تكامل التجنيب في Mewayz
برنامج Retainer هو نظام إدارة مالية شامل مصمم لمساعدة الشركات على إنشاء وإدارة وتتبّع اتفاقيات الأتعاب الدورية مع عملائها.
مقدمة
نظام إدارة الأتعاب الثابتة هو حل شامل لإدارة المالية مصمَّم لمساعدة الشركات على إنشاء اتفاقيات الأتعاب الثابتة مع عملائها وإدارتها وتتبّعها. يتعامل هذا النظام مع دورة حياة الأتعاب الكاملة من الإعداد الأولي وتكوين المستودع إلى تحصيل المدفوعات وتحويل الفواتير. يتكامل النظام مع وحدتي إدارة المخزون والمحاسبة لتوفير خيارات فوترة مرنة، ويدعم طرق دفع متعددة مع دمج الحسابات البنكية، ويتضمن ترقيمًا تلقائيًا وتتبّعًا للحالة. سواء كنت تدير أتعاب منتجات أو اتفاقيات خدمة أو أتعابًا قائمة على المشاريع، يوفّر هذا البرنامج كل الأدوات اللازمة لتبسيط عملية إدارة الأتعاب لديك والحفاظ على علاقات احترافية مع العملاء.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة Retainer، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة أتعاب الاحتفاظ؟
الإعداد والتهيئة
تهيئة المستودعات
- لإعداد المستودعات لنظام الرسوم الثابتة، انتقل إلى المشتريات واختر المستودعات. انقر على زر «إنشاء» لإضافة اسم المستودع، والعنوان، والمدينة، والرمز البريدي، والهاتف، والبريد الإلكتروني، واختر الحالة (نشط/غير نشط).
تهيئة المنتجات/الخدمات
- لإنشاء منتجات وخدمات للوكلاء، انتقل إلى المنتج والخدمة وحدد العناصر. انقر فوق الزر "إنشاء" لإضافة عنصر جديد. أدخل اسم المنتج، ورمز SKU، والأوصاف القصيرة والتفصيلية للحصول على تعريف واضح، ثم حدد الضرائب والفئة المعمول بها.
- حدّد سعر البيع، الذي سيُستخدم كسعر وحدة افتراضي في عقود الاحتفاظ. يمكنك رفع صور المنتج لتمثيل مرئي أفضل. اختر الوحدة المناسبة أو أدخل الكمية حسب الحاجة. ستكون هذه المنتجات متاحة للاختيار عند إنشاء بنود عقود الاحتفاظ، مع تصفية التوفر بناءً على المستودع المحدد.
إنشاء الأتعاب
- لإنشاء عقد مستمر جديد، انتقل إلى العقود المستمرة وانقر على العقود المستمرة، ثم انقر على زر «إنشاء». اختر تاريخ العقد وتاريخ الاستحقاق، واختر عميلاً (المستخدمون بدور العميل)، واختر مستودعًا، وأدخل شروط الدفع، وأضف أي ملاحظات حسب الحاجة.
- يمكنك بعد ذلك إضافة بنود التعاقد. لن تظهر العناصر في القائمة المنسدلة للمنتجات إلا بعد اختيار مستودع، وستُعرض المنتجات بناءً على المستودع المحدد. يمكنك تغيير الكمية وسعر الوحدة وتطبيق خصم وعرض ضريبة المنتج المطبّقة. كما يعرض النظام الإجمالي لكل عنصر مُضاف، بالإضافة إلى المجموع الفرعي والخصم والضريبة والمبلغ الإجمالي لجميع العناصر المُضافة.
- يمكنك إضافة عناصر متعددة بالنقر على زر “إضافة عنصر” وإزالة أي عنصر مضاف باستخدام زر “حذف”.
- يُولَّد رقم الاتفاقية تلقائيًا بالصيغة RET-YYYY-MM-XXX (على سبيل المثال، RET-2024-01-001) ولا يمكن تعديله يدويًا. عند الانتهاء من إدخال جميع التفاصيل، انقر “إنشاء” لحفظ الاتفاقية. ستكون اتفاقيتك الجديدة في البداية بحالة مسودة، مما يعني أنه لا يزال بإمكانك تعديلها أو حذفها قبل إرسالها إلى العميل.
إدارة حالة التجنيب والإجراءات
- يمرّ عقد الأتعاب بدورة حياة حالة محدّدة. عقد الأتعاب في حالة المسوّدة هو عقد منشأ حديثًا ويمكن تعديله أو حذفه. عندما ترسل عقد الأتعاب، تتغيّر حالته من المسوّدة إلى مُرسَل، مما يشير إلى أنه تمّت مشاركته مع العميل ولم يعد قابلًا للتعديل. بمجرد موافقة العميل على عقد الأتعاب، تصبح الحالة مقبول. وإذا رفضه العميل، تتغيّر الحالة إلى مرفوض.
- مع استلام المدفوعات، تتغير الحالة إلى «جزئي» إذا استُلم بعض الدفع أو «مدفوع» إذا دُفعت الأتعاب بالكامل. وأخيرًا، عند تحويلها إلى فاتورة، تصبح الحالة «محوَّلة».
- انتقل إلى أتعاب الاحتجاز → قائمة أتعاب الاحتجاز لرؤية جميع أتعاب احتجازك. يمكنك البحث برقم أتعاب الاحتجاز للعثور على أتعاب محددة بسرعة. تعرض القائمة أعمدة تشمل رقم أتعاب الاحتجاز (قابل للنقر لعرض التفاصيل)، واسم العميل، وتاريخ الأتعاب، وتاريخ الاستحقاق (مع عرض «متأخر» إذا مرّ التاريخ)، والمجموع الفرعي، ومبلغ الضريبة، والمبلغ الإجمالي، والحالة مع ترميز لوني لإظهار الوضع الحالي.
- تعتمد الإجراءات المتاحة على الحالة الحالية للأتعاب. بالنسبة لأتعاب المسودة، يمكنك تعديل التفاصيل أو حذفها أو إرسالها إلى العميل أو طباعة/تنزيل PDF لإنشاء مستند أو نسخها لإنشاء نسخة. بالنسبة للأتعاب المرسَلة، يمكنك قبولها (تعليمها كمعتمدة على جانب الشركة) أو رفضها أو طباعة/تنزيل PDF أو نسخها.
- بالنسبة للأتعاب المقبولة أو الجزئية أو المدفوعة، يمكنك التحويل إلى فاتورة لإنشاء فاتورة مبيعات، أو عرض فاتورة المبيعات إذا سبق تحويلها، أو طباعة/تنزيل PDF، أو نسخها.
صفحة تفاصيل العقد بالأتعاب
- عند النقر على رقم أتعاب من القائمة أو فتح أتعاب محددة، تعرض صفحة التفاصيل معلومات شاملة. يعرض قسم الترويسة رقم الأتعاب المُولَّد تلقائيًا، وتفاصيل العميل (بما في ذلك الاسم والبريد الإلكتروني وعناوين الفوترة والشحن إن وُجدت)، وكذلك تاريخ الأتعاب وتاريخ الاستحقاق، مع مؤشرات التأخّر عند الاقتضاء. يعرض أيضًا الحالة الحالية بمؤشّر مرئي وتفصيلًا كاملًا للمبلغ، يشمل المجموع الفرعي والضريبة والخصم والإجمالي.
- أسفل الترويسة، يسرد قسم بنود الأتعاب كل منتج أو خدمة مشمولة في الأتعاب. لكل بند، يمكنك رؤية اسم المنتج وSKU والوصف، والكمية وسعر الوحدة، وحسابات الخصم والضريبة المطبّقة على ذلك السطر. تُظهر إجماليات السطر الفردية المبلغ المحسوب لكل بند. في الأسفل، يعرض ملخّص الأتعاب الإجمالي المجموع الفرعي الكامل والضريبة والمبلغ الإجمالي والرصيد.
مدفوعات الأتعاب الدورية
- لإنشاء دفعة احتجاز، انتقل إلى دفعات الاحتجاز ضمن قائمة الاحتجاز. انقر زر إنشاء، ثم اختر تاريخ الدفع، اختر عميلًا (مستخدمون بدور العميل)، حدد حسابًا بنكيًا، أدخل رقم مرجع، حدد مبلغ الدفع، وأضف أي ملاحظات.
- عند اختيار عميل، يعرض النظام «العربون المستحق». ستُعرض فقط العربون ذات الحالة «مقبول». ضمن العربون المستحق، انقر على زر «إضافة» لتضمين عربون في ملخّص الدفع. في ملخّص الدفع، يمكنك تعديل المبلغ أو استخدام زر «حذف» لإزالة إدخال. بعد النقر على زر «إضافة»، لا يمكن تعديل إجمالي مبلغ الدفع.
- تعرض صفحة قائمة دفعات الأتعاب جدولًا بالأعمدة التالية: رقم الدفعة، والعميل، وتاريخ الدفع، والمبلغ، والحساب البنكي، والحالة، والإجراءات.
- في عمود الإجراءات، الأزرار المتاحة هي «وضع علامة كمُصفّى» و«إلغاء الدفع» و«عرض» و«حذف».
- عند النقر على تعليم كمسوّى، تتغير حالة الدفع من معلّق إلى مسوّى. بعد هذا الإجراء، لم تعد أزرار إلغاء الدفع والحذف ظاهرة، ويبقى فقط زر العرض متاحًا.
- عند النقر على إلغاء الدفعة، تتغيّر حالة الدفع من قيد الانتظار إلى ملغاة. بعد الإلغاء، لن يظهر زرّا التعليم كمسدّد والحذف بعد الآن، ويبقى زر العرض فقط متاحًا.
- يمكنك حذف دفعة احتجاز فقط عندما تكون الحالة قيد الانتظار.
- انقر زر العرض لرؤية تفاصيل الدفع. تعرض نافذة العرض معلومات الدفع وتخصيصات المقدّم، بما في ذلك رقم المقدّم وتاريخه وإجماليه والمبلغ المخصّص. يظهر إجمالي مبلغ الدفع في الأسفل.
- عند تسوية الدفعة، تُحدَّث حالة العقد المستمر بناءً على مبلغ الدفع (إما جزئي أو مدفوع). بعد الدفع، يمكن تحويل العقد المستمر إلى فاتورة مبيعات.