンロードしたり、複製したりできます。
リテイナー詳細ページ
- リストからリテイナー番号をクリックするか、特定のリテイナーを開くと、詳細ページに包括的な情報が表示されます。ヘッダー セクションには、自動生成された保持者番号、顧客の詳細 (名前、電子メール、請求先住所と配送先住所を含む)、保持者日付と期日が表示され、該当する場合は期限切れインジケーターも表示されます。また、視覚的なインジケーターを使用して現在のステータスと、小計、税、割引、合計を含む完全な金額の内訳も表示されます。
- ヘッダーの下の「リテイナー項目」セクションには、リテイナーに含まれる各製品またはサービスがリストされます。各アイテムについて、製品名、SKU と説明、数量と単価、その明細に適用される割引と税金の計算を確認できます。個別行合計には、各項目の計算された金額が表示されます。下部の「Overall Retainer Summary」には、完全な小計、税金、合計金額、および残高金額が表示されます。
リテイナーの支払い
- Retainer Payments を作成するには、「Retainer」メニューの「Retainer Payments」に移動します。 [作成] ボタンをクリックし、支払日を選択し、顧客 (クライアントの役割を持つユーザー) を選択し、銀行口座を選択し、参照番号を入力し、支払金額を指定し、メモを追加します。
- 顧客を選択すると、優秀な保持者が表示されます。ステータスが承認済みのリテイナーのみが表示されます。 [未処理の保持者] 内で [追加] ボタンをクリックして、支払概要に保持者を含めます。 [支払い概要] で、金額を調整したり、[削除] ボタンを使用してエントリを削除したりできます。 「追加」ボタンをクリックした後は、支払総額を変更することはできません。
- [Retainer Payment] リスト ページには、支払い番号、顧客、支払い日、金額、銀行口座、ステータス、およびアクションの列を含むテーブルが表示されます。
- [アクション] 列で使用できるボタンは、[クリア済みとしてマーク]、[支払いのキャンセル]、[表示]、および [削除] です。
- 「クリア済みとしてマーク」をクリックすると、支払いステータスが「保留中」から「クリア済み」に変わります。このアクションの後、「支払いのキャンセル」ボタンと「削除」ボタンは表示されなくなり、「表示」ボタンのみが使用可能な状態になります。
- 「支払いのキャンセル」をクリックすると、支払いステータスが「保留中」から「キャンセル済み」に変わります。キャンセル後は、「クリア済みとしてマーク」ボタンと「削除」ボタンは表示されなくなり、「表示」ボタンのみが使用可能になります。
- ステータスが保留中の場合のみ、リテーナーの支払いを削除できます。
- 「表示」ボタンをクリックすると、支払いの詳細が表示されます。ビューモーダルには、支払情報と、保持者番号、保持者日付、保持者合計、割り当て金額を含む保持者割り当てが表示されます。支払総額は下部に表示されます。
- 支払いが決済されると、支払い金額 (一部または支払い済み) に基づいてリテイナー ステータスが更新されます。支払い後、リテイナーは売上請求書に変換できます。