Holder

Retainer-integration i Mewayz

Retainer-softwaren er et omfattende økonomistyringssystem designet til at hjælpe virksomheder med at oprette, administrere og spore retainer-aftaler med deres kunder.

Demo URL

Indledning

Retainer Management System er en omfattende økonomistyringsløsning designet til at hjælpe virksomheder med at oprette, administrere og spore retainer-aftaler med deres kunder. Dette system håndterer hele beholderens livscyklus fra indledende opsætning og lagerkonfiguration til betalingsopkrævning og fakturakonvertering. Systemet integreres med lagerstyrings- og regnskabsmoduler for at give fleksible faktureringsmuligheder, understøtter flere betalingsmetoder med bankkontointegration og inkluderer automatisk nummerering og statussporing. Uanset om du administrerer produktretainere, serviceaftaler eller projektbaserede retainere, giver denne software alle de nødvendige værktøjer til at strømline din retainer-administrationsproces og opretholde professionelle kunderelationer.

Sådan aktiverer du dette modul

For at konfigurere Retainer-tilføjelsen kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse.

Hvordan bruger man Retainer-tilføjelsen?

Opsætning og konfiguration

Konfigurer varehuse

• For at konfigurere varehuse til dit opbevaringssystem skal du navigere til Køb og vælge Varehuse. Klik på knappen "Opret" for at tilføje lagernavn, adresse, by, postnummer, telefon, e-mail, og vælg status (aktiv/inaktiv).

Konfigurer produkter/tjenester

• For at oprette produkter og tjenester til beholdere skal du navigere til Produkt & Service og vælge Varer. Klik på knappen "Opret" for at tilføje et nyt element. Indtast produktnavnet, SKU-koden og både korte og detaljerede beskrivelser for klar identifikation, og vælg derefter de relevante afgifter og kategori.
• Indstil udsalgsprisen, som vil blive brugt som standard enhedspris i beholdere. Du kan uploade produktbilleder for bedre visuel repræsentation. Vælg den relevante enhed, eller indtast mængden efter behov. Disse produkter vil være tilgængelige for valg, når der oprettes tilbageholdelseslinjeposter, med tilgængelighed filtreret baseret på det valgte lager.

Oprettelse af retainer

• For at oprette en ny retainer skal du navigere til Retainers og klikke på Retainers og derefter klikke på knappen "Opret". Vælg tilbageholdelsesdato og forfaldsdato, vælg en kunde (brugere med klientrollen), vælg et lager, indtast betalingsbetingelserne, og tilføj eventuelle noter efter behov.
• Du kan derefter tilføje Retainer Items. Varer i produktrullemenuen vil kun være synlige efter valg af et lager, og produkter vil blive vist baseret på det valgte lager. Du kan ændre mængden, enhedsprisen, anvende en rabat og se den gældende produktafgift. Systemet viser også totalen for hver tilføjet vare, såvel som den samlede Subtotal, Rabat, Moms og Samlet Beløb for alle tilføjede varer.
• Du kan tilføje flere elementer ved at klikke på knappen "Tilføj element" og fjerne ethvert tilføjet element ved hjælp af knappen "Slet".
• Holdernummeret er automatisk genereret i formatet RET-ÅÅÅÅ-MM-XXX (f.eks. RET-2024-01-001) og kan ikke redigeres manuelt. Når du er færdig med at indtaste alle detaljer, skal du klikke på "Opret" for at gemme beholderen. Din nye retainer vil i første omgang være i Kladde-status, hvilket betyder, at du stadig kan redigere eller slette den, før du sender den til kunden.

Retainer Status Management og Handlinger

• En retainer skrider frem gennem en defineret statuslivscyklus. En holder i Kladdestatus er nyoprettet og kan redigeres eller slettes. Når du sender beholderen, ændres dens status fra Kladde til Sendt, hvilket indikerer, at den er blevet delt med kunden og ikke længere kan redigeres. Når kunden har godkendt beholderen, bliver status Accepteret. Hvis kunden afviser det, ændres status til Afvist.
• Efterhånden som betalinger modtages, ændres status til Delvis, hvis der modtages en betaling, eller Betalt, hvis tilbagebetalingen er fuldt udbetalt. Til sidst, når du konverterer den til en faktura, bliver status Konverteret.
• Naviger til Retainers → Retainer List for at se alle dine beholdere. Du kan søge på holdernummer for hurtigt at finde specifikke holdere. Listen viser kolonner, herunder Retainer-nummer (kan klikkes for at se detaljer), Kundenavn, Retainer-dato, Forfaldsdato (viser "Forsinket", hvis datoen er passeret), Subtotal, Skattebeløb, Totalbeløb og Status med farvekodning for at vise den aktuelle tilstand.
• De tilgængelige handlinger afhænger af holderens aktuelle status. For kladdeholdere kan du redigere detaljerne, slette dem, sende dem til kunden, udskrive/downloade PDF for at generere et dokument eller duplikere det for at oprette en kopi. For Sendte beholdere kan du Acceptere den (marker som godkendt på firmasiden), Afvise den, Udskriv/Download PDF eller Dupliker den.
• For accepterede, delvise eller betalte beholdere kan du konvertere til faktura for at oprette en salgsfaktura, se salgsfaktura, hvis den allerede er konverteret, udskrive/downloade PDF eller duplikere den.

Opbevaringsdetaljeside

• Når du klikker på et holdernummer på listen eller åbner en specifik holder, viser detaljesiden omfattende information. Overskriftssektionen viser det automatisk genererede opbevaringsnummer, kundeoplysninger (inklusive navn, e-mail og fakturerings- og forsendelsesadresser, hvis de er tilgængelige), samt opbevaringsdatoen og forfaldsdatoen med forfaldne indikatorer, når det er relevant. Den viser også den aktuelle status med en visuel indikator og en komplet beløbsopdeling, inklusive Subtotal, Skat, Rabat og Total.
• Under overskriften viser sektionen Retainer Items hvert produkt eller hver tjeneste, der er inkluderet i beholderen. For hver vare kan du se produktnavnet, varenummeret og beskrivelsen, mængden og enhedsprisen samt rabat- og afgiftsberegningerne anvendt på den linje. Individuelle linjetotaler viser det beregnede beløb for hver vare. Nederst viser den samlede tilbageholdelsesoversigt det fulde subtotal, skat, samlet beløb og saldobeløb.

Retainer Betalinger

• For at oprette en tilbagebetalingsbetaling skal du navigere til tilbagebetalingsbetaling under menuen tilbagebetaling. Klik på knappen Opret, vælg derefter betalingsdatoen, vælg en kunde (brugere med klientrollen), vælg en bankkonto, indtast et referencenummer, angiv betalingsbeløbet, og tilføj eventuelle noter.
• Når du vælger en kunde, viser systemet Outstanding Retainers. Kun holdere med status Accepteret vil blive vist. Inden for udestående tilbageholdere skal du klikke på knappen Tilføj for at inkludere en tilbageholder i betalingsoversigten. I betalingsoversigten kan du justere beløbet eller bruge knappen Slet til at fjerne en post. Efter at have klikket på knappen Tilføj, kan det samlede betalingsbeløb ikke ændres.
• Siden Retainer Payment liste viser en tabel med følgende kolonner: Betalingsnummer, Kunde, Betalingsdato, Beløb, Bankkonto, Status og Handlinger.
• I kolonnen Handlinger er de tilgængelige knapper Markér som slettet, Annuller betaling, Vis og Slet.
• Når du klikker på Marker som slettet, ændres betalingsstatus fra Afventer til Cleared. Efter denne handling er knapperne Annuller betaling og Slet ikke længere synlige, og kun knappen Vis forbliver tilgængelig.
• Når du klikker på Annuller betaling, ændres betalingsstatus fra Afventer til Annulleret. Efter annullering er knapperne Marker som ryddet og Slet ikke længere synlige, og kun knappen Vis forbliver tilgængelig.
• Du kan kun slette en tilbagebetaling, når status er Afventer.
• Klik på knappen Vis for at se betalingsoplysninger. Visningsmodal viser betalingsoplysninger og tilbageholdelsestildelinger, inklusive tilbageholdelsesnummer, tilbageholdelsesdato, restbeholdertotal og tildelt beløb. Det samlede betalingsbeløb vises nederst.
• Når en betaling slettes, opdateres tilbageholdelsesstatus baseret på betalingsbeløbet (enten Delvis eller Betalt). Efter betaling kan beholderen konverteres til en salgsfaktura.