Retainer

Retainer Integration in Mewayz

Die Retainer-Software ist ein umfassendes Finanzmanagementsystem, das Unternehmen dabei hilft, Retainer-Vereinbarungen mit ihren Kunden zu erstellen, zu verwalten und zu verfolgen.

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Einführung

Das Retainer-Management-System ist eine umfassende Finanzverwaltungslösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Retainer-Vereinbarungen mit ihren Kunden zu erstellen, zu verwalten und zu verfolgen. Das System deckt den gesamten Retainer-Lebenszyklus ab — von der ersten Einrichtung und Lagerkonfiguration bis hin zum Zahlungseinzug und der Umwandlung in Rechnungen. Es integriert sich mit den Modulen für Lagerverwaltung und Buchhaltung, um flexible Abrechnungsoptionen zu bieten, unterstützt mehrere Zahlungsmethoden mit Bankkonto-Integration und umfasst automatische Nummerierung und Statusverfolgung. Ob du Produkt-Retainer, Servicevereinbarungen oder projektbasierte Retainer verwaltest — diese Software bietet alle Werkzeuge, um deinen Retainer-Management-Prozess zu optimieren und professionelle Kundenbeziehungen zu pflegen.

How to enable this module

Um das Retainer-Add-On einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.

Wie verwendet man das Retainer-Add-On?

Einrichtung & Konfiguration

Lager konfigurieren

• Um Lager für Ihr Retainer-System einzurichten, navigieren Sie zu Einkauf und wählen Sie Lager. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen", um Name, Adresse, Stadt, PLZ, Telefon und E-Mail des Lagers hinzuzufügen und den Status (Aktiv/Inaktiv) auszuwählen.

Produkte/Services konfigurieren

• To create products and services for retainers, navigate to Product & Service and select Items. Click the “Create” button to add a new item. Enter the Product Name, SKU Code, and both Short and Detailed Descriptions for clear identification, then select the applicable Taxes and Category.
• Legen Sie den Verkaufspreis fest, der als Standard-Einzelpreis in Retainern verwendet wird. Sie können Produktbilder für eine bessere visuelle Darstellung hochladen. Wählen Sie die passende Einheit oder geben Sie die Menge nach Bedarf ein. Diese Produkte stehen bei der Erstellung von Retainer-Positionen zur Auswahl, wobei die Verfügbarkeit anhand des ausgewählten Lagers gefiltert wird.

Retainer-Erstellung

• Um einen neuen Retainer zu erstellen, navigieren Sie zu „Retainer“ und klicken Sie auf „Retainer“, dann auf die Schaltfläche „Erstellen“. Wählen Sie das Retainer-Datum und das Fälligkeitsdatum, wählen Sie einen Kunden (Nutzer mit der Rolle „Client“), wählen Sie ein Lager, geben Sie die Zahlungsbedingungen ein und fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu.
• Anschließend können Sie Vorschuss-Positionen hinzufügen. Artikel im Produkt-Dropdown werden erst nach Auswahl eines Lagers angezeigt, und Produkte werden basierend auf dem gewählten Lager dargestellt. Sie können die Menge und den Stückpreis ändern, einen Rabatt anwenden und die geltende Produktsteuer einsehen. Das System zeigt außerdem die Summe für jeden hinzugefügten Artikel sowie den Gesamt-Zwischenbetrag, Rabatt, Steuer und Gesamtbetrag für alle hinzugefügten Artikel an.
• Sie können mehrere Positionen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Position hinzufügen“ klicken, und jede hinzugefügte Position über die Schaltfläche „Löschen“ entfernen.
• Die Honorarnummer wird automatisch im Format RET-YYYY-MM-XXX generiert (zum Beispiel RET-2024-01-001) und kann nicht manuell bearbeitet werden. Wenn Sie alle Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf „Erstellen“, um das Honorar zu speichern. Ihr neues Honorar befindet sich zunächst im Status „Entwurf“, was bedeutet, dass Sie es noch bearbeiten oder löschen können, bevor Sie es an den Kunden senden.

Retainer Status Management and Actions

• Ein Retainer durchläuft einen definierten Status-Lebenszyklus. Ein Retainer im Status „Entwurf“ ist neu erstellt und kann bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn Sie den Retainer senden, wechselt sein Status von „Entwurf“ zu „Gesendet“ und zeigt damit an, dass er mit dem Kunden geteilt wurde und nicht mehr bearbeitet werden kann. Sobald der Kunde den Retainer genehmigt, wird der Status „Akzeptiert“. Lehnt der Kunde ihn ab, wechselt der Status zu „Abgelehnt“.
• Sobald Zahlungen eingehen, ändert sich der Status auf „Teilweise“, wenn ein Teil der Zahlung eingegangen ist, oder „Bezahlt“, wenn der Vorschuss vollständig beglichen ist. Wenn Sie ihn schließlich in eine Rechnung umwandeln, wird der Status „Umgewandelt“.
• Navigieren Sie zu „Retainer → Retainer-Liste“, um alle Ihre Retainer zu sehen. Sie können nach Retainer-Nummer suchen, um bestimmte Retainer schnell zu finden. Die Liste zeigt Spalten an, einschließlich Retainer-Nummer (anklickbar, um Details anzuzeigen), Kundenname, Retainer-Datum, Fälligkeitsdatum (zeigt „Überfällig“ an, wenn das Datum verstrichen ist), Zwischensumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Status mit Farbcodierung zur Anzeige des aktuellen Zustands.
• Die verfügbaren Aktionen hängen vom aktuellen Status des Honorarvertrags ab. Bei Entwurf-Honorarverträgen können Sie die Details bearbeiten, ihn löschen, ihn an den Kunden senden, ihn als PDF drucken/herunterladen, um ein Dokument zu generieren, oder ihn duplizieren, um eine Kopie zu erstellen. Bei gesendeten Honorarverträgen können Sie ihn akzeptieren (unternehmensseitig als genehmigt markieren), ablehnen, als PDF drucken/herunterladen oder duplizieren.
• Bei akzeptierten, teilweisen oder bezahlten Retainern können Sie „In Rechnung umwandeln“, um eine Verkaufsrechnung zu erstellen, „Verkaufsrechnung anzeigen“, falls bereits umgewandelt, „PDF drucken/herunterladen“ oder ihn „Duplizieren“.

Detailseite Retainer

• Wenn Sie eine Pauschalnummer aus der Liste anklicken oder eine bestimmte Pauschale öffnen, zeigt die Detailseite umfassende Informationen. Der Kopfbereich zeigt die automatisch generierte Pauschalnummer, Kundendetails (einschließlich Name, E-Mail sowie Rechnungs- und Lieferadresse, falls verfügbar) sowie das Pauschaldatum und Fälligkeitsdatum, mit Überfälligkeitshinweisen, wo zutreffend. Außerdem werden der aktuelle Status mit visueller Anzeige und eine vollständige Betragsaufschlüsselung einschließlich Zwischensumme, Steuer, Rabatt und Gesamtsumme angezeigt.
• Unterhalb der Kopfzeile listet der Bereich Retainer-Positionen jedes im Retainer enthaltene Produkt oder jede Dienstleistung auf. Für jede Position siehst du den Produktnamen, die SKU und Beschreibung, die Menge und den Einzelpreis sowie die auf diese Zeile angewendeten Rabatt- und Steuerberechnungen. Einzelne Zeilensummen zeigen den berechneten Betrag für jede Position. Unten zeigt die Gesamt-Retainer-Übersicht die vollständigen Werte für Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag und Restbetrag.

Retainer-Zahlungen

• Um eine Retainer-Zahlung zu erstellen, navigieren Sie unter dem Menü Retainer zu Retainer-Zahlungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, wählen Sie dann das Zahlungsdatum, wählen Sie einen Kunden (Nutzer mit der Rolle Client), wählen Sie ein Bankkonto, geben Sie eine Referenznummer ein, legen Sie den Zahlungsbetrag fest und fügen Sie etwaige Notizen hinzu.
• Wenn du einen Kunden auswählst, zeigt das System die offenen Vorschüsse an. Es werden nur Vorschüsse mit dem Status Akzeptiert angezeigt. Klicke innerhalb der offenen Vorschüsse auf die Schaltfläche Hinzufügen, um einen Vorschuss in die Zahlungsübersicht aufzunehmen. In der Zahlungsübersicht kannst du den Betrag anpassen oder mit der Schaltfläche Löschen einen Eintrag entfernen. Nach dem Klick auf Hinzufügen kann der Gesamtzahlungsbetrag nicht mehr geändert werden.
• Die Listenseite Retainer-Zahlungen zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten: Zahlungsnummer, Kunde, Zahlungsdatum, Betrag, Bankkonto, Status und Aktionen.
• In der Spalte „Aktionen“ sind die verfügbaren Schaltflächen „Als verrechnet markieren“, „Zahlung stornieren“, „Anzeigen“ und „Löschen“.
• Wenn Sie auf „Als freigegeben markieren“ klicken, ändert sich der Zahlungsstatus von „Ausstehend“ zu „Freigegeben“. Nach dieser Aktion sind die Schaltflächen „Zahlung stornieren“ und „Löschen“ nicht mehr sichtbar, und nur die Schaltfläche „Ansehen“ bleibt verfügbar.
• Wenn Sie auf „Zahlung stornieren“ klicken, ändert sich der Zahlungsstatus von „Ausstehend“ auf „Storniert“. Nach der Stornierung sind die Schaltflächen „Als verbucht markieren“ und „Löschen“ nicht mehr sichtbar, und nur die Schaltfläche „Ansehen“ bleibt verfügbar.
• Sie können eine Honorarzahlung nur löschen, wenn der Status „Ausstehend“ ist.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ansehen“, um die Zahlungsdetails zu sehen. Das Ansichtsmodal zeigt Zahlungsinformationen und Retainer-Zuweisungen, einschließlich Retainer-Nummer, Retainer-Datum, Retainer-Gesamtbetrag und zugewiesener Betrag. Der Gesamtzahlungsbetrag wird unten angezeigt.
• Wenn eine Zahlung freigegeben wird, wird der Retainer-Status basierend auf dem Zahlungsbetrag aktualisiert (entweder Teilweise oder Bezahlt). Nach der Zahlung kann der Retainer in eine Verkaufsrechnung umgewandelt werden.