Documentazione dettagliata del ticket di supporto Hubspot
Il componente aggiuntivo di integrazione del ticket di supporto HubSpot collega il tuo sistema di piattaforma con la piattaforma di ticketing di HubSpot. Questa integrazione ti consente di sincronizzare i ticket di supporto tra entrambi i sistemi, gestire i ticket HubSpot direttamente dalla piattaforma e sincronizzare automaticamente le risposte ai ticket.
Introduzione
L'Add-On di integrazione dei ticket di supporto HubSpot collega il tuo sistema con la piattaforma di ticketing di HubSpot. Questa integrazione ti consente di sincronizzare i ticket di supporto tra entrambi i sistemi, gestire i ticket HubSpot direttamente dalla piattaforma e sincronizzare automaticamente le risposte ai ticket. L'Add-On consente una gestione fluida dei ticket tra le piattaforme mantenendo la coerenza dei dati.
Come abilitare questo modulo
Per impostare il componente aggiuntivo del ticket di supporto Hubspot, puoi seguire questo collegamento: Componente aggiuntivo di installazione
Come utilizzare il componente aggiuntivo del ticket di supporto Hubspot?
Configurazione delle impostazioni
- Per configurare l'integrazione del ticket di supporto HubSpot, vai su Impostazioni quindi Ticket di supporto HubSpot. Qui troverai cinque opzioni di configurazione principali che controllano il funzionamento dell'integrazione.
- Innanzitutto, utilizza l'interruttore Abilita/Disabilita per attivare o disattivare l'intera integrazione. Quando disabilitato, non è possibile inserire alcun dettaglio di configurazione. Se abilitato, puoi accedere a tutte le altre impostazioni e l'integrazione diventerà attiva dopo aver salvato le modifiche.
- Successivamente, inserisci il tuo token di accesso nel campo designato. Questo token deve essere generato dal tuo account HubSpot e consente la connessione sicura tra HubSpot e la piattaforma per lo scambio dei dati dei biglietti.
- Specifica poi l'Owner EmailId, che imposta l'indirizzo email dell'utente HubSpot predefinito a cui verranno assegnati automaticamente i nuovi ticket creati tramite l'integrazione.
- Configura l'interruttore Sincronizza per controllare la sincronizzazione automatica. Quando è attivo, ogni ticket di assistenza nuovo o aggiornato creato nell'Add-On Ticket di Assistenza della piattaforma verrà sincronizzato automaticamente con il tuo account HubSpot. Disattivarlo nasconde anche lo Stato di Sincronizzazione nell'elenco dei ticket.
- Infine, imposta l'interruttore Rispondi per gestire la sincronizzazione delle risposte. Se abilitato, tutte le risposte fornite ai ticket nel componente aggiuntivo Support Ticket della piattaforma verranno automaticamente inviate al ticket corrispondente in HubSpot.
Impostazioni di notifica e-mail
- Per impostare le notifiche e-mail per le attività dei ticket HubSpot, vai su Impostazioni, quindi Impostazioni di sistema, quindi Impostazioni notifiche e-mail e individua la sezione Ticket di supporto HubSpot.
- Abilita "Nuovo ticket HubSpot" per ricevere notifiche e-mail ogni volta che viene creato un nuovo ticket tramite l'integrazione.
- Abilita "Risposta nuovo ticket HubSpot" per ricevere notifiche e-mail ogni volta che viene aggiunta una risposta a qualsiasi ticket HubSpot tramite il sistema.
Flusso di lavoro di integrazione
- Una volta configurato correttamente con l'interruttore abilitato, puoi accedere ai dati dei ticket HubSpot tramite la sezione Add-on Ticket di Supporto HubSpot nella tua dashboard. L'integrazione mostra tutti i ticket HubSpot in un'unica posizione centralizzata per una gestione semplificata.
- L'integrazione fornisce la sincronizzazione bidirezionale tra la tua piattaforma e HubSpot: Da HubSpot: i ticket creati in HubSpot vengono automaticamente visualizzati nella sezione Ticket di supporto HubSpot, A HubSpot: i ticket creati nella sezione Ticket di supporto HubSpot vengono automaticamente sincronizzati su HubSpot.
- Per creare un nuovo ticket di supporto HubSpot, fai clic sul pulsante "Crea" nell'angolo in alto a destra Compila il modulo di creazione del ticket con i seguenti dettagli, inserisci l'oggetto, seleziona la priorità (bassa, media, alta o urgente) dal menu a discesa, seleziona la fase (nuova, in corso, in attesa o chiusa) e inserisci la descrizione. Tutti i biglietti appena creati si sincronizzano automaticamente con HubSpot al momento dell'invio.
- L'elenco principale dei ticket mostra tutti i ticket di supporto in un formato di tabella organizzata con le seguenti colonne: ID ticket (su cui è possibile fare clic per una visualizzazione dettagliata), Oggetto, Proprietario, Stato (Stato di sincronizzazione: Non sincronizzato, Sincronizzato - visibile solo se l'impostazione Sincronizza è abilitata), Indicatore visivo di priorità (badge con codice colore per Basso, Medio, Alto, Urgente), Fase: Fase corrente del flusso di lavoro (Nuovo, In attesa, ecc.) e Creato a.
- Utilizza la barra di ricerca nella parte superiore dell'elenco dei ticket per individuare rapidamente ticket specifici inserendo parole chiave correlate a ID ticket, Oggetto, Proprietario o altri campi. Puoi anche filtrare per Stato (se abilitato), Fase e Priorità. Fare clic sul pulsante rosso "Cerca" per eseguire la query.
- Mentre i biglietti si sincronizzano automaticamente, puoi aggiornare manualmente i dati dei biglietti da HubSpot in qualsiasi momento facendo clic sull'icona di sincronizzazione nella colonna Azioni per i singoli biglietti o utilizzando la funzione di sincronizzazione in blocco.
Rispondi al ticket di supporto HubSpot
- Quando fai clic sull'icona di risposta dalla colonna Azioni nell'elenco dei ticket, verrai indirizzato alla pagina di risposta al ticket dove potrai visualizzare i dettagli completi del ticket e rispondere al ticket. La pagina di risposta mostra informazioni complete organizzate in più sezioni, inclusa l'intestazione del ticket con l'identificatore univoco, la riga dell'oggetto e il badge della fase con codice colore che indica lo stato corrente del flusso di lavoro. Puoi anche visualizzare il proprietario del ticket, il timestamp di creazione e la categoria del tipo di ticket, fornendoti un contesto immediato sulla richiesta di supporto. Questa interfaccia centralizzata garantisce che tutte le comunicazioni e le informazioni sui ticket siano accessibili in un unico posto per una gestione efficiente del supporto.
- Per rispondere a un ticket, utilizza il modulo Aggiungi risposta situato nell'area del contenuto principale. Nota: se al ticket non è assegnato un nome proprietario o un'e-mail proprietario in HubSpot, la funzionalità di risposta sarà disabilitata e verrà visualizzato un messaggio di avviso. Ciò garantisce che le risposte vengano indirizzate a un proprietario valido.
- Il campo A email ti consente di selezionare o inserire l'indirizzo email del destinatario, mentre l'area di testo del messaggio di risposta è dove componi la tua risposta dettagliata. Dopo aver scritto il messaggio, fai clic sul pulsante Invia risposta per inviare la risposta. Tutte le risposte vengono automaticamente sincronizzate con HubSpot e associate al thread del ticket, mantenendo una cronologia completa delle comunicazioni.
- La barra laterale destra mostra i dettagli essenziali del biglietto, inclusi l'ID del biglietto, la fase, il livello di priorità e i timestamp creati/aggiornati. Sotto, il pannello Informazioni sul proprietario mostra i dettagli del membro del team assegnato, la riga dell'oggetto e la descrizione completa del biglietto.
- La sezione Contatti associati ti consente di visualizzare e gestire tutti i contatti collegati al ticket facendo clic sul pulsante "Crea" per aggiungere nuovi contatti o eliminarli per rimuoverli, garantendo che solo le parti interessate rimangano connesse alla conversazione di supporto.
Gestisci i contatti HubSpot
- La sezione Gestisci contatti HubSpot consente agli utenti di gestire in modo efficiente i contatti collegati ai ticket di supporto HubSpot. Puoi accedere a questa sezione facendo clic sul pulsante Contatti nella parte superiore della pagina Gestisci ticket di supporto HubSpot.
- Per creare un nuovo contatto, fai clic sul pulsante "Crea" nell'angolo superiore della pagina. Si apre il modulo di creazione del contatto, in cui è possibile inserire informazioni essenziali come nome, cognome, e-mail e numero di telefono.
- La pagina Elenco contatti visualizza tutti i contatti in un formato di tabella strutturata con colonne per Nome, E-mail, Telefono, Creato a e Azioni. Utilizza la barra di ricerca nella parte superiore della pagina per individuare rapidamente contatti specifici inserendo il nome, l'e-mail o il numero di telefono, quindi fai clic sul pulsante Cerca per filtrare i risultati.
- Ogni riga di contatto include icone di azione per una facile gestione. Fare clic su Modifica per modificare i dettagli del contatto esistente oppure fare clic su Elimina per rimuovere un contatto dal sistema.
Come generare il token di accesso:
- Accedi al portale HubSpot con cui desideri integrarti.
- Vai su Impostazioni (in alto a destra).
- Nella barra laterale di sinistra, scegli Integrazioni > App private.
- Fai clic su Crea app privata.
- Assegna un nome all'app (ad esempio "Ticket Sync") e una descrizione facoltativa.
- In Ambiti, seleziona solo le API di cui hai veramente bisogno.
- Fare clic su Crea app → Continua. HubSpot mostra una modale con il token una volta.
- Conserva il token in un luogo sicuro.