Intégration des honoraires récurrents dans Mewayz
Le logiciel d'acomptes est un système complet de gestion financière conçu pour aider les entreprises à créer, gérer et suivre les contrats d'acompte conclus avec leurs clients.
Introduction
Le système de gestion des provisions est une solution complète de gestion financière conçue pour aider les entreprises à créer, gérer et suivre les accords de provision avec leurs clients. Ce système gère l'intégralité du cycle de vie d'une provision, de la configuration initiale et du paramétrage de l'entrepôt jusqu'à l'encaissement des paiements et la conversion en factures. Le système s'intègre aux modules de gestion des stocks et de comptabilité pour offrir des options de facturation flexibles, prend en charge plusieurs modes de paiement avec intégration des comptes bancaires, et inclut la numérotation automatisée ainsi que le suivi des statuts. Que vous gériez des provisions sur produits, des accords de service ou des provisions par projet, ce logiciel offre tous les outils nécessaires pour rationaliser votre processus de gestion des provisions et entretenir des relations clients professionnelles.
Comment activer ce module
Pour configurer l'add-on Retainer, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser le module complémentaire de provision ?
Installation et configuration
Configurer les entrepôts
- Pour configurer les entrepôts de votre système de mandat, accédez à Achats et sélectionnez Entrepôts. Cliquez sur le bouton « Créer » pour ajouter le Nom, l'Adresse, la Ville, le Code postal, le Téléphone, l'E-mail de l'entrepôt et sélectionnez le Statut (Actif/Inactif).
Configurer les produits/services
- Pour créer des produits et services destinés aux contrats récurrents, accédez à Produit & Service et sélectionnez Articles. Cliquez sur le bouton « Créer » pour ajouter un nouvel article. Saisissez le nom du produit, le code SKU ainsi que les descriptions courte et détaillée pour une identification claire, puis sélectionnez les taxes applicables et la catégorie.
- Définissez le prix de vente, qui servira de prix unitaire par défaut dans les forfaits. Vous pouvez téléverser des images du produit pour une meilleure représentation visuelle. Sélectionnez l’unité appropriée ou saisissez la quantité selon vos besoins. Ces produits seront disponibles à la sélection lors de la création des lignes de forfait, leur disponibilité étant filtrée selon l’entrepôt sélectionné.
Création d'honoraires de retenue
- Pour créer de nouveaux honoraires de retenue, rendez-vous dans Honoraires de retenue et cliquez sur Honoraires de retenue, puis cliquez sur le bouton « Créer ». Sélectionnez la Date des honoraires et la Date d'échéance, choisissez un Client (utilisateurs ayant le rôle Client), sélectionnez un Entrepôt, saisissez les Conditions de paiement et ajoutez des Notes si nécessaire.
- Vous pouvez ensuite ajouter des articles à provision. Les articles du menu déroulant des produits ne seront visibles qu’après avoir sélectionné un entrepôt, et les produits s’afficheront en fonction de l’entrepôt sélectionné. Vous pouvez modifier la quantité, le prix unitaire, appliquer une remise et consulter la taxe produit applicable. Le système affiche également le total de chaque article ajouté, ainsi que le sous-total, la remise, la taxe et le montant total de l’ensemble des articles ajoutés.
- Vous pouvez ajouter plusieurs éléments en cliquant sur le bouton « Ajouter un élément » et supprimer tout élément ajouté à l'aide du bouton « Supprimer ».
- Le numéro de mandat est généré automatiquement au format RET-AAAA-MM-XXX (par exemple, RET-2024-01-001) et ne peut pas être modifié manuellement. Une fois tous les détails saisis, cliquez sur « Créer » pour enregistrer le mandat. Votre nouveau mandat sera initialement au statut Brouillon, ce qui signifie que vous pouvez encore le modifier ou le supprimer avant de l'envoyer au client.
Gestion et actions sur le statut des forfaits récurrents
- Un mandat suit un cycle de vie de statuts bien défini. Un mandat au statut Brouillon vient d’être créé et peut être modifié ou supprimé. Lorsque vous envoyez le mandat, son statut passe de Brouillon à Envoyé, indiquant qu’il a été partagé avec le client et qu’il ne peut plus être modifié. Une fois que le client approuve le mandat, le statut devient Accepté. S’il le refuse, le statut passe à Refusé.
- À mesure que les paiements sont reçus, le statut passe à Partiel si une partie du paiement est encaissée, ou à Payé si l'acompte est entièrement réglé. Enfin, lorsque vous le convertissez en facture, le statut devient Converti.
- Accédez à Honoraires → Liste des honoraires pour voir tous vos honoraires. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro d'honoraire pour trouver rapidement des honoraires spécifiques. La liste affiche des colonnes comprenant le Numéro d'honoraire (cliquable pour afficher les détails), le nom du Client, la Date d'honoraire, la Date d'échéance (affichant « En retard » si la date est passée), le Sous-total, le Montant de la taxe, le Montant total et le Statut avec un code couleur indiquant l'état actuel.
- Les actions disponibles dépendent du statut actuel de la provision. Pour les provisions en Brouillon, vous pouvez Modifier les détails, la Supprimer, l'Envoyer au client, Imprimer/Télécharger le PDF pour générer un document, ou la Dupliquer pour en créer une copie. Pour les provisions Envoyées, vous pouvez l'Accepter (la marquer comme approuvée côté entreprise), la Rejeter, Imprimer/Télécharger le PDF, ou la Dupliquer.
- Pour les acomptes Acceptés, Partiels ou Payés, vous pouvez Convertir en facture pour créer une facture de vente, Voir la facture de vente si elle est déjà convertie, Imprimer/Télécharger le PDF, ou la Dupliquer.
Page de détail du forfait de prestation
- Lorsque vous cliquez sur un numéro de provision dans la liste ou que vous ouvrez une provision spécifique, la page de détail affiche des informations complètes. La section En-tête présente le numéro de provision généré automatiquement, les coordonnées du client (y compris le nom, l'e-mail et les adresses de facturation et de livraison si disponibles), ainsi que la date de la provision et la date d'échéance, avec des indicateurs de retard le cas échéant. Elle affiche également le statut actuel avec un indicateur visuel et une ventilation complète du montant, incluant le sous-total, la taxe, la remise et le total.
- Sous l'en-tête, la section Articles du contrat répertorie chaque produit ou service inclus dans le contrat. Pour chaque article, vous pouvez voir le nom du produit, le SKU et la description, la quantité et le prix unitaire, ainsi que les calculs de remise et de taxe appliqués à cette ligne. Les totaux de ligne individuels affichent le montant calculé pour chaque article. En bas, le récapitulatif global du contrat affiche le sous-total complet, la taxe, le montant total et le solde.
Paiements d'honoraires
- Pour créer un paiement d'acompte, accédez à Paiements d'acompte sous le menu Acompte. Cliquez sur le bouton Créer, puis sélectionnez la date de paiement, choisissez un client (utilisateurs ayant le rôle Client), sélectionnez un compte bancaire, saisissez un numéro de référence, précisez le montant du paiement et ajoutez d'éventuelles notes.
- Lorsque vous sélectionnez un client, le système affiche les acomptes en attente. Seuls les acomptes au statut Accepté sont affichés. Dans les acomptes en attente, cliquez sur le bouton Ajouter pour inclure un acompte dans le récapitulatif de paiement. Dans le récapitulatif de paiement, vous pouvez ajuster le montant ou utiliser le bouton Supprimer pour retirer une entrée. Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter, le montant total du paiement ne peut plus être modifié.
- La page de liste des paiements d'honoraires affiche un tableau avec les colonnes suivantes : Numéro de paiement, Client, Date de paiement, Montant, Compte bancaire, Statut et Actions.
- Dans la colonne Actions, les boutons disponibles sont Marquer comme encaissé, Annuler le paiement, Afficher et Supprimer.
- Lorsque vous cliquez sur Marquer comme validé, le statut du paiement passe de En attente à Validé. Après cette action, les boutons Annuler le paiement et Supprimer ne sont plus visibles, et seul le bouton Voir reste disponible.
- Lorsque vous cliquez sur Annuler le paiement, le statut du paiement passe de En attente à Annulé. Après l'annulation, les boutons Marquer comme réglé et Supprimer ne sont plus visibles, et seul le bouton Afficher reste disponible.
- Vous ne pouvez supprimer un paiement de forfait que lorsque son statut est En attente.
- Cliquez sur le bouton Afficher pour voir les détails du paiement. La fenêtre modale affiche les informations de paiement et les allocations d'acompte, y compris le numéro d'acompte, la date d'acompte, le total de l'acompte et le montant alloué. Le montant total du paiement est indiqué en bas.
- Lorsqu'un paiement est validé, le statut des honoraires de retenue est mis à jour selon le montant payé (Partiel ou Payé). Après le paiement, les honoraires de retenue peuvent être convertis en facture de vente.