Hubspot-Support-Ticket – Ausführliche Dokumentation
Das HubSpot-Support-Ticket-Integrations-Add-on verbindet Ihr Plattformsystem mit der Ticketing-Plattform von HubSpot. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Support-Tickets zwischen beiden Systemen zu synchronisieren, HubSpot-Tickets direkt von der Plattform aus zu verwalten und Ticket-Antworten automatisch zu synchronisieren.
Einführung
Das Add-On zur HubSpot-Support-Ticket-Integration verbindet Ihr Plattformsystem mit der Ticketing-Plattform von HubSpot. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Support-Tickets zwischen beiden Systemen zu synchronisieren, HubSpot-Tickets direkt von der Plattform aus zu verwalten und Ticket-Antworten automatisch zu synchronisieren. Das Add-On ermöglicht eine nahtlose Ticket-Verwaltung über Plattformen hinweg und wahrt dabei die Datenkonsistenz.
How to enable this module
Um das HubSpot-Support-Ticket-Add-on einzurichten, folgen Sie diesem Link: Add-On einrichten
Wie verwende ich das HubSpot-Support-Ticket-Add-on?
Einstellungen-Konfiguration
- Um die HubSpot-Support-Ticket-Integration zu konfigurieren, navigieren Sie zu Einstellungen und dann zu HubSpot Support Ticket. Hier finden Sie fünf zentrale Konfigurationsoptionen, die steuern, wie die Integration funktioniert.
- Verwenden Sie zunächst den Aktivieren/Deaktivieren-Schalter, um die gesamte Integration zu aktivieren oder zu deaktivieren. Bei deaktiviertem Zustand können Sie keine Konfigurationsdetails eingeben. Bei aktiviertem Zustand können Sie auf alle anderen Einstellungen zugreifen, und die Integration wird nach dem Speichern der Änderungen aktiv.
- Geben Sie als Nächstes Ihr Access Token in das vorgesehene Feld ein. Dieses Token muss aus Ihrem HubSpot-Konto generiert werden und ermöglicht die sichere Verbindung zwischen HubSpot und der Plattform für den Austausch von Ticketdaten.
- Geben Sie dann die Owner-EmailId an, die die Standard-E-Mail-Adresse des HubSpot-Nutzers festlegt, dem neue Tickets automatisch zugewiesen werden, wenn sie über die Integration erstellt werden.
- Konfigurieren Sie den Umschalter „Synchronisieren“, um die automatische Synchronisierung zu steuern. Wenn aktiviert, werden alle neuen oder aktualisierten Support-Tickets, die im Support-Ticket-Add-on der Plattform erstellt werden, automatisch mit Ihrem HubSpot-Konto synchronisiert. Das Deaktivieren blendet außerdem den Synchronisierungsstatus in der Ticketliste aus.
- Setzen Sie schließlich den Antwort-Umschalter, um die Synchronisierung von Antworten zu steuern. Wenn aktiviert, werden alle Antworten auf Tickets im Support-Ticket-Add-on der Plattform automatisch an das entsprechende Ticket in HubSpot übertragen.
E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen
- Um E-Mail-Benachrichtigungen für HubSpot-Ticketaktivitäten einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen, dann Systemeinstellungen, dann E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen und suchen Sie den Abschnitt HubSpot-Support-Ticket.
- Aktivieren Sie „HubSpot Neues Ticket“, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, sobald über die Integration ein neues Ticket erstellt wird.
- Aktivieren Sie „HubSpot Neue Ticket-Antwort“, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, sobald über das System eine Antwort zu einem HubSpot-Ticket hinzugefügt wird.
Integration Workflow
- Sobald die Integration mit aktiviertem Schalter ordnungsgemäß konfiguriert ist, kannst du im Bereich „HubSpot-Support-Ticket-Add-on“ in deinem Dashboard auf HubSpot-Ticketdaten zugreifen. Die Integration zeigt alle HubSpot-Tickets an einem zentralen Ort für ein optimiertes Management an.
- Die Integration bietet eine bidirektionale Synchronisierung zwischen deiner Plattform und HubSpot: Aus HubSpot: In HubSpot erstellte Tickets werden automatisch im Bereich HubSpot-Support-Ticket angezeigt. Nach HubSpot: Tickets, die im Bereich HubSpot-Support-Ticket erstellt werden, werden automatisch mit HubSpot synchronisiert.
- Um ein neues HubSpot-Support-Ticket zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Erstellen“. Füllen Sie das Ticket-Erstellungsformular mit den folgenden Angaben aus: Geben Sie den Betreff ein, wählen Sie die Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend) aus dem Dropdown-Menü, wählen Sie die Phase (Neu, In Bearbeitung, Wartend oder Geschlossen) und geben Sie die Beschreibung ein. Alle neu erstellten Tickets werden beim Absenden automatisch mit HubSpot synchronisiert.
- Die Haupt-Ticketliste zeigt alle Support-Tickets in einem übersichtlichen Tabellenformat mit folgenden Spalten: Ticket-ID (anklickbar für Detailansicht), Betreff, Inhaber, Status (Synchronisationsstatus: Nicht synchronisiert, Synchronisiert – nur sichtbar, wenn die Synchronisationseinstellung aktiviert ist), Prioritäts-Sichtanzeige (farbcodierte Badges für Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend), Phase: aktuelle Workflow-Phase (Neu, Wartet usw.) und Erstellt am.
- Verwenden Sie die Suchleiste oben in der Ticketliste, um bestimmte Tickets schnell zu finden, indem Sie Stichwörter zu Ticket-ID, Betreff, Inhaber oder anderen Feldern eingeben. Sie können auch nach Status (falls aktiviert), Phase und Priorität filtern. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche „Suchen“, um Ihre Abfrage auszuführen.
- Während Tickets automatisch synchronisiert werden, können Sie Ticketdaten jederzeit manuell aus HubSpot aktualisieren, indem Sie für einzelne Tickets auf das Sync-Symbol in der Spalte Aktionen klicken oder die Funktion zur Massensynchronisation nutzen.
Auf HubSpot-Support-Ticket antworten
- Wenn Sie in der Liste der Tickets in der Spalte Aktionen auf das Antwortsymbol klicken, gelangen Sie zur Ticket-Antwortseite, auf der Sie vollständige Ticketdetails einsehen und auf das Ticket antworten können. Die Antwortseite zeigt umfassende Informationen, organisiert in mehreren Abschnitten, einschließlich des Ticket-Headers mit der eindeutigen Kennung, der Betreffzeile und dem farbcodierten Status-Badge, das den aktuellen Workflow-Status anzeigt. Sie sehen außerdem den Ticket-Inhaber, den Erstellungszeitstempel und die Ticket-Typ-Kategorie, was Ihnen sofortigen Kontext zur Support-Anfrage gibt. Diese zentralisierte Oberfläche stellt sicher, dass alle Ticket-Kommunikation und -Informationen an einem Ort für ein effizientes Support-Management zugänglich sind.
- Um auf ein Ticket zu antworten, verwenden Sie das Formular „Antwort hinzufügen“ im Hauptinhaltsbereich. Hinweis: Wenn das Ticket in HubSpot keinen zugewiesenen Inhabernamen oder keine Inhaber-E-Mail hat, ist die Antwortfunktion deaktiviert und eine Warnmeldung erscheint. So wird sichergestellt, dass Antworten an einen gültigen Inhaber gehen.
- Im Feld „An E-Mail" können Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers auswählen oder eingeben, während Sie im Textbereich „Antwortnachricht" Ihre ausführliche Antwort verfassen. Sobald Sie Ihre Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Antwort senden", um Ihre Antwort abzuschicken. Alle Antworten werden automatisch mit HubSpot synchronisiert und dem Ticket-Thread zugeordnet, sodass ein vollständiger Kommunikationsverlauf erhalten bleibt.
- Die rechte Seitenleiste zeigt wesentliche Ticketdetails an, darunter die Ticket-ID, die Phase, die Prioritätsstufe und die Erstellungs-/Aktualisierungszeitstempel. Darunter zeigt das Panel Inhaberinformationen die Angaben des zugewiesenen Teammitglieds, die Betreffzeile und die vollständige Ticketbeschreibung.
- Der Bereich Zugeordnete Kontakte ermöglicht es Ihnen, alle mit dem Ticket verknüpften Kontakte anzuzeigen und zu verwalten, indem Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, um neue Kontakte hinzuzufügen, oder auf Löschen, um sie zu entfernen, sodass nur relevante Parteien mit dem Support-Gespräch verbunden bleiben.
HubSpot-Kontakte verwalten
- Der Abschnitt HubSpot-Kontakte verwalten ermöglicht Nutzern, mit HubSpot-Support-Tickets verknüpfte Kontakte effizient zu verwalten. Sie erreichen diesen Abschnitt, indem Sie oben auf der Seite HubSpot-Support-Tickets verwalten auf die Schaltfläche Kontakte klicken.
- Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie oben in der Ecke der Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“. Dadurch öffnet sich das Kontakterstellungsformular, in das Sie wesentliche Informationen wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer eingeben können.
- Die Seite „Kontaktliste“ zeigt alle Kontakte in einer strukturierten Tabelle mit Spalten für Name, E-Mail, Telefon, Erstellt am und Aktionen. Nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite, um bestimmte Kontakte schnell über Name, E-Mail oder Telefonnummer zu finden, und klicken Sie dann auf Suchen, um die Ergebnisse zu filtern.
- Jede Kontaktzeile enthält Aktionssymbole für eine einfache Verwaltung. Klicken Sie auf Bearbeiten, um bestehende Kontaktdetails zu ändern, oder auf Löschen, um einen Kontakt aus dem System zu entfernen.
So generieren Sie das Zugriffstoken:
- Melden Sie sich beim HubSpot-Portal an, das Sie integrieren möchten.
- Gehen Sie zu Einstellungen (oben rechts).
- Wählen Sie in der linken Seitenleiste Integrationen > Private Apps.
- Klicken Sie auf „Private App erstellen“.
- Geben Sie der App einen Namen (z. B. „Ticket Sync“) und eine optionale Beschreibung.
- Haken Sie unter Scopes nur die APIs an, die Sie wirklich benötigen.
- Klicken Sie auf „App erstellen“ → „Weiter“. HubSpot zeigt ein Modal mit dem Token – einmalig.
- Bewahren Sie das Token an einem sicheren Ort auf.