وثائق تذكرة دعم Hubspot التفصيلية
تربط إضافة تكامل تذاكر دعم HubSpot نظام منصتك بمنصة التذاكر الخاصة بـ HubSpot. يتيح لك هذا التكامل مزامنة تذاكر الدعم بين النظامين وإدارة تذاكر HubSpot مباشرة من المنصة ومزامنة ردود التذاكر تلقائياً.
مقدمة
تربط إضافة تكامل تذاكر دعم HubSpot نظام منصتك بمنصة تذاكر HubSpot. يتيح لك هذا التكامل مزامنة تذاكر الدعم بين النظامين، وإدارة تذاكر HubSpot مباشرة من المنصة، ومزامنة ردود التذاكر تلقائيًا. تتيح الإضافة إدارة تذاكر سلسة عبر المنصات مع الحفاظ على اتساق البيانات.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة تذكرة دعم Hubspot، يمكنك اتباع هذا الرابط: إعداد الإضافة
كيفية استخدام إضافة تذاكر دعم HubSpot؟
تكوين الإعدادات
- لتهيئة تكامل تذاكر دعم HubSpot، انتقل إلى الإعدادات ثم HubSpot Support Ticket. هنا ستجد خمسة خيارات تهيئة رئيسية تتحكم في طريقة عمل التكامل.
- أولاً، استخدم مفتاح التفعيل/التعطيل لتفعيل أو تعطيل التكامل بالكامل. عند التعطيل، لا يمكنك إدخال أي تفاصيل تهيئة. عند التفعيل، يمكنك الوصول إلى جميع الإعدادات الأخرى وسيصبح التكامل نشطاً بعد حفظ التغييرات.
- بعد ذلك، أدخل Access Token في الحقل المخصص. يجب توليد هذا الرمز من حساب HubSpot لديك وهو يتيح الاتصال الآمن بين HubSpot والمنصة لتبادل بيانات التذاكر.
- ثم حدّد البريد الإلكتروني للمالك، الذي يحدد عنوان البريد الإلكتروني الافتراضي لمستخدم HubSpot الذي ستُعيَّن إليه التذاكر الجديدة تلقائياً عند إنشائها عبر التكامل.
- كوّن مفتاح المزامنة للتحكم في المزامنة التلقائية. عند التفعيل، ستتم مزامنة أي تذاكر دعم جديدة أو محدّثة تُنشأ في إضافة تذاكر الدعم بالمنصة تلقائياً مع حساب HubSpot الخاص بك. كما يؤدي تعطيل هذا إلى إخفاء حالة المزامنة في قائمة التذاكر.
- أخيرًا، اضبط مفتاح تبديل الرد لإدارة مزامنة الردود. عند التفعيل، أي ردود تُجرى على التذاكر في إضافة تذاكر الدعم بالمنصة ستُدفَع تلقائيًا إلى التذكرة المقابلة في HubSpot.
إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني
- لإعداد إشعارات البريد الإلكتروني لأنشطة تذاكر HubSpot، اذهب إلى الإعدادات، ثم إعدادات النظام، ثم إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني وحدّد موقع قسم تذكرة دعم HubSpot.
- فعّل “تذكرة HubSpot جديدة” لتلقّي إشعارات بريد إلكتروني كلما أُنشئت تذكرة جديدة عبر التكامل.
- فعّل ”رد تذكرة HubSpot جديدة“ لتلقّي إشعارات البريد الإلكتروني كلما أُضيف رد إلى أي تذكرة HubSpot عبر النظام.
سير عمل التكامل
- بمجرد الإعداد الصحيح مع تفعيل المبدّل، يمكنك الوصول إلى بيانات تذاكر HubSpot عبر قسم إضافة تذاكر دعم HubSpot داخل لوحتك. يعرض التكامل جميع تذاكر HubSpot في موقع مركزي لإدارة مبسّطة.
- يوفّر الدمج مزامنة ثنائية الاتجاه بين منصتك وHubSpot: من HubSpot: تُعرض التذاكر المنشأة في HubSpot تلقائيًا في قسم تذاكر دعم HubSpot، وإلى HubSpot: تُزامَن التذاكر المنشأة داخل قسم تذاكر دعم HubSpot تلقائيًا مع HubSpot.
- لإنشاء تذكرة دعم HubSpot جديدة، انقر على زر «إنشاء» في الزاوية العلوية اليمنى، واملأ نموذج إنشاء التذكرة بالتفاصيل التالية: أدخل الموضوع، اختر الأولوية (منخفضة، متوسطة، عالية، أو عاجلة) من القائمة المنسدلة، اختر المرحلة (جديدة، قيد التقدم، معلّقة، أو مغلقة) وأدخل الوصف. تتزامن جميع التذاكر المُنشأة حديثًا تلقائيًا مع HubSpot عند الإرسال.
- تعرض قائمة التذاكر الرئيسية جميع تذاكر الدعم بصيغة جدول منظمة بالأعمدة التالية: معرّف التذكرة (قابل للنقر للعرض التفصيلي)، الموضوع، المالك، الحالة (حالة المزامنة: غير مُزامَن، مُزامَن – مرئية فقط إذا كان إعداد المزامنة مُفعّلاً)، المؤشر البصري للأولوية (شارات مُلوّنة لمنخفض، متوسط، عالٍ، عاجل)، المرحلة: مرحلة سير العمل الحالية (جديد، معلّق، إلخ)، وتاريخ الإنشاء.
- استخدم شريط البحث في أعلى قائمة التذاكر لتحديد موقع تذاكر معيّنة بسرعة بإدخال كلمات مفتاحية متعلّقة بمعرّف التذكرة، أو الموضوع، أو المالك، أو حقول أخرى. يمكنك أيضًا التصفية حسب الحالة (إن كانت مُفعَّلة)، والمرحلة، والأولوية. انقر على زر "بحث" الأحمر لتنفيذ استعلامك.
- بينما تتم مزامنة التذاكر تلقائيًا، يمكنك تحديث بيانات التذاكر يدويًا من HubSpot في أي وقت بالنقر على أيقونة المزامنة في عمود الإجراءات للتذاكر الفردية أو باستخدام وظيفة المزامنة المجمّعة.
الردّ على تذكرة دعم HubSpot
- عندما تنقر على أيقونة الرد من عمود الإجراءات في قائمة التذاكر، ستُوجَّه إلى صفحة الرد على التذكرة حيث يمكنك عرض تفاصيل التذكرة كاملة والرد على التذكرة. تعرض صفحة الرد معلومات شاملة منظّمة في أقسام متعددة، بما في ذلك رأس التذكرة مع المعرّف الفريد، وسطر الموضوع، وشارة المرحلة الملوّنة التي تشير إلى حالة سير العمل الحالية. يمكنك أيضًا رؤية مالك التذكرة، وطابع وقت الإنشاء، وفئة نوع التذكرة، مما يمنحك سياقًا فوريًا حول طلب الدعم. تضمن هذه الواجهة المركزية إمكانية الوصول إلى جميع اتصالات ومعلومات التذكرة في مكان واحد لإدارة دعم فعّالة.
- للرد على تذكرة، استخدم نموذج Add Reply الموجود في منطقة المحتوى الرئيسية. ملاحظة: إذا لم يكن للتذكرة اسم مالك أو بريد مالك مُسند في HubSpot، فستُعطّل وظيفة الرد وستظهر رسالة تحذير. يضمن هذا توجيه الردود إلى مالك صالح.
- يتيح لك حقل «إلى البريد الإلكتروني» اختيار أو إدخال عنوان بريد المستلم، بينما منطقة نص «رسالة الرد» هي حيث تكتب ردك المفصّل. بمجرد كتابة رسالتك، انقر على زر «إرسال الرد» لإرسال ردك. تتزامن جميع الردود تلقائيًا مع HubSpot وترتبط بسلسلة محادثة التذكرة، مع الحفاظ على تاريخ تواصل كامل.
- يعرض الشريط الجانبي الأيمن تفاصيل التذكرة الأساسية بما في ذلك معرّف التذكرة والمرحلة ومستوى الأولوية والطوابع الزمنية للإنشاء/التحديث. وأسفل ذلك، تُظهر لوحة معلومات المالك تفاصيل عضو الفريق المعيّن وسطر الموضوع ووصف التذكرة الكامل.
- يتيح لك قسم جهات الاتصال المرتبطة عرض وإدارة جميع جهات الاتصال المرتبطة بالتذكرة بالنقر على زر «إنشاء» لإضافة جهات اتصال جديدة أو حذف لإزالتها، ما يضمن بقاء الأطراف ذات الصلة فقط متصلة بمحادثة الدعم.
إدارة جهات اتصال HubSpot
- يتيح قسم إدارة جهات اتصال HubSpot للمستخدمين إدارة جهات الاتصال المرتبطة بتذاكر دعم HubSpot بكفاءة. يمكنك الوصول إلى هذا القسم بالنقر على زر جهات الاتصال أعلى صفحة إدارة تذاكر دعم HubSpot.
- لإنشاء جهة اتصال جديدة، انقر زر «إنشاء» في الزاوية العلوية من الصفحة. يفتح ذلك نموذج إنشاء جهة الاتصال، حيث يمكنك إدخال المعلومات الأساسية مثل الاسم الأول والاسم الأخير والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
- تعرض صفحة قائمة جهات الاتصال جميع جهات الاتصال بتنسيق جدول منظم بأعمدة للاسم والبريد الإلكتروني والهاتف وتاريخ الإنشاء والإجراءات. استخدم شريط البحث في أعلى الصفحة للعثور بسرعة على جهات اتصال محددة بإدخال اسمها أو بريدها الإلكتروني أو رقم هاتفها، ثم انقر على زر البحث لتصفية النتائج.
- يتضمن كل صف جهة اتصال أيقونات إجراء لسهولة الإدارة. انقر على تعديل لتغيير تفاصيل جهة الاتصال الحالية، أو انقر على حذف لإزالة جهة اتصال من النظام.
كيفية إنشاء رمز الوصول:
- سجّل الدخول إلى بوابة HubSpot التي تريد التكامل معها.
- انتقل إلى الإعدادات (أعلى اليمين).
- في الشريط الجانبي الأيسر، اختر التكاملات > التطبيقات الخاصة.
- انقر على إنشاء تطبيق خاص.
- امنح التطبيق اسمًا (مثلًا «Ticket Sync») ووصفًا اختياريًا.
- تحت النطاقات، حدّد فقط الـ APIs التي تحتاجها فعلًا.
- انقر على إنشاء تطبيق ← متابعة. يعرض HubSpot نافذة منبثقة بالرمز مرة واحدة.
- خزّن الرمز في مكان آمن.