Fermo

Integrazione del fermo in Mewayz

Il software Retainer è un sistema completo di gestione finanziaria progettato per aiutare le aziende a creare, gestire e tenere traccia degli accordi di fidelizzazione con i propri clienti.

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Introduzione

Il Retainer Management System è una soluzione completa di gestione finanziaria progettata per aiutare le aziende a creare, gestire e tenere traccia degli accordi di fidelizzazione con i propri clienti. Questo sistema gestisce l'intero ciclo di vita del deposito, dall'impostazione iniziale e dalla configurazione del magazzino alla riscossione dei pagamenti e alla conversione delle fatture. Il sistema si integra con la gestione dell'inventario e i moduli contabili per fornire opzioni di fatturazione flessibili, supporta più metodi di pagamento con l'integrazione del conto bancario e include la numerazione automatizzata e il monitoraggio dello stato. Che tu stia gestendo trattenute di prodotti, contratti di servizio o trattenute basate su progetti, questo software fornisce tutti gli strumenti necessari per semplificare il processo di gestione delle trattenute e mantenere relazioni professionali con i clienti.

Come abilitare questo modulo

Per impostare il componente aggiuntivo Retainer, puoi seguire questo collegamento: Add-On di configurazione.

Come utilizzare il componente aggiuntivo Retainer?

Impostazione e configurazione

Configura magazzini

• Per impostare i magazzini per il tuo sistema di conservazione, vai ad Acquisti e seleziona Magazzini. Fare clic sul pulsante "Crea" per aggiungere il nome del magazzino, l'indirizzo, la città, il codice postale, il telefono, l'e-mail e selezionare lo stato (attivo/inattivo).

Configura prodotti/servizi

• Per creare prodotti e servizi per i contratti di assistenza continuativa, vai su Prodotti e Servizi e seleziona Articoli. Fai clic sul pulsante “Crea” per aggiungere un nuovo articolo. Inserisci il Nome del Prodotto, il Codice SKU e sia la Descrizione Breve sia quella Dettagliata per una chiara identificazione, quindi seleziona le Imposte applicabili e la Categoria.
• Imposta il prezzo di vendita, che verrà utilizzato come prezzo unitario predefinito negli fermi. Puoi caricare immagini del prodotto per una migliore rappresentazione visiva. Seleziona l'unità appropriata o inserisci la quantità secondo necessità. Questi prodotti saranno disponibili per la selezione durante la creazione di elementi pubblicitari conservati, con la disponibilità filtrata in base al magazzino selezionato.

Creazione del conservatore

• Per creare un nuovo strumento di contenzione, accedere a Utenze di contenzione e fare clic su Utenze di contenzione, quindi fare clic sul pulsante "Crea". Seleziona la data di trattenuta e la data di scadenza, scegli un cliente (utenti con il ruolo di cliente), seleziona un magazzino, inserisci i termini di pagamento e aggiungi eventuali note secondo necessità.
• È quindi possibile aggiungere elementi di conservazione. Gli articoli nel menu a discesa dei prodotti saranno visibili solo dopo aver selezionato un magazzino e i prodotti verranno visualizzati in base al magazzino selezionato. È possibile modificare la quantità, il prezzo unitario, applicare uno sconto e visualizzare l'imposta sul prodotto applicabile. Il sistema visualizza inoltre il totale per ciascun articolo aggiunto, nonché il totale parziale, lo sconto, le tasse e l'importo totale per tutti gli articoli aggiunti.
• Puoi aggiungere più elementi facendo clic sul pulsante "Aggiungi elemento" e rimuovere qualsiasi elemento aggiunto utilizzando il pulsante "Elimina".
• Il numero di conservazione viene generato automaticamente nel formato RET-AAAA-MM-XXX (ad esempio, RET-2024-01-001) e non può essere modificato manualmente. Dopo aver inserito tutti i dettagli, fare clic su "Crea" per salvare l'acconto. Il tuo nuovo acconto sarà inizialmente nello stato Bozza, il che significa che puoi ancora modificarlo o eliminarlo prima di inviarlo al cliente.

Gestione dello stato dei contratti retainer e relative azioni

• Un'utilità di conservazione avanza attraverso un ciclo di vita dello stato definito. Un acconto in stato Bozza viene appena creato e può essere modificato o eliminato. Quando invii l'acconto, il suo stato cambia da Bozza a Inviato, indicando che è stato condiviso con il cliente e non può più essere modificato. Una volta che il cliente approva l'intercettazione, lo stato diventa Accettato. Se il cliente lo rifiuta, lo stato cambia in Rifiutato.
• Man mano che i pagamenti vengono ricevuti, lo stato cambia in Parziale se viene ricevuto un pagamento o Pagato se l'acconto è interamente pagato. Infine, quando la converti in fattura, lo stato diventa Convertito.
• Vai a Contenuti → Elenco dei conservi per vedere tutti i tuoi conservi. È possibile eseguire la ricerca in base al numero dell'utente di conservi per trovare rapidamente utenti di conservi specifici. L'elenco visualizza le colonne tra cui Numero di acconto (cliccabile per visualizzare i dettagli), Nome cliente, Data di acconto, Data di scadenza (mostrando "Scaduto" se la data è trascorsa), Totale parziale, Importo imposta, Importo totale e Stato con codifica a colori per mostrare lo stato corrente.
• Le azioni disponibili dipendono dallo stato attuale dell'utente. Per le bozze, è possibile modificare i dettagli, eliminarlo, inviarlo al cliente, stampare/scaricare PDF per generare un documento o duplicarlo per creare una copia. Per le conservazioni inviate, puoi accettarle (contrassegnarle come approvate dal lato aziendale), rifiutarle, stamparle/scaricarle PDF o duplicarle.
• Per gli acconti accettati, parziali o pagati, è possibile convertire in fattura per creare una fattura di vendita, visualizzare la fattura di vendita se già convertita, stampare/scaricare PDF o duplicarla.

Pagina dei dettagli del fermo

• Quando si fa clic su un Numero di autorizzazione dall'elenco o si apre un'autorizzazione specifica, la pagina dei dettagli visualizza informazioni complete. La sezione Intestazione mostra il numero di trattenuta generato automaticamente, i dettagli del cliente (inclusi nome, e-mail e indirizzi di fatturazione e spedizione se disponibili), nonché la data di trattenuta e la data di scadenza, con indicatori di ritardo, ove applicabile. Visualizza inoltre lo stato corrente con un indicatore visivo e una suddivisione completa dell'importo, inclusi totale parziale, imposte, sconto e totale.
• Sotto l'intestazione, la sezione Voci del Retainer elenca ogni prodotto o servizio incluso nel retainer. Per ogni voce puoi vedere il nome del Prodotto, lo SKU e la descrizione, la Quantità e il Prezzo Unitario, e gli sconti e i calcoli delle imposte applicati a quella riga. I Totali di Riga individuali mostrano l'importo calcolato per ogni voce. In fondo, il Riepilogo Complessivo del Retainer mostra il Subtotale completo, l'Imposta, l'Importo Totale e il Saldo.

Pagamenti di trattenuta

• Per creare un pagamento di acconto, vai a Pagamenti di acconto nel menu Acconto. Fare clic sul pulsante Crea, quindi selezionare la Data di pagamento, scegliere un Cliente (utenti con il ruolo Cliente), selezionare un Conto bancario, inserire un Numero di riferimento, specificare l'Importo del pagamento e aggiungere eventuali Note.
• Quando si seleziona un cliente, il sistema visualizza gli acconti in sospeso. Verranno visualizzati solo gli utenti di conservazione con lo stato Accettato. All'interno degli acconti in sospeso, fare clic sul pulsante Aggiungi per includere un acconto nel riepilogo dei pagamenti. Nel Riepilogo pagamenti è possibile modificare l'importo o utilizzare il pulsante Elimina per rimuovere una voce. Dopo aver fatto clic sul pulsante Aggiungi, l'importo totale del pagamento non può essere modificato.
• La pagina di elenco Acconto pagamenti visualizza una tabella con le seguenti colonne: Numero pagamento, Cliente, Data pagamento, Importo, Conto bancario, Stato e Azioni.
• Nella colonna Azioni, i pulsanti disponibili sono Contrassegna come liquidato, Annulla pagamento, Visualizza ed Elimina.
• Quando fai clic su Contrassegna come liquidato, lo stato del pagamento cambia da In sospeso a Cancellato. Dopo questa azione, i pulsanti Annulla pagamento ed Elimina non sono più visibili e rimane disponibile solo il pulsante Visualizza.
• Quando fai clic su Annulla pagamento, lo stato del pagamento passa da In sospeso ad Annullato. Dopo l'annullamento, i pulsanti Segna come saldato ed Elimina non sono più visibili e rimane disponibile solo il pulsante Visualizza.
• È possibile eliminare un acconto solo quando lo stato è In sospeso.
• Fare clic sul pulsante Visualizza per visualizzare i dettagli del pagamento. La modalità di visualizzazione visualizza le informazioni sul pagamento e le allocazioni degli acconti, inclusi il numero dell'acconto, la data dell'acconto, il totale dell'acconto e l'importo allocato. L'importo totale del pagamento è mostrato in basso.
• Quando un pagamento viene liquidato, lo stato di trattenuta viene aggiornato in base all'importo del pagamento (Parziale o Pagato). Dopo il pagamento l'acconto potrà essere convertito in Fattura di Vendita.