Retainer-integratie in Mewayz
De Retainer-software is een uitgebreid financieel beheersysteem dat is ontworpen om bedrijven te helpen bij het maken, beheren en volgen van retentieovereenkomsten met hun klanten.
Introductie
Het Retainer Management System is een uitgebreide oplossing voor financieel beheer die is ontworpen om bedrijven te helpen bij het maken, beheren en volgen van retentieovereenkomsten met hun klanten. Dit systeem verzorgt de volledige levenscyclus van de provisie, van de initiële installatie en magazijnconfiguratie tot het innen van betalingen en het converteren van facturen. Het systeem kan worden geïntegreerd met voorraadbeheer- en boekhoudmodules om flexibele factureringsopties te bieden, ondersteunt meerdere betaalmethoden met integratie van bankrekeningen en omvat geautomatiseerde nummering en statustracking. Of u nu producthouders, serviceovereenkomsten of projectgebaseerde houders beheert, deze software biedt alle tools die nodig zijn om uw proces voor het beheer van houders te stroomlijnen en professionele klantrelaties te onderhouden.
Hoe deze module in te schakelen
Om de Retainer Add-On in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de Retainer-add-on?
Installatie en configuratie
Magazijnen configureren
- Om magazijnen voor uw retentiesysteem in te stellen, navigeert u naar Inkoop en selecteert u Magazijnen. Klik op de knop "Aanmaken" om de magazijnnaam, het adres, de stad, de postcode, het telefoonnummer en het e-mailadres toe te voegen en selecteer de status (actief/inactief).
Producten/diensten configureren
- Om producten en diensten voor houders aan te maken, navigeert u naar Product en service en selecteert u Artikelen. Klik op de knop ‘Aanmaken’ om een nieuw item toe te voegen. Voer de productnaam, SKU-code en zowel korte als gedetailleerde beschrijvingen in voor duidelijke identificatie en selecteer vervolgens de toepasselijke belastingen en categorie.
- Stel de Verkoopprijs in, die zal worden gebruikt als de standaard eenheidsprijs in provisies. U kunt productafbeeldingen uploaden voor een betere visuele weergave. Selecteer de juiste eenheid of voer indien nodig de hoeveelheid in. Deze producten zijn beschikbaar voor selectie bij het maken van provisieregelitems, waarbij de beschikbaarheid wordt gefilterd op basis van het geselecteerde Magazijn.
Retentie creatie
- Om een nieuwe houder aan te maken, navigeert u naar Vasthouders, klikt u op Vasthouders en klikt u vervolgens op de knop 'Aanmaken'. Selecteer de Houderdatum en Vervaldatum, kies een Klant (gebruikers met de rol Klant), selecteer een Magazijn, voer de Betalingsvoorwaarden in en voeg indien nodig eventuele Aantekeningen toe.
- Vervolgens kunt u Retainer-items toevoegen. Artikelen in de vervolgkeuzelijst met producten zijn alleen zichtbaar nadat u een Magazijn hebt geselecteerd, en producten worden weergegeven op basis van het geselecteerde magazijn. U kunt het aantal en de eenheidsprijs wijzigen, een korting toepassen en de toepasselijke productbelasting bekijken. Het systeem geeft ook het totaal weer voor elk toegevoegd item, evenals het algehele subtotaal, korting, belasting en totaalbedrag voor alle toegevoegde items.
- U kunt meerdere items toevoegen door op de knop “Item toevoegen” te klikken en elk toegevoegd item verwijderen met de knop “Verwijderen”.
- Het retentienummer wordt automatisch gegenereerd in de notatie RET-JJJJ-MM-XXX (bijvoorbeeld RET-2024-01-001) en kan niet handmatig worden bewerkt. Wanneer u klaar bent met het invoeren van alle gegevens, klikt u op “Aanmaken” om de provisie op te slaan. Uw nieuwe provisie heeft in eerste instantie de status Concept, wat betekent dat u deze nog kunt bewerken of verwijderen voordat u deze naar de klant verzendt.
Beheer en acties van houderstatus
- Een houder doorloopt een gedefinieerde statuslevenscyclus. Een provisie met de status Concept is nieuw aangemaakt en kan worden bewerkt of verwijderd. Wanneer u de provisie verzendt, verandert de status van Concept in Verzonden, wat aangeeft dat deze met de klant is gedeeld en niet langer kan worden bewerkt. Zodra de klant de provisie goedkeurt, wordt de status Geaccepteerd. Als de klant het afwijst, verandert de status in Afgewezen.
- Wanneer betalingen worden ontvangen, verandert de status in Gedeeltelijk als er een betaling is ontvangen, of in Betaald als het voorschot volledig is betaald. Wanneer u deze ten slotte omzet naar een factuur, wordt de status Geconverteerd.
- Navigeer naar Vasthouders → Lijst met vasthouders om al uw vasthouders te zien. U kunt zoeken op retentienummer om snel specifieke retentieleden te vinden. De lijst geeft kolommen weer, waaronder Retainer-nummer (klikbaar om details te bekijken), Klantnaam, Retainer-datum, Vervaldatum (toont 'Over tijd' als de datum is verstreken), Subtotaal, Belastingbedrag, Totaalbedrag en Status met kleurcodering om de huidige status weer te geven.
- De beschikbare acties zijn afhankelijk van de huidige status van de houder. Voor concepthouders kunt u de details bewerken, verwijderen, naar de klant sturen, PDF afdrukken/downloaden om een document te genereren, of dupliceren om een kopie te maken. Voor verzonden provisies kunt u deze accepteren (markeren als goedgekeurd aan de bedrijfszijde), afwijzen, PDF afdrukken/downloaden of dupliceren.
- Voor geaccepteerde, gedeeltelijke of betaalde provisies kunt u Converteren naar factuur om een verkoopfactuur te maken, de verkoopfactuur bekijken als deze al is geconverteerd, een PDF afdrukken/downloaden of deze dupliceren.
Detailpagina houder
- Wanneer u op een provisienummer uit de lijst klikt of een specifieke provisie opent, wordt op de detailpagina uitgebreide informatie weergegeven. Het kopgedeelte toont het automatisch gegenereerde Retainer-nummer, klantgegevens (inclusief naam, e-mailadres en factuur- en verzendadressen indien beschikbaar), evenals de Retainer-datum en vervaldatum, met indicatoren voor achterstallige betalingen indien van toepassing. Het geeft ook de huidige status weer met een visuele indicator en een volledig uitsplitsing van het bedrag, inclusief subtotaal, belasting, korting en totaal.
- Onder de kop wordt in de sectie Retaineritems elk product of elke dienst vermeld die in de provisie is opgenomen. Voor elk artikel kunt u de productnaam, SKU en beschrijving, het aantal en de eenheidsprijs zien, en de kortings- en belastingberekeningen die op die regel zijn toegepast. Individuele regeltotalen tonen het berekende bedrag voor elk item. Onderaan toont het Totaal Retainersamenvatting het volledige Subtotaal, Belasting, Totaalbedrag en Saldobedrag.
Retentiebetalingen
- Om een Retainer-betaling aan te maken, navigeert u naar Retainer-betalingen in het menu Retainer. Klik op de knop Aanmaken, selecteer vervolgens de Betaaldatum, kies een Klant (gebruikers met de rol Klant), selecteer een Bankrekening, voer een Referentienummer in, specificeer het Betalingsbedrag en voeg eventuele Notities toe.
- Wanneer u een klant selecteert, geeft het systeem Openstaande Vasthouders weer. Alleen retentierechten met de status Geaccepteerd worden getoond. Klik binnen Uitstaande provisies op de knop Toevoegen om een provisie op te nemen in het Betalingsoverzicht. In het Betaaloverzicht kunt u het Bedrag aanpassen of via de knop Verwijderen een boeking verwijderen. Nadat u op de knop Toevoegen hebt geklikt, kan het totale betalingsbedrag niet worden gewijzigd.
- Op de lijstpagina Retainer Payment wordt een tabel weergegeven met de volgende kolommen: Betalingsnummer, Klant, Betalingsdatum, Bedrag, Bankrekening, Status en Acties.
- In de kolom Acties zijn de beschikbare knoppen Markeren als gewist, Betaling annuleren, Bekijken en Verwijderen.
- Wanneer u op Markeren als Cleared klikt, verandert de betalingsstatus van In behandeling in Cleared. Na deze actie zijn de knoppen Betaling annuleren en Verwijderen niet langer zichtbaar en blijft alleen de knop Bekijken beschikbaar.
- Wanneer u op Betaling annuleren klikt, verandert de betalingsstatus van In behandeling in Geannuleerd. Na annulering zijn de knoppen Markeren als gewist en Verwijderen niet langer zichtbaar en blijft alleen de knop Bekijken beschikbaar.
- U kunt een provisiebetaling alleen verwijderen als de status In behandeling is.
- Klik op de knop Bekijken om de betalingsgegevens te bekijken. In het weergavemodaliteit worden betalingsinformatie en retentietoewijzingen weergegeven, inclusief retainernummer, retainerdatum, retainertotaal en toegewezen bedrag. Het totale betalingsbedrag wordt onderaan weergegeven.
- Wanneer een betaling is verwerkt, wordt de provisiestatus bijgewerkt op basis van het betalingsbedrag (gedeeltelijk of betaald). Na betaling kan het voorschot worden omgezet in een Verkoopfactuur.