Retentor

Integração do Retentor em Mewayz

O software Retainer é um sistema de gerenciamento financeiro abrangente projetado para ajudar as empresas a criar, gerenciar e rastrear acordos de retenção com seus clientes.

URL de demonstração

Introdução

O Retainer Management System é uma solução abrangente de gerenciamento financeiro projetada para ajudar as empresas a criar, gerenciar e rastrear acordos de retenção com seus clientes. Este sistema lida com todo o ciclo de vida do retentor, desde a configuração inicial e configuração do armazém até a cobrança de pagamentos e conversão de faturas. O sistema se integra a módulos de gerenciamento de estoque e contabilidade para fornecer opções de faturamento flexíveis, oferece suporte a vários métodos de pagamento com integração de contas bancárias e inclui numeração automatizada e rastreamento de status. Esteja você gerenciando retentores de produtos, contratos de serviço ou retentores baseados em projetos, este software fornece todas as ferramentas necessárias para agilizar seu processo de gerenciamento de retentores e manter relacionamentos profissionais com os clientes.

Como habilitar este módulo

Para configurar o complemento Retainer, você pode seguir este link: Complemento de configuração.

Como usar o complemento Retentor?

Instalação e configuração

Configurar armazéns

• Para configurar armazéns para seu sistema de retenção, navegue até Compra e selecione Armazéns. Clique no botão “Criar” para adicionar o Nome do armazém, Endereço, Cidade, CEP, Telefone, Email e selecione o Status (Ativo/Inativo).

Configurar produtos/serviços

• Para criar produtos e serviços para retentores, navegue até Produto e Serviço e selecione Itens. Clique no botão “Criar” para adicionar um novo item. Insira o nome do produto, o código SKU e as descrições resumidas e detalhadas para uma identificação clara e, em seguida, selecione os impostos e a categoria aplicáveis.
• Defina o Preço de Venda, que será usado como preço unitário padrão nas retenções. Você pode fazer upload de imagens de produtos para melhor representação visual. Selecione a unidade apropriada ou insira a quantidade conforme necessário. Esses produtos estarão disponíveis para seleção ao criar itens de linha de retenção, com disponibilidade filtrada com base no armazém selecionado.

Criação de Retentor

• Para criar um novo retentor, navegue até Retentores e clique em Retentores e, a seguir, clique no botão “Criar”. Selecione a Data de Retenção e a Data de Vencimento, escolha um Cliente (usuários com a função de Cliente), selecione um Armazém, insira as Condições de Pagamento e adicione quaisquer Notas conforme necessário.
• Você pode então adicionar itens de retenção. Os itens no menu suspenso de produtos só ficarão visíveis após a seleção de um Armazém, e os produtos serão exibidos com base no armazém selecionado. Você pode alterar a Quantidade, o Preço Unitário, aplicar um Desconto e visualizar o Imposto sobre Produtos aplicável. O sistema também exibe o total de cada item adicionado, bem como o subtotal, desconto, imposto e valor total geral de todos os itens adicionados.
• Você pode adicionar vários itens clicando no botão “Adicionar Item” e remover qualquer item adicionado usando o botão “Excluir”.
• O número de retenção é gerado automaticamente no formato RET-YYYY-MM-XXX (por exemplo, RET-2024-01-001) e não pode ser editado manualmente. Quando terminar de inserir todos os detalhes, clique em “Criar” para salvar o retentor. Seu novo adiantamento estará inicialmente no status Rascunho, o que significa que você ainda poderá editá-lo ou excluí-lo antes de enviá-lo ao cliente.

Gerenciamento e ações de status de retenção

• Um retentor progride através de um ciclo de vida de status definido. Um retentor com status Rascunho foi criado recentemente e pode ser editado ou excluído. Quando você envia a retenção, seu status muda de Rascunho para Enviado, indicando que ela foi compartilhada com o cliente e não pode mais ser editada. Depois que o cliente aprovar a retenção, o status se tornará Aceito. Se o cliente rejeitar, o status muda para Rejeitado.
• À medida que os pagamentos são recebidos, o status muda para Parcial se algum pagamento for recebido ou Pago se o adiantamento for totalmente pago. Por fim, ao convertê-la em fatura, o status passa a ser Convertido.
• Navegue até Retentores → Lista de Retentores para ver todos os seus retentores. Você pode pesquisar pelo número do retentor para encontrar retentores específicos rapidamente. A lista exibe colunas incluindo Número do Retentor (clicável para visualizar detalhes), Nome do cliente, Data do Retentor, Data de Vencimento (mostrando “Atrasado” se a data já passou), Subtotal, Valor do Imposto, Valor Total e Status com código de cores para mostrar o estado atual.
• As ações disponíveis dependem do status atual do retentor. Para retentores de rascunho, você pode editar os detalhes, excluí-los, enviá-los ao cliente, imprimir/baixar o PDF para gerar um documento ou duplicá-lo para criar uma cópia. Para retentores enviados, você pode aceitá-lo (marcar como aprovado do lado da empresa), rejeitá-lo, imprimir/baixar PDF ou duplicá-lo.
• Para retentores aceitos, parciais ou pagos, você pode converter em fatura para criar uma fatura de vendas, visualizar fatura de vendas se já convertida, imprimir/baixar PDF ou duplicá-la.

Página de detalhes do retentor

• Quando você clica em um Número de Retentor na lista ou abre um retentor específico, a página de detalhes exibe informações abrangentes. A seção Cabeçalho mostra o número de retenção gerado automaticamente, detalhes do cliente (incluindo nome, e-mail e endereços de cobrança e envio, se disponíveis), bem como a data de retenção e data de vencimento, com indicadores de atraso quando aplicável. Ele também exibe o status atual com um indicador visual e um detalhamento completo do valor, incluindo subtotal, imposto, desconto e total.
• Abaixo do cabeçalho, a seção Itens de retenção lista cada produto ou serviço incluído na retenção. Para cada item, você pode ver o nome do produto, SKU e descrição, a quantidade e o preço unitário e os cálculos de desconto e imposto aplicados a essa linha. Os totais de linha individuais mostram o valor calculado para cada item. Na parte inferior, o Resumo geral de retenção exibe o subtotal completo, o imposto, o valor total e o valor do saldo.

Pagamentos de retenção

• Para criar um Pagamento de Adiantamento, navegue até Pagamentos de Adiantamento no menu Adiantamento. Clique no botão Criar, selecione a Data de Pagamento, escolha um Cliente (usuários com a função de Cliente), selecione uma Conta Bancária, insira um Número de Referência, especifique o Valor do Pagamento e adicione quaisquer Notas.
• Quando você seleciona um cliente, o sistema exibe Adiantados Pendentes. Somente retentores com status Aceito serão mostrados. Em Adiantados Pendentes, clique no botão Adicionar para incluir um adiantamento no Resumo de Pagamento. No Resumo do Pagamento, você pode ajustar o Valor ou usar o botão Excluir para remover uma entrada. Após clicar no botão Adicionar, o Valor Total do Pagamento não poderá ser modificado.
• A página de lista Pagamento de Adiantamento exibe uma tabela com as seguintes colunas: Número do Pagamento, Cliente, Data do Pagamento, Valor, Conta Bancária, Status e Ações.
• Na coluna Ações, os botões disponíveis são Marcar como Compensado, Cancelar Pagamento, Visualizar e Excluir.
• Ao clicar em Marcar como Compensado, o status do pagamento muda de Pendente para Compensado. Após esta ação, os botões Cancelar Pagamento e Excluir não ficam mais visíveis, permanecendo disponível apenas o botão Visualizar.
• Ao clicar em Cancelar pagamento, o status do pagamento muda de Pendente para Cancelado. Após o cancelamento, os botões Marcar como Desmarcado e Excluir não ficam mais visíveis e apenas o botão Visualizar permanece disponível.
• Você pode excluir um pagamento de adiantamento somente quando o status for Pendente.
• Clique no botão Visualizar para ver os detalhes do pagamento. O modo de visualização exibe informações de pagamento e alocações de retenção, incluindo número de retenção, data de retenção, total de retenção e valor alocado. O valor total do pagamento é mostrado na parte inferior.
• Quando um pagamento é compensado, o status do adiantamento é atualizado com base no valor do pagamento (Parcial ou Pago). Após o pagamento, o adiantamento pode ser convertido em Nota Fiscal de Venda.