Documentación detallada de tickets de soporte de Hubspot
El complemento de integración de tickets de soporte de HubSpot conecta el sistema de tu plataforma con la plataforma de tickets de HubSpot. Esta integración te permite sincronizar los tickets de soporte entre ambos sistemas, gestionar los tickets de HubSpot directamente desde la plataforma y sincronizar automáticamente las respuestas a los tickets.
Introducción
El complemento de integración con tickets de soporte de HubSpot conecta el sistema de tu plataforma con la plataforma de tickets de HubSpot. Esta integración te permite sincronizar los tickets de soporte entre ambos sistemas, gestionar los tickets de HubSpot directamente desde la plataforma y sincronizar automáticamente las respuestas a los tickets. El complemento permite una gestión fluida de los tickets entre plataformas, manteniendo la coherencia de los datos.
Cómo habilitar este módulo
Para configurar el complemento de tickets de soporte de Hubspot, puedes seguir este enlace: Configurar Complemento
¿Cómo usar el complemento de tickets de soporte de HubSpot?
Configuración de ajustes
- Para configurar la integración con HubSpot Support Ticket, ve a Configuración y luego a HubSpot Support Ticket. Allí encontrarás cinco opciones principales de configuración que controlan cómo funciona la integración.
- Primero, usa el interruptor de activar/desactivar para encender o apagar toda la integración. Cuando está desactivada, no puedes introducir ningún detalle de configuración. Cuando está activada, puedes acceder a todos los demás ajustes y la integración se activará tras guardar los cambios.
- A continuación, introduce tu token de acceso en el campo designado. Este token debe generarse desde tu cuenta de HubSpot y permite la conexión segura entre HubSpot y la plataforma para el intercambio de datos de tickets.
- Luego especifica el Owner EmailId, que establece la dirección de correo electrónico del usuario de HubSpot predeterminado a quien se asignarán automáticamente los nuevos tickets cuando se creen a través de la integración.
- Configura el interruptor Sincronizar para controlar la sincronización automática. Cuando está activado, cualquier ticket de soporte nuevo o actualizado creado en el Complemento de Tickets de Soporte de la plataforma se sincronizará automáticamente con tu cuenta de HubSpot. Desactivarlo también oculta el Estado de Sincronización en la lista de tickets.
- Por último, activa el conmutador de Respuesta para gestionar la sincronización de respuestas. Cuando está habilitado, cualquier respuesta realizada a los tickets en el complemento de Tickets de Soporte de la plataforma se enviará automáticamente al ticket correspondiente en HubSpot.
Configuración de notificaciones por correo electrónico
- Para configurar las notificaciones por correo de las actividades de tickets de HubSpot, ve a Ajustes, luego a Ajustes del sistema, después a Ajustes de notificaciones por correo y localiza la sección Tickets de soporte de HubSpot.
- Activa “Nuevo ticket de HubSpot” para recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que se cree un nuevo ticket a través de la integración.
- Activa "Nueva respuesta de ticket de HubSpot" para recibir notificaciones por correo cada vez que se añada una respuesta a cualquier ticket de HubSpot a través del sistema.
Flujo de trabajo de integración
- Una vez configurado correctamente con el interruptor activado, puedes acceder a los datos de tickets de HubSpot a través de la sección del complemento de Tickets de soporte de HubSpot dentro de tu panel. La integración muestra todos los tickets de HubSpot en una ubicación centralizada para una gestión más ágil.
- The integration provides bidirectional synchronization between your platform and HubSpot: From HubSpot: Tickets created in HubSpot are automatically displayed in the HubSpot Support Ticket section, To HubSpot: Tickets created within the HubSpot Support Ticket section are automatically synced to HubSpot.
- Para crear un nuevo ticket de soporte de HubSpot, haz clic en el botón «Crear» en la esquina superior derecha. Completa el formulario de creación del ticket con los siguientes datos: introduce el asunto, selecciona la Prioridad (Baja, Media, Alta o Urgente) en el menú desplegable, selecciona la Etapa (Nuevo, En curso, En espera o Cerrado) e introduce la Descripción. Todos los tickets recién creados se sincronizan automáticamente con HubSpot al enviarse.
- La lista principal de tickets muestra todos los tickets de soporte en una tabla organizada con las siguientes columnas: ID del ticket (se puede hacer clic para ver el detalle), Asunto, Propietario, Estado (estado de sincronización: No sincronizado, Sincronizado, visible solo si la opción Sincronizar está activada), Indicador visual de prioridad (insignias con código de color para Baja, Media, Alta, Urgente), Fase: la etapa actual del flujo de trabajo (Nuevo, En espera, etc.) y Creado el.
- Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la lista de tickets para localizar rápidamente tickets específicos introduciendo palabras clave relacionadas con el ID del ticket, el Asunto, el Responsable u otros campos. También puedes filtrar por Estado (si está habilitado), Etapa y Prioridad. Haz clic en el botón rojo “Buscar” para ejecutar tu consulta.
- Aunque los tickets se sincronizan automáticamente, puedes actualizar manualmente los datos de los tickets desde HubSpot en cualquier momento haciendo clic en el icono de sincronización de la columna Acciones para tickets individuales o usando la función de sincronización masiva.
Responder al ticket de soporte de HubSpot
- Cuando haces clic en el icono de respuesta desde la columna Acciones en la lista de tickets, accedes a la página de respuesta del ticket, donde puedes ver todos los detalles del ticket y responder a él. La página de respuesta muestra información completa organizada en varias secciones, incluida la cabecera del ticket con el identificador único, la línea de asunto y una insignia de etapa con código de color que indica el estado actual del flujo de trabajo. También puedes ver el propietario del ticket, la marca de tiempo de creación y la categoría del tipo de ticket, lo que te da contexto inmediato sobre la solicitud de soporte. Esta interfaz centralizada garantiza que toda la comunicación e información del ticket sea accesible en un solo lugar para una gestión de soporte eficiente.
- Para responder a un ticket, utiliza el formulario Añadir respuesta ubicado en el área de contenido principal. Nota: si el ticket no tiene asignado un Nombre de propietario o un Correo del propietario en HubSpot, la función de respuesta se desactivará y aparecerá un mensaje de advertencia. Así se garantiza que las respuestas se dirijan a un propietario válido.
- El campo Para (correo) te permite seleccionar o introducir la dirección de correo del destinatario, mientras que el área de texto Mensaje de respuesta es donde redactas tu respuesta detallada. Una vez que hayas escrito tu mensaje, haz clic en el botón Enviar respuesta para enviarlo. Todas las respuestas se sincronizan automáticamente con HubSpot y se asocian al hilo del ticket, manteniendo un historial de comunicación completo.
- La barra lateral derecha muestra los datos esenciales del ticket, incluido el ID del ticket, la etapa, el nivel de prioridad y las marcas de tiempo de creación/actualización. Debajo, el panel de Información del propietario muestra los datos del miembro del equipo asignado, la línea de asunto y la descripción completa del ticket.
- La sección de Contactos asociados te permite ver y gestionar todos los contactos vinculados al ticket; haz clic en el botón «Crear» para añadir nuevos contactos o en eliminar para quitarlos, garantizando que solo las partes relevantes permanezcan conectadas a la conversación de soporte.
Gestionar contactos de HubSpot
- La sección Gestionar Contactos de HubSpot permite a los usuarios gestionar de forma eficiente los contactos vinculados a los tickets de soporte de HubSpot. Puedes acceder a esta sección haciendo clic en el botón Contactos en la parte superior de la página Gestionar Tickets de Soporte de HubSpot.
- Para crear un nuevo contacto, haz clic en el botón “Crear” en la esquina superior de la página. Esto abre el formulario de creación de contactos, donde puedes introducir información esencial como Nombre, Apellido, Correo electrónico y Número de teléfono.
- La página de Lista de contactos muestra todos los contactos en una tabla estructurada con columnas para Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Creado el y Acciones. Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la página para localizar rápidamente contactos concretos introduciendo su nombre, correo o número de teléfono, y luego haz clic en el botón Buscar para filtrar los resultados.
- Cada fila de contacto incluye iconos de acción para una gestión sencilla. Haz clic en editar para modificar los datos de un contacto existente, o en eliminar para quitar un contacto del sistema.
Cómo generar el token de acceso:
- Inicia sesión en el portal de HubSpot con el que quieres integrarte.
- Ve a Configuración (esquina superior derecha).
- En la barra lateral izquierda, elige Integraciones > Aplicaciones privadas.
- Haz clic en Crear app privada.
- Asigna un nombre a la aplicación (por ejemplo, «Ticket Sync») y una descripción opcional.
- En Scopes, marca solo las APIs que realmente necesites.
- Haz clic en Crear app → Continuar. HubSpot muestra una ventana con el token una sola vez.
- Guarda el token en un lugar seguro.