हबस्पॉट समर्थन टिकट विस्तृत दस्तावेज़ीकरण
हबस्पॉट सपोर्ट टिकट एकीकरण ऐड-ऑन आपके प्लेटफ़ॉर्म सिस्टम को हबस्पॉट के टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ता है। यह एकीकरण आपको दोनों प्रणालियों के बीच समर्थन टिकटों को सिंक करने, प्लेटफ़ॉर्म से सीधे हबस्पॉट टिकटों को प्रबंधित करने और टिकट उत्तरों को स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है।
परिचय
हबस्पॉट सपोर्ट टिकट एकीकरण ऐड-ऑन आपके प्लेटफ़ॉर्म सिस्टम को हबस्पॉट के टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ता है। यह एकीकरण आपको दोनों प्रणालियों के बीच समर्थन टिकटों को सिंक करने, प्लेटफ़ॉर्म से सीधे हबस्पॉट टिकटों को प्रबंधित करने और टिकट उत्तरों को स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है। ऐड-ऑन डेटा स्थिरता बनाए रखते हुए सभी प्लेटफार्मों पर निर्बाध टिकट प्रबंधन को सक्षम बनाता है।
इस मॉड्यूल को कैसे सक्षम करें
हबस्पॉट सपोर्ट टिकट ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन
हबस्पॉट सपोर्ट टिकट ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
सेटिंग्स कॉन्फ़िगरेशन
- हबस्पॉट सपोर्ट टिकट एकीकरण को कॉन्फ़िगर करने के लिए, सेटिंग्स पर जाएँ और फिर हबस्पॉट सपोर्ट टिकट पर जाएँ। यहां आपको पांच मुख्य कॉन्फ़िगरेशन विकल्प मिलेंगे जो नियंत्रित करते हैं कि एकीकरण कैसे काम करता है।
- सबसे पहले, संपूर्ण एकीकरण को सक्रिय या निष्क्रिय करने के लिए सक्षम/अक्षम टॉगल का उपयोग करें। अक्षम होने पर, आप कोई कॉन्फ़िगरेशन विवरण दर्ज नहीं कर सकते। सक्षम होने पर, आप अन्य सभी सेटिंग्स तक पहुंच सकते हैं और परिवर्तनों को सहेजने के बाद एकीकरण सक्रिय हो जाएगा।
- इसके बाद, निर्दिष्ट फ़ील्ड में अपना एक्सेस टोकन दर्ज करें। यह टोकन आपके हबस्पॉट खाते से उत्पन्न होना चाहिए और टिकट डेटा विनिमय के लिए हबस्पॉट और प्लेटफ़ॉर्म के बीच सुरक्षित कनेक्शन को सक्षम बनाता है।
- फिर मालिक ईमेलआईडी निर्दिष्ट करें, जो डिफ़ॉल्ट हबस्पॉट उपयोगकर्ता ईमेल पता सेट करता है जिसे एकीकरण के माध्यम से बनाए जाने पर नए टिकट स्वचालित रूप से असाइन किए जाएंगे।
- स्वचालित सिंकिंग को नियंत्रित करने के लिए सिंक्रोनाइज़ टॉगल को कॉन्फ़िगर करें। सक्षम होने पर, प्लेटफ़ॉर्म के सपोर्ट टिकट ऐड-ऑन में बनाया गया कोई भी नया या अपडेटेड सपोर्ट टिकट स्वचालित रूप से आपके हबस्पॉट खाते के साथ सिंक हो जाएगा। इसे अक्षम करने से टिकट सूची में सिंक्रोनाइज़ेशन स्थिति भी छिप जाती है।
- अंत में, उत्तर सिंक्रनाइज़ेशन को प्रबंधित करने के लिए उत्तर टॉगल सेट करें। सक्षम होने पर, प्लेटफ़ॉर्म के सपोर्ट टिकट ऐड-ऑन में टिकटों के लिए किया गया कोई भी उत्तर स्वचालित रूप से हबस्पॉट में संबंधित टिकट पर भेज दिया जाएगा।
ईमेल अधिसूचना सेटिंग्स
- हबस्पॉट टिकट गतिविधियों के लिए ईमेल सूचनाएं सेट करने के लिए, सेटिंग्स, फिर सिस्टम सेटिंग्स, फिर ईमेल अधिसूचना सेटिंग्स पर जाएं और हबस्पॉट सपोर्ट टिकट अनुभाग का पता लगाएं।
- जब भी एकीकरण के माध्यम से कोई नया टिकट बनाया जाता है तो ईमेल सूचनाएं प्राप्त करने के लिए "हबस्पॉट न्यू टिकट" सक्षम करें।
- जब भी सिस्टम के माध्यम से किसी हबस्पॉट टिकट में कोई उत्तर जोड़ा जाता है तो ईमेल सूचनाएं प्राप्त करने के लिए "हबस्पॉट न्यू टिकट रिप्लाई" सक्षम करें।
एकीकरण वर्कफ़्लो
- एक बार टॉगल सक्षम होने के साथ ठीक से कॉन्फ़िगर हो जाने पर, आप अपने डैशबोर्ड के भीतर हबस्पॉट सपोर्ट टिकट ऐड-ऑन अनुभाग के माध्यम से हबस्पॉट टिकट डेटा तक पहुंच सकते हैं। एकीकरण सुव्यवस्थित प्रबंधन के लिए सभी हबस्पॉट टिकटों को एक केंद्रीकृत स्थान पर प्रदर्शित करता है।
- एकीकरण आपके प्लेटफ़ॉर्म और हबस्पॉट के बीच द्विदिशीय सिंक्रनाइज़ेशन प्रदान करता है: हबस्पॉट से: हबस्पॉट में बनाए गए टिकट स्वचालित रूप से हबस्पॉट समर्थन टिकट अनुभाग में प्रदर्शित होते हैं, हबस्पॉट के लिए: हबस्पॉट समर्थन टिकट अनुभाग के भीतर बनाए गए टिकट स्वचालित रूप से हबस्पॉट के साथ समन्वयित होते हैं।
- एक नया हबस्पॉट समर्थन टिकट बनाने के लिए, शीर्ष दाएं कोने में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें, निम्नलिखित विवरण के साथ टिकट निर्माण फॉर्म भरें, विषय दर्ज करें, ड्रॉपडाउन से प्राथमिकता (निम्न, मध्यम, उच्च, या तत्काल) का चयन करें, चरण का चयन करें (नया, प्रगति पर, होल्ड पर, या बंद) और विवरण दर्ज करें। सबमिट करने पर सभी नए बनाए गए टिकट स्वचालित रूप से हबस्पॉट के साथ सिंक हो जाते हैं।
- मुख्य टिकट सूची सभी समर्थन टिकटों को निम्नलिखित कॉलम के साथ एक संगठित तालिका प्रारूप में प्रदर्शित करती है: टिकट आईडी (विस्तृत दृश्य के लिए क्लिक करने योग्य), विषय, मालिक, स्थिति (सिंक्रनाइज़ेशन स्थिति: अनसिंक्रनाइज़्ड, सिंक्रोनाइज़्ड - केवल तभी दिखाई देती है जब सिंक्रोनाइज़ सेटिंग सक्षम हो), प्राथमिकता दृश्य संकेतक (निम्न, मध्यम, उच्च, तत्काल के लिए रंग-कोडित बैज), चरण: वर्तमान वर्कफ़्लो चरण (नया, ऑन होल्ड, आदि), और बनाया गया।
- टिकट आईडी, विषय, मालिक, या अन्य फ़ील्ड से संबंधित कीवर्ड दर्ज करके विशिष्ट टिकटों का तुरंत पता लगाने के लिए टिकट सूची के शीर्ष पर खोज बार का उपयोग करें। आप स्थिति (यदि सक्षम हो), चरण और प्राथमिकता के आधार पर भी फ़िल्टर कर सकते हैं। अपनी क्वेरी निष्पादित करने के लिए लाल "खोज" बटन पर क्लिक करें।
- जबकि टिकट स्वचालित रूप से सिंक होते हैं, आप व्यक्तिगत टिकटों के लिए एक्शन कॉलम में सिंक आइकन पर क्लिक करके या बल्क सिंक फ़ंक्शन का उपयोग करके किसी भी समय हबस्पॉट से टिकट डेटा को मैन्युअल रूप से रीफ्रेश कर सकते हैं।
हबस्पॉट सपोर्ट टिकट का उत्तर दें
- जब आप टिकट सूची में क्रियाएँ कॉलम से उत्तर आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आपको टिकट उत्तर पृष्ठ पर निर्देशित किया जाएगा जहाँ आप संपूर्ण टिकट विवरण देख सकते हैं और टिकट पर प्रतिक्रिया दे सकते हैं। उत्तर पृष्ठ कई खंडों में व्यवस्थित व्यापक जानकारी प्रदर्शित करता है, जिसमें विशिष्ट पहचानकर्ता, विषय पंक्ति और रंग-कोडित चरण बैज के साथ टिकट हेडर शामिल है जो वर्तमान वर्कफ़्लो स्थिति को दर्शाता है। आप समर्थन अनुरोध के बारे में तत्काल संदर्भ देते हुए टिकट मालिक, निर्माण टाइमस्टैम्प और टिकट प्रकार श्रेणी भी देख सकते हैं। यह केंद्रीकृत इंटरफ़ेस सुनिश्चित करता है कि कुशल समर्थन प्रबंधन के लिए सभी टिकट संचार और जानकारी एक ही स्थान पर पहुंच योग्य हो।
- किसी टिकट का जवाब देने के लिए, मुख्य सामग्री क्षेत्र में स्थित उत्तर जोड़ें फ़ॉर्म का उपयोग करें। नोट: यदि टिकट में हबस्पॉट में निर्दिष्ट स्वामी का नाम या स्वामी ईमेल नहीं है, तो उत्तर कार्यक्षमता अक्षम कर दी जाएगी, और एक चेतावनी संदेश दिखाई देगा। यह सुनिश्चित करता है कि उत्तर किसी वैध स्वामी को निर्देशित किए जाएं।
- ईमेल करने के लिए फ़ील्ड आपको प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को चुनने या दर्ज करने की अनुमति देता है, जबकि उत्तर संदेश टेक्स्ट क्षेत्र वह है जहां आप अपनी विस्तृत प्रतिक्रिया लिखते हैं। एक बार जब आप अपना संदेश लिख लें, तो अपनी प्रतिक्रिया सबमिट करने के लिए उत्तर भेजें बटन पर क्लिक करें। सभी उत्तर स्वचालित रूप से हबस्पॉट के साथ समन्वयित होते हैं और टिकट थ्रेड से जुड़े होते हैं, जिससे संपूर्ण संचार इतिहास बना रहता है।
- दायां साइडबार टिकट आईडी, चरण, प्राथमिकता स्तर और निर्मित/अद्यतन टाइमस्टैम्प सहित आवश्यक टिकट विवरण प्रदर्शित करता है। उसके नीचे, स्वामी सूचना पैनल निर्दिष्ट टीम के सदस्य का विवरण, विषय पंक्ति और पूर्ण टिकट विवरण दिखाता है।
- संबद्ध संपर्क अनुभाग आपको नए संपर्क जोड़ने या उन्हें हटाने के लिए हटाने के लिए "बनाएँ" बटन पर क्लिक करके टिकट से जुड़े सभी संपर्कों को देखने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल संबंधित पक्ष ही समर्थन वार्तालाप से जुड़े रहें।
हबस्पॉट संपर्क प्रबंधित करें
- हबस्पॉट संपर्क प्रबंधित करें अनुभाग उपयोगकर्ताओं को हबस्पॉट समर्थन टिकटों से जुड़े संपर्कों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की अनुमति देता है। आप हबस्पॉट सपोर्ट टिकट प्रबंधित करें पृष्ठ के शीर्ष पर संपर्क बटन पर क्लिक करके इस अनुभाग तक पहुंच सकते हैं।
- नया संपर्क बनाने के लिए, पृष्ठ के शीर्ष कोने में "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। यह संपर्क निर्माण फ़ॉर्म खोलता है, जहाँ आप आवश्यक जानकारी जैसे पहला नाम, अंतिम नाम, ईमेल और फ़ोन नंबर दर्ज कर सकते हैं।
- संपर्क सूची पृष्ठ सभी संपर्कों को नाम, ईमेल, फ़ोन, निर्मित समय और क्रियाओं के कॉलम के साथ एक संरचित तालिका प्रारूप में प्रदर्शित करता है। विशिष्ट संपर्कों का नाम, ईमेल या फोन नंबर दर्ज करके उन्हें तुरंत ढूंढने के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर खोज बार का उपयोग करें, फिर परिणामों को फ़िल्टर करने के लिए खोज बटन पर क्लिक करें।
- प्रत्येक संपर्क पंक्ति में आसान प्रबंधन के लिए एक्शन आइकन शामिल हैं। मौजूदा संपर्क विवरण को संशोधित करने के लिए संपादन पर क्लिक करें, या सिस्टम से किसी संपर्क को हटाने के लिए हटाएँ पर क्लिक करें।
एक्सेस टोकन कैसे जनरेट करें:
- उस हबस्पॉट पोर्टल में साइन इन करें जिसके साथ आप एकीकृत होना चाहते हैं।
- सेटिंग्स (ऊपर-दाएं) पर जाएं।
- बाएं साइडबार में, एकीकरण > निजी ऐप्स चुनें।
- निजी ऐप बनाएं पर क्लिक करें.
- ऐप को एक नाम दें (उदाहरण के लिए "टिकट सिंक") और वैकल्पिक विवरण।
- स्कोप्स के अंतर्गत, केवल उन्हीं एपीआई पर टिक करें जिनकी आपको वास्तव में आवश्यकता है।
- ऐप बनाएं → जारी रखें पर क्लिक करें। हबस्पॉट एक बार टोकन के साथ एक मॉडल दिखाता है।
- टोकन को सुरक्षित स्थान पर संग्रहित करें।