Mewayz में रिटेनर एकीकरण
रिटेनर सॉफ्टवेयर एक व्यापक वित्तीय प्रबंधन प्रणाली है जिसे व्यवसायों को अपने ग्राहकों के साथ रिटेनर समझौते बनाने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
परिचय
रिटेनर मैनेजमेंट सिस्टम एक व्यापक वित्तीय प्रबंधन समाधान है जो व्यवसायों को अपने ग्राहकों के साथ रिटेनर समझौते बनाने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह प्रणाली प्रारंभिक सेटअप और वेयरहाउस कॉन्फ़िगरेशन से लेकर भुगतान संग्रह और चालान रूपांतरण तक संपूर्ण रिटेनर जीवनचक्र को संभालती है। सिस्टम लचीले बिलिंग विकल्प प्रदान करने के लिए इन्वेंट्री प्रबंधन और लेखांकन मॉड्यूल के साथ एकीकृत होता है, बैंक खाता एकीकरण के साथ कई भुगतान विधियों का समर्थन करता है, और इसमें स्वचालित नंबरिंग और स्थिति ट्रैकिंग शामिल है। चाहे आप उत्पाद रिटेनर्स, सेवा अनुबंध, या प्रोजेक्ट-आधारित रिटेनर्स का प्रबंधन कर रहे हों, यह सॉफ़्टवेयर आपके रिटेनर प्रबंधन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और पेशेवर ग्राहक संबंधों को बनाए रखने के लिए आवश्यक सभी उपकरण प्रदान करता है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
रिटेनर ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
रिटेनर ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
सेटअप और कॉन्फ़िगरेशन
गोदामों को कॉन्फ़िगर करें
- अपने रिटेनर सिस्टम के लिए वेयरहाउस स्थापित करने के लिए, खरीदारी पर जाएँ और वेयरहाउस चुनें। गोदाम का नाम, पता, शहर, ज़िप कोड, फोन, ईमेल जोड़ने के लिए "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें और स्थिति (सक्रिय/निष्क्रिय) का चयन करें।
उत्पाद/सेवाएँ कॉन्फ़िगर करें
- रिटेनर्स के लिए उत्पाद और सेवाएँ बनाने के लिए, उत्पाद और सेवा पर जाएँ और आइटम चुनें। नया आइटम जोड़ने के लिए "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। स्पष्ट पहचान के लिए उत्पाद का नाम, SKU कोड और संक्षिप्त और विस्तृत विवरण दोनों दर्ज करें, फिर लागू कर और श्रेणी का चयन करें।
- बिक्री मूल्य निर्धारित करें, जिसका उपयोग रिटेनर्स में डिफ़ॉल्ट इकाई मूल्य के रूप में किया जाएगा। आप बेहतर दृश्य प्रतिनिधित्व के लिए उत्पाद छवियाँ अपलोड कर सकते हैं। उपयुक्त इकाई का चयन करें या आवश्यकतानुसार मात्रा दर्ज करें। ये उत्पाद रिटेनर लाइन आइटम बनाते समय चयन के लिए उपलब्ध होंगे, चयनित वेयरहाउस के आधार पर उपलब्धता फ़िल्टर की जाएगी।
अनुचर निर्माण
- एक नया रिटेनर बनाने के लिए, रिटेनर्स पर जाएँ और रिटेनर्स पर क्लिक करें, फिर "क्रिएट" बटन पर क्लिक करें। रिटेनर तिथि और देय तिथि का चयन करें, एक ग्राहक चुनें (ग्राहक भूमिका वाले उपयोगकर्ता), एक वेयरहाउस चुनें, भुगतान शर्तें दर्ज करें, और आवश्यकतानुसार कोई भी नोट जोड़ें।
- फिर आप रिटेनर आइटम जोड़ सकते हैं। उत्पाद ड्रॉपडाउन में आइटम केवल वेयरहाउस का चयन करने के बाद ही दिखाई देंगे, और उत्पादों को चयनित वेयरहाउस के आधार पर प्रदर्शित किया जाएगा। आप मात्रा, इकाई मूल्य बदल सकते हैं, छूट लागू कर सकते हैं और लागू उत्पाद कर देख सकते हैं। सिस्टम प्रत्येक जोड़े गए आइटम के लिए कुल, साथ ही सभी जोड़े गए आइटम के लिए कुल उप-योग, छूट, कर और कुल राशि भी प्रदर्शित करता है।
- आप "आइटम जोड़ें" बटन पर क्लिक करके कई आइटम जोड़ सकते हैं और "हटाएं" बटन का उपयोग करके किसी भी जोड़े गए आइटम को हटा सकते हैं।
- रिटेनर नंबर RET-YYYY-MM-XXX प्रारूप में स्वतः उत्पन्न होता है (उदाहरण के लिए, RET-2024-01-001) और इसे मैन्युअल रूप से संपादित नहीं किया जा सकता है। जब आप सभी विवरण दर्ज करना समाप्त कर लें, तो रिटेनर को सहेजने के लिए "बनाएं" पर क्लिक करें। आपका नया रिटेनर प्रारंभ में ड्राफ्ट स्थिति में होगा, जिसका अर्थ है कि ग्राहक को भेजने से पहले आप इसे अभी भी संपादित या हटा सकते हैं।
रिटेनर स्थिति प्रबंधन और क्रियाएँ
- एक अनुचर एक परिभाषित स्थिति जीवनचक्र के माध्यम से आगे बढ़ता है। ड्राफ्ट स्थिति में एक अनुचर नया बनाया गया है और इसे संपादित या हटाया जा सकता है। जब आप रिटेनर भेजते हैं, तो इसकी स्थिति ड्राफ्ट से सेंट में बदल जाती है, जो यह दर्शाती है कि इसे ग्राहक के साथ साझा किया गया है और अब इसे संपादित नहीं किया जा सकता है। एक बार जब ग्राहक रिटेनर को मंजूरी दे देता है, तो स्थिति स्वीकृत हो जाती है। यदि ग्राहक इसे अस्वीकार कर देता है, तो स्थिति अस्वीकृत में बदल जाती है।
- जैसे ही भुगतान प्राप्त होता है, यदि कुछ भुगतान प्राप्त होता है तो स्थिति आंशिक में बदल जाती है या यदि रिटेनर को पूरी तरह से भुगतान किया जाता है तो भुगतान किया जाता है। अंत में, जब आप इसे इनवॉइस में परिवर्तित करते हैं, तो स्थिति परिवर्तित हो जाती है।
- अपने सभी रिटेनर्स को देखने के लिए रिटेनर्स → रिटेनर लिस्ट पर जाएँ। विशिष्ट अनुचरों को शीघ्रता से ढूंढने के लिए आप अनुचर संख्या के आधार पर खोज सकते हैं। सूची वर्तमान स्थिति दिखाने के लिए रंग कोडिंग के साथ रिटेनर नंबर (विवरण देखने के लिए क्लिक करने योग्य), ग्राहक का नाम, रिटेनर तिथि, देय तिथि (यदि तारीख बीत गई है तो "अतिदेय" दिखाती है), उप-योग, कर राशि, कुल राशि और स्थिति सहित कॉलम प्रदर्शित करती है।
- उपलब्ध कार्रवाइयां रिटेनर की वर्तमान स्थिति पर निर्भर करती हैं। ड्राफ्ट रिटेनर्स के लिए, आप विवरण संपादित कर सकते हैं, हटा सकते हैं, ग्राहक को भेज सकते हैं, दस्तावेज़ बनाने के लिए पीडीएफ प्रिंट/डाउनलोड कर सकते हैं, या प्रतिलिपि बनाने के लिए इसकी डुप्लिकेट बना सकते हैं। भेजे गए रिटेनर्स के लिए, आप इसे स्वीकार कर सकते हैं (कंपनी की ओर से अनुमोदित के रूप में चिह्नित करें), इसे अस्वीकार करें, पीडीएफ प्रिंट/डाउनलोड करें, या डुप्लिकेट करें।
- स्वीकृत, आंशिक, या भुगतान किए गए रिटेनर्स के लिए, आप बिक्री चालान बनाने के लिए चालान में कनवर्ट कर सकते हैं, बिक्री चालान देख सकते हैं यदि पहले से ही कनवर्ट किया गया है, पीडीएफ प्रिंट / डाउनलोड करें, या इसे डुप्लिकेट करें।
रिटेनर विवरण पृष्ठ
- जब आप सूची से किसी रिटेनर नंबर पर क्लिक करते हैं या किसी विशिष्ट रिटेनर को खोलते हैं, तो विवरण पृष्ठ व्यापक जानकारी प्रदर्शित करता है। हेडर अनुभाग स्वचालित रूप से जेनरेट किए गए रिटेनर नंबर, ग्राहक विवरण (यदि उपलब्ध हो तो नाम, ईमेल और बिलिंग और शिपिंग पते सहित), साथ ही रिटेनर तिथि और देय तिथि, लागू होने पर अतिदेय संकेतकों के साथ दिखाता है। यह एक दृश्य संकेतक के साथ वर्तमान स्थिति और उप-योग, कर, छूट और कुल सहित पूरी राशि का विवरण भी प्रदर्शित करता है।
- हेडर के नीचे, रिटेनर आइटम अनुभाग रिटेनर में शामिल प्रत्येक उत्पाद या सेवा को सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक आइटम के लिए, आप उत्पाद का नाम, SKU और विवरण, मात्रा और इकाई मूल्य, और उस पंक्ति पर लागू छूट और कर गणना देख सकते हैं। व्यक्तिगत पंक्ति योग प्रत्येक आइटम के लिए परिकलित राशि दिखाते हैं। सबसे नीचे, समग्र रिटेनर सारांश संपूर्ण उप-योग, कर, कुल राशि और शेष राशि प्रदर्शित करता है।
अनुचर भुगतान
- रिटेनर पेमेंट बनाने के लिए, रिटेनर मेनू के अंतर्गत रिटेनर पेमेंट्स पर जाएँ। बनाएं बटन पर क्लिक करें, फिर भुगतान तिथि चुनें, एक ग्राहक चुनें (ग्राहक भूमिका वाले उपयोगकर्ता), एक बैंक खाता चुनें, एक संदर्भ संख्या दर्ज करें, भुगतान राशि निर्दिष्ट करें, और कोई भी नोट जोड़ें।
- जब आप किसी ग्राहक का चयन करते हैं, तो सिस्टम उत्कृष्ट रिटेनर्स प्रदर्शित करता है। केवल स्वीकृत स्थिति वाले अनुचर ही दिखाए जाएंगे। बकाया रिटेनर्स के भीतर, भुगतान सारांश में एक रिटेनर को शामिल करने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें। भुगतान सारांश में, आप राशि को समायोजित कर सकते हैं या किसी प्रविष्टि को हटाने के लिए हटाएँ बटन का उपयोग कर सकते हैं। ऐड बटन पर क्लिक करने के बाद, कुल भुगतान राशि को संशोधित नहीं किया जा सकता है।
- रिटेनर भुगतान सूची पृष्ठ निम्नलिखित कॉलम के साथ एक तालिका प्रदर्शित करता है: भुगतान संख्या, ग्राहक, भुगतान तिथि, राशि, बैंक खाता, स्थिति और क्रियाएं।
- क्रियाएँ कॉलम में, उपलब्ध बटन साफ़ किए गए के रूप में चिह्नित करें, भुगतान रद्द करें, देखें और हटाएँ हैं।
- जब आप 'क्लीयर के रूप में चिह्नित करें' पर क्लिक करते हैं, तो भुगतान स्थिति लंबित से क्लियर में बदल जाती है। इस कार्रवाई के बाद, भुगतान रद्द करें और हटाएं बटन दिखाई नहीं देते हैं, और केवल देखें बटन ही उपलब्ध रहता है।
- जब आप भुगतान रद्द करें पर क्लिक करते हैं, तो भुगतान स्थिति लंबित से रद्द में बदल जाती है। रद्दीकरण के बाद, साफ़ किए गए के रूप में चिह्नित करें और हटाएं बटन दिखाई नहीं देते हैं, और केवल देखें बटन ही उपलब्ध रहता है।
- आप रिटेनर भुगतान को केवल तभी हटा सकते हैं जब स्थिति लंबित हो।
- भुगतान विवरण देखने के लिए व्यू बटन पर क्लिक करें। व्यू मोड भुगतान जानकारी और रिटेनर आवंटन प्रदर्शित करता है, जिसमें रिटेनर नंबर, रिटेनर तिथि, रिटेनर कुल और आवंटित राशि शामिल है। कुल भुगतान राशि नीचे दिखाई गई है।
- जब कोई भुगतान साफ़ हो जाता है, तो भुगतान राशि (या तो आंशिक या भुगतान) के आधार पर रिटेनर स्थिति अपडेट की जाती है। भुगतान के बाद, रिटेनर को बिक्री चालान में परिवर्तित किया जा सकता है।