Bilet pomocy technicznej Hubspot

Szczegółowa dokumentacja dotycząca biletu pomocy technicznej Hubspot

Dodatek integrujący bilety pomocy technicznej HubSpot łączy system platformy z platformą sprzedaży biletów HubSpot. Ta integracja umożliwia synchronizację zgłoszeń pomocy technicznej pomiędzy obydwoma systemami, zarządzanie zgłoszeniami HubSpot bezpośrednio z platformy i automatyczną synchronizację odpowiedzi na zgłoszenia.

Adres URL wersji demonstracyjnej

Wprowadzenie

Jak włączyć ten moduł

Aby skonfigurować dodatek do biletu pomocy technicznej Hubspot, kliknij ten link: Skonfiguruj dodatek

Jak korzystać z dodatku do biletu pomocy technicznej Hubspot?

Konfiguracja ustawień

Aby skonfigurować integrację biletu pomocy technicznej HubSpot, przejdź do opcji Ustawienia, a następnie biletu pomocy technicznej HubSpot. Tutaj znajdziesz pięć głównych opcji konfiguracyjnych, które kontrolują sposób działania integracji.
Najpierw użyj przełącznika Włącz/Wyłącz, aby włączyć lub wyłączyć całą integrację. Gdy opcja jest wyłączona, nie można wprowadzić żadnych szczegółów konfiguracji. Po włączeniu masz dostęp do wszystkich pozostałych ustawień, a integracja stanie się aktywna po zapisaniu zmian.
Następnie wpisz swój Token Dostępu w wyznaczonym polu. Token ten musi zostać wygenerowany z Twojego konta HubSpot i umożliwia bezpieczne połączenie pomiędzy HubSpot a platformą wymiany danych biletowych.
Następnie określ Owner EmailId, który ustawia domyślny adres e-mail użytkownika HubSpot, do którego będą automatycznie przypisywane nowe zgłoszenia po utworzeniu w ramach integracji.
Skonfiguruj przełącznik Synchronizuj, aby kontrolować automatyczną synchronizację. Po włączeniu wszelkie nowe lub zaktualizowane zgłoszenia pomocy technicznej utworzone w dodatku Zgłoszenie pomocy technicznej platformy zostaną automatycznie zsynchronizowane z Twoim kontem HubSpot. Wyłączenie tej opcji powoduje również ukrycie statusu synchronizacji na liście zgłoszeń.
Na koniec ustaw przełącznik Odpowiedz, aby zarządzać synchronizacją odpowiedzi. Po włączeniu wszelkie odpowiedzi na zgłoszenia w dodatku do zgłoszeń wsparcia platformy będą automatycznie przesyłane do odpowiednich zgłoszeń w HubSpot.

Ustawienia powiadomień e-mail

Aby skonfigurować powiadomienia e-mail o działaniach związanych ze zgłoszeniami HubSpot, przejdź do Ustawień, następnie Ustawień systemowych, a następnie Ustawień powiadomień e-mail i znajdź sekcję Bilet pomocy technicznej HubSpot.
Włącz opcję „HubSpot New Ticket”, aby otrzymywać powiadomienia e-mail za każdym razem, gdy w ramach integracji zostanie utworzony nowy bilet.
Włącz opcję „Odpowiedź na nowe zgłoszenie HubSpot”, aby otrzymywać powiadomienia e-mailem za każdym razem, gdy w systemie zostanie dodana odpowiedź do dowolnego zgłoszenia HubSpot.

Proces integracji

Po prawidłowym skonfigurowaniu z włączonym przełącznikiem możesz uzyskać dostęp do danych zgłoszeń HubSpot za pośrednictwem sekcji Dodatek biletu pomocy technicznej HubSpot na pulpicie nawigacyjnym. Integracja wyświetla wszystkie zgłoszenia HubSpot w scentralizowanej lokalizacji, co usprawnia zarządzanie.
Integracja zapewnia dwukierunkową synchronizację pomiędzy Twoją platformą a HubSpot: Z HubSpot: Zgłoszenia utworzone w HubSpot są automatycznie wyświetlane w sekcji Zgłoszenia do pomocy technicznej HubSpot, Do HubSpot: Zgłoszenia utworzone w sekcji Zgłoszenia do pomocy technicznej HubSpot są automatycznie synchronizowane z HubSpot.
Aby utworzyć nowe zgłoszenie do pomocy technicznej HubSpot, kliknij przycisk „Utwórz” w prawym górnym rogu. Wypełnij formularz tworzenia zgłoszenia, podając następujące szczegóły, wprowadź temat, wybierz priorytet (niski, średni, wysoki lub pilny) z menu rozwijanego, wybierz etap (nowy, w toku, wstrzymany lub zamknięty) i wprowadź opis. Wszystkie nowo utworzone zgłoszenia automatycznie synchronizują się z HubSpot po przesłaniu.

Główna lista zgłoszeń wyświetla wszystkie zgłoszenia pomocy technicznej w formie zorganizowanej tabeli z następującymi kolumnami: Identyfikator zgłoszenia (można kliknąć, aby wyświetlić szczegółowy widok), Temat, Właściciel, Stan (Stan synchronizacji: Niezsynchronizowana, Zsynchronizowana – widoczny tylko wtedy, gdy włączone jest ustawienie Synchronizuj), Wizualny wskaźnik priorytetu (oznaczone kolorami plakietki dla Niski, Średni, Wysoki, Pilny), Etap: Bieżący etap przepływu pracy (Nowy, Wstrzymane itp.) oraz Utworzono o.
Użyj paska wyszukiwania u góry listy zgłoszeń, aby szybko zlokalizować określone zgłoszenia, wprowadzając słowa kluczowe związane z identyfikatorem zgłoszenia, tematem, właścicielem lub innymi polami. Możesz także filtrować według statusu (jeśli jest włączony), etapu i priorytetu. Kliknij czerwony przycisk „Wyszukaj”, aby wykonać zapytanie.
Chociaż bilety synchronizują się automatycznie, możesz w dowolnym momencie ręcznie odświeżyć dane biletów z HubSpot, klikając ikonę synchronizacji w kolumnie Działania dla poszczególnych biletów lub korzystając z funkcji synchronizacji zbiorczej.

Odpowiedz na zgłoszenie do pomocy technicznej HubSpot

Po kliknięciu ikony odpowiedzi w kolumnie Działania na liście zgłoszeń zostaniesz przekierowany na stronę odpowiedzi na zgłoszenie, na której możesz wyświetlić pełne szczegóły zgłoszenia i odpowiedzieć na zgłoszenie. Strona odpowiedzi wyświetla wyczerpujące informacje zorganizowane w wielu sekcjach, w tym nagłówek zgłoszenia z unikalnym identyfikatorem, wiersz tematu i oznaczoną kolorem plakietkę etapu wskazującą bieżący stan przepływu pracy. Możesz także zobaczyć właściciela zgłoszenia, sygnaturę czasową utworzenia i kategorię typu zgłoszenia, co daje natychmiastowy kontekst dotyczący zgłoszenia do pomocy technicznej. Ten scentralizowany interfejs zapewnia dostęp do całej komunikacji i informacji związanych ze zgłoszeniami w jednym miejscu, co pozwala na efektywne zarządzanie wsparciem.
Aby odpowiedzieć na zgłoszenie, użyj formularza Dodaj odpowiedź znajdującego się w głównym obszarze zawartości. Uwaga: jeśli do zgłoszenia nie jest przypisana nazwa właściciela ani adres e-mail właściciela w HubSpot, funkcja odpowiadania zostanie wyłączona i pojawi się komunikat ostrzegawczy. Dzięki temu odpowiedzi będą kierowane do prawidłowego właściciela.
Pole Do wiadomości e-mail umożliwia wybranie lub wprowadzenie adresu e-mail odbiorcy, natomiast w obszarze tekstowym Odpowiedz na wiadomość możesz wpisać szczegółową odpowiedź. Po napisaniu wiadomości kliknij przycisk Wyślij odpowiedź, aby przesłać odpowiedź. Wszystkie odpowiedzi są automatycznie synchronizowane z HubSpot i łączone z wątkiem zgłoszeń, zachowując pełną historię komunikacji.
Prawy pasek boczny wyświetla najważniejsze szczegóły biletu, w tym identyfikator biletu, etap, poziom priorytetu oraz utworzone/zaktualizowane znaczniki czasu. Poniżej panel Informacje o właścicielu wyświetla szczegóły przypisanego członka zespołu, temat i pełny opis zgłoszenia.
Sekcja Powiązane kontakty umożliwia przeglądanie i zarządzanie wszystkimi kontaktami połączonymi ze zgłoszeniem poprzez kliknięcie przycisku „Utwórz”, aby dodać nowe kontakty lub usunięcia, aby je usunąć, dzięki czemu tylko odpowiednie strony pozostaną połączone z rozmową wsparcia.

Zarządzaj kontaktami HubSpot

Sekcja Zarządzaj kontaktami HubSpot umożliwia użytkownikom efektywne zarządzanie kontaktami połączonymi ze zgłoszeniami do pomocy technicznej HubSpot. Dostęp do tej sekcji można uzyskać, klikając przycisk Kontakty u góry strony Zarządzaj zgłoszeniami do pomocy technicznej HubSpot.
Aby utworzyć nowy kontakt, kliknij przycisk „Utwórz” w górnym rogu strony. Spowoduje to otwarcie formularza tworzenia kontaktu, w którym możesz wprowadzić niezbędne informacje, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
Strona Lista kontaktów wyświetla wszystkie kontakty w formie uporządkowanej tabeli z kolumnami Imię i nazwisko, Adres e-mail, Telefon, Utworzono w i Działania. Użyj paska wyszukiwania u góry strony, aby szybko zlokalizować określone kontakty, wpisując ich imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu, a następnie kliknij przycisk Szukaj, aby przefiltrować wyniki.
Każdy rząd kontaktów zawiera ikony akcji ułatwiające zarządzanie. Kliknij opcję edycji, aby zmodyfikować istniejące dane kontaktu, lub kliknij przycisk usuwania, aby usunąć kontakt z systemu.

Jak wygenerować token dostępu:

Zaloguj się do portalu HubSpot, z którym chcesz się zintegrować.
Przejdź do Ustawień (w prawym górnym rogu).
Na lewym pasku bocznym wybierz Integracje > Aplikacje prywatne.
Kliknij opcję Utwórz aplikację prywatną.
Nadaj aplikacji nazwę (np. „Synchronizacja biletów”) i opcjonalny opis.
W obszarze Zakresy zaznacz tylko te interfejsy API, których naprawdę potrzebujesz.
Kliknij Utwórz aplikację → Kontynuuj. HubSpot pokazuje raz moduł z tokenem.
Przechowuj token w bezpiecznym miejscu.