Tutucu

Mewayz'da Tutucu Entegrasyonu

Retainer yazılımı, işletmelerin müşterileriyle vekâlet sözleşmeleri oluşturmasına, yönetmesine ve izlemesine yardımcı olmak için tasarlanmış kapsamlı bir finansal yönetim sistemidir.

Demo URL'si

Giriş

Vekalet Yönetim Sistemi, işletmelerin müşterileriyle vekalet sözleşmeleri oluşturmasına, yönetmesine ve takip etmesine yardımcı olmak için tasarlanmış kapsamlı bir finansal yönetim çözümüdür. Bu sistem, ilk kurulum ve depo konfigürasyonundan ödeme tahsilatı ve fatura dönüşümüne kadar tüm tutucu yaşam döngüsünü yönetir. Sistem, esnek faturalandırma seçenekleri sağlamak için envanter yönetimi ve muhasebe modülleriyle entegre olur, banka hesabı entegrasyonuyla birden fazla ödeme yöntemini destekler ve otomatik numaralandırma ve durum takibini içerir. İster ürün hizmetlilerini, ister hizmet sözleşmelerini, ister proje bazlı hizmetlileri yönetiyor olun, bu yazılım, hizmet sağlayıcı yönetimi sürecinizi kolaylaştırmak ve profesyonel müşteri ilişkilerini sürdürmek için gereken tüm araçları sağlar.

Bu modül nasıl etkinleştirilir

Tutucu Eklentisini Kurmak için şu bağlantıyı takip edebilirsiniz: Eklentiyi Kur.

Tutucu Eklentisi Nasıl Kullanılır?

Kurulum ve Yapılandırma

Depoları Yapılandırma

• Tutucu sisteminiz için depolar ayarlamak üzere Satın Alma'ya gidin ve Depolar'ı seçin. Depo Adı, Adres, Şehir, Posta Kodu, Telefon, E-posta eklemek için "Oluştur" düğmesine tıklayın ve Durumu (Aktif/Aktif Değil) seçin.

Ürünleri/Hizmetleri Yapılandırma

• Hizmetlilere yönelik ürün ve hizmetler oluşturmak için Ürün ve Hizmet'e gidin ve Öğeler'i seçin. Yeni bir öğe eklemek için “Oluştur” düğmesine tıklayın. Açık bir tanımlama için Ürün Adını, SKU Kodunu ve hem Kısa hem de Ayrıntılı Açıklamaları girin, ardından geçerli Vergileri ve Kategoriyi seçin.
• Aidatlarda varsayılan birim fiyat olarak kullanılacak Satış Fiyatını belirleyin. Daha iyi görsel temsil için Ürün Görselleri yükleyebilirsiniz. Uygun Birimi seçin veya gerektiği şekilde Miktarı girin. Bu ürünler, stok satır öğeleri oluşturulurken, stok durumu seçilen Depoya göre filtrelenerek seçilebilecektir.

Tutucu Oluşturma

• Yeni bir tutucu oluşturmak için Tutucular'a gidin ve Tutucular'a tıklayın, ardından "Oluştur" düğmesine tıklayın. Saklama Tarihini ve Vade Tarihini seçin, bir Müşteri seçin (Müşteri rolüne sahip kullanıcılar), bir Depo seçin, Ödeme Koşullarını girin ve gerektiği şekilde Notları ekleyin.
• Daha sonra Tutucu Öğeleri ekleyebilirsiniz. Ürün açılır menüsündeki öğeler yalnızca bir Depo seçildikten sonra görünür olacak ve ürünler, seçilen depoya göre görüntülenecektir. Adet, Birim Fiyatını değiştirebilir, İndirim uygulayabilir ve geçerli Ürün Vergisini görüntüleyebilirsiniz. Sistem ayrıca eklenen her bir öğe için toplamın yanı sıra, eklenen tüm öğeler için genel Ara Toplam, İndirim, Vergi ve Toplam Tutarı da görüntüler.
• “Öğe Ekle” butonuna tıklayarak birden fazla öğe ekleyebilir ve “Sil” düğmesini kullanarak eklenen öğeleri kaldırabilirsiniz.
• Tutma numarası, RET-YYYY-AA-XXX biçiminde otomatik olarak oluşturulur (örneğin, RET-2024-01-001) ve manuel olarak düzenlenemez. Tüm ayrıntıları girmeyi tamamladığınızda, tutucuyu kaydetmek için “Oluştur”a tıklayın. Yeni hizmet sağlayıcınız başlangıçta Taslak durumunda olacaktır; bu, müşteriye göndermeden önce onu düzenleyebileceğiniz veya silebileceğiniz anlamına gelir.

Tutucu Durum Yönetimi ve Aksiyonlar

• Bir hizmetli, tanımlanmış bir durum yaşam döngüsü boyunca ilerler. Taslak durumundaki bir tutucu yeni oluşturulmuştur ve düzenlenebilir veya silinebilir. Tutucuyu gönderdiğinizde durumu Taslak'tan Gönderildi'ye değişir; bu da onun müşteriyle paylaşıldığını ve artık düzenlenemeyeceğini gösterir. Müşteri hizmet tutucuyu onayladıktan sonra durum Kabul Edildi haline gelir. Müşteri bunu reddederse durum Reddedildi olarak değişir.
• Ödemeler alındıkça, bir miktar ödeme alındıysa durum Kısmi olarak, avans tamamen ödenmişse Ödendi olarak değişir. Son olarak bunu faturaya dönüştürdüğünüzde durum Dönüştürüldü haline gelir.
• Tüm hizmetlilerinizi görmek için Hizmetli → Hizmetli Listesi'ne gidin. Belirli hizmetlileri hızlı bir şekilde bulmak için hizmetli numarasına göre arama yapabilirsiniz. Listede, Teminat Numarası (ayrıntıları görüntülemek için tıklanabilir), Müşteri adı, Teminat Tarihi, Vade Tarihi (tarih geçmişse "Vadesi geçmiş" gösterilir), Ara Toplam, Vergi Tutarı, Toplam Tutar ve mevcut durumu göstermek için renk kodlu Durum gibi sütunlar görüntülenir.
• Mevcut eylemler hizmetlinin mevcut durumuna bağlıdır. Taslak hizmetliler için ayrıntıları düzenleyebilir, silebilir, müşteriye gönderebilir, bir belge oluşturmak için PDF Yazdırabilir/İndirebilir veya bir kopya oluşturmak için Çoğaltabilirsiniz. Gönderilen hizmetliler için Kabul edebilir (şirket tarafında onaylanmış olarak işaretleyebilir), Reddedebilir, PDF Yazdırabilir/İndirebilir veya Çoğaltabilirsiniz.
• Kabul Edilen, Kısmi veya Ücretli hizmetliler için, bir satış faturası oluşturmak için Faturaya Dönüştürebilir, önceden dönüştürülmüşse Satış Faturasını Görüntüleyebilir, PDF Yazdırabilir/İndirebilir veya Çoğaltabilirsiniz.

Tutucu Detay Sayfası

• Listeden bir Hizmet Tutma Numarasını tıklattığınızda veya belirli bir hizmet hizmetini açtığınızda, ayrıntı sayfasında kapsamlı bilgiler görüntülenir. Başlık bölümü otomatik olarak oluşturulan Hizmet Tutma Numarasını, Müşteri Ayrıntılarını (varsa ad, e-posta ve fatura ve teslimat adresleri dahil) ve ayrıca geçerli olduğunda vadesi geçmiş göstergelerle birlikte Hizmet Tutma Tarihi ve Vade Tarihini gösterir. Ayrıca mevcut Durumu görsel bir göstergeyle ve Ara Toplam, Vergi, İndirim ve Toplam dahil olmak üzere tam tutar dökümüyle görüntüler.
• Başlığın altında, Tutucu Öğeler Bölümü, tutucuya dahil olan her ürün veya hizmeti listeler. Her ürün için Ürün adını, SKU'yu ve açıklamasını, Adet ve Birim Fiyatını, o satıra uygulanan İndirim ve Vergi hesaplamalarını görebilirsiniz. Bireysel Satır Toplamları, her öğe için hesaplanan tutarı gösterir. Alt kısımda, Genel Hizmet Özeti, Ara Toplamı, Vergiyi, Toplam Tutarı ve Bakiye Tutarını gösterir.

Vekalet Ödemeleri

• Bir Vekalet Ödemesi oluşturmak için Vekalet menüsü altında Vekil Ödemeleri'ne gidin. Oluştur düğmesini tıklayın, ardından Ödeme Tarihini seçin, bir Müşteri seçin (Müşteri rolüne sahip kullanıcılar), bir Banka Hesabı seçin, bir Referans Numarası girin, Ödeme Tutarını belirtin ve herhangi bir Notu ekleyin.
• Bir müşteri seçtiğinizde sistem, Ödenmemiş Hizmetlileri görüntüler. Yalnızca Kabul Edildi durumundaki hizmetliler gösterilecektir. Ödenmemiş Vekaletler içinde, Ödeme Özetine bir vekil eklemek için Ekle düğmesini tıklayın. Ödeme Özeti'nde Tutarı ayarlayabilir veya bir girişi kaldırmak için Sil düğmesini kullanabilirsiniz. Ekle butonu tıklandıktan sonra Toplam Ödeme Tutarı değiştirilemez.
• Vekalet Ödemesi listesi sayfası şu sütunları içeren bir tablo görüntüler: Ödeme Numarası, Müşteri, Ödeme Tarihi, Tutar, Banka Hesabı, Durum ve Eylemler.
• Eylemler sütununda mevcut düğmeler Temizlendi Olarak İşaretle, Ödemeyi İptal Et, Görüntüle ve Sil'dir.
• Temizlendi Olarak İşaretle'ye tıkladığınızda ödeme durumu Beklemede'den Temizlendi'ye değişir. Bu işlemden sonra Ödemeyi İptal Et ve Sil düğmeleri artık görünmez ve yalnızca Görüntüle düğmesi kullanılabilir durumda kalır.
• Ödemeyi İptal Et'i tıklattığınızda, ödeme durumu Beklemede'den İptal Edildi'ye değişir. İptalden sonra Temizlendi Olarak İşaretle ve Sil düğmeleri artık görünmez ve yalnızca Görüntüle düğmesi kullanılabilir durumda kalır.
• Bir avans ödemesini yalnızca durumu Beklemede olduğunda silebilirsiniz.
• Ödeme ayrıntılarını görmek için Görüntüle düğmesini tıklayın. Görünüm modu, Vekil Numarası, Vekillik Tarihi, Vekillik Toplamı ve Tahsis Edilen Tutar dahil olmak üzere Ödeme Bilgilerini ve Vekil Tahsislerini görüntüler. Toplam Ödeme Tutarı alt kısımda gösterilmektedir.
• Bir ödeme onaylandığında, alıkonma durumu, ödeme tutarına (Kısmi veya Ödenmiş) göre güncellenir. Ödeme yapıldıktan sonra vekalet Satış Faturasına dönüştürülebilir.