Hubspot サポート チケット

Hubspot サポート チケットの詳細ドキュメント

HubSpot サポート チケット統合アドオンは、プラットフォーム システムを HubSpot のチケット発行プラットフォームに接続します。この統合により、両方のシステム間でサポート チケットを同期し、プラットフォームから HubSpot チケットを直接管理し、チケットの返信を自動的に同期することができます。

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はじめに

HubSpot サポート チケット統合アドオンは、プラットフォーム システムを HubSpot のチケット発行プラットフォームに接続します。この統合により、両方のシステム間でサポート チケットを同期し、プラットフォームから HubSpot チケットを直接管理し、チケットの返信を自動的に同期することができます。このアドオンにより、データの一貫性を維持しながら、プラットフォーム間でシームレスなチケット管理が可能になります。

このモジュールを有効にする方法

Hubspot サポート チケット アドオンをセットアップするには、次のリンクをクリックします。 アドオンのセットアップ

Hubspot サポート チケット アドオンの使用方法?

設定の構成

• HubSpot サポート チケット統合を設定するには、[設定]、[HubSpot サポート チケット] の順に移動します。ここには、統合の動作を制御する 5 つの主要な構成オプションがあります。
• まず、有効/無効切り替えを使用して、統合全体をアクティブまたは非アクティブにします。無効にすると、構成の詳細を入力できなくなります。有効にすると、他のすべての設定にアクセスでき、変更を保存した後に統合がアクティブになります。
• 次に、指定されたフィールドにアクセス トークンを入力します。このトークンは HubSpot アカウントから生成する必要があり、これにより HubSpot とチケット データ交換用のプラットフォーム間の安全な接続が可能になります。
• 次に、所有者の EmailId を指定します。これにより、統合を通じて作成された新しいチケットが自動的に割り当てられるデフォルトの HubSpot ユーザーの電子メール アドレスが設定されます。
• 自動同期を制御するには、「同期」トグルを構成します。有効にすると、プラットフォームのサポート チケット アドオンで作成された新規または更新されたサポート チケットは、HubSpot アカウントと自動的に同期されます。これを無効にすると、チケット リストの同期ステータスも非表示になります。
• 最後に、返信トグルを設定して返信同期を管理します。有効にすると、プラットフォームのサポート チケット アドオン内のチケットに対して行われた返信は、HubSpot 内の対応するチケットに自動的にプッシュされます。

メール通知設定

• HubSpot チケットアクティビティの電子メール通知を設定するには、[設定]、[システム設定]、[電子メール通知設定] の順に移動し、[HubSpot サポートチケット] セクションを見つけます。
• 「HubSpot 新しいチケット」を有効にすると、統合を通じて新しいチケットが作成されるたびに電子メール通知を受信できます。
• 「HubSpot 新しいチケットの返信」を有効にすると、システムを通じて HubSpot チケットに返信が追加されるたびに電子メール通知を受信できます。

統合ワークフロー

• トグルを有効にして適切に設定すると、ダッシュボード内の HubSpot サポート チケット アドオン セクションから HubSpot チケット データにアクセスできるようになります。この統合により、すべての HubSpot チケットが集中管理された場所に表示され、管理が合理化されます。
• この統合により、プラットフォームと HubSpot 間の双方向同期が実現します。 HubSpot から: HubSpot で作成されたチケットは、HubSpot サポート チケット セクションに自動的に表示されます。 HubSpot へ: HubSpot サポート チケット セクション内で作成されたチケットは、HubSpot に自動的に同期されます。
• 新しい HubSpot サポート チケットを作成するには、右上隅にある [作成] ボタンをクリックします。チケット作成フォームに次の詳細を入力し、件名を入力し、ドロップダウンから優先度 (低、中、高、または緊急) を選択し、ステージ (新規、進行中、保留中、または終了) を選択し、説明を入力します。新しく作成されたすべてのチケットは、送信時に HubSpot と自動的に同期されます。

• メインのチケット リストには、すべてのサポート チケットが次の列で整理された表形式で表示されます: チケット ID (クリックすると詳細ビューが表示されます)、件名、所有者、ステータス (同期ステータス: 未同期、同期 - 同期設定が有効な場合にのみ表示されます)、優先度の視覚的インジケーター (低、中、高、緊急の色分けされたバッジ)、ステージ: 現在のワークフロー ステージ (新規、保留中など)、および作成日。
• チケット リストの上部にある検索バーを使用して、チケット ID、件名、所有者、またはその他のフィールドに関連するキーワードを入力して、特定のチケットをすばやく見つけます。ステータス (有効な場合)、ステージ、優先度でフィルタリングすることもできます。赤い「検索」ボタンをクリックしてクエリを実行します。
• チケットは自動的に同期されますが、個々のチケットの [アクション] 列にある同期アイコンをクリックするか、一括同期機能を使用することで、いつでも HubSpot からチケット データを手動で更新できます。

HubSpot サポート チケットに返信する

• チケットリストの「アクション」列にある返信アイコンをクリックすると、チケット返信ページに移動し、チケットの完全な詳細を表示してチケットに返信できます。返信ページには、一意の識別子を含むチケット ヘッダー、件名、現在のワークフロー ステータスを示す色分けされたステージ バッジなど、複数のセクションに編成された包括的な情報が表示されます。また、チケット所有者、作成タイムスタンプ、チケット タイプ カテゴリも表示され、サポート リクエストに関するコンテキストがすぐにわかります。この一元化されたインターフェイスにより、すべてのチケット通信と情報に 1 か所からアクセスできるようになり、効率的なサポート管理が可能になります。
• チケットに返信するには、メイン コンテンツ領域にある返信の追加フォームを使用します。注: HubSpot でチケットに所有者名または所有者のメールアドレスが割り当てられていない場合、返信機能は無効になり、警告メッセージが表示されます。これにより、返信が有効な所有者に確実に送信されます。
• [宛先] フィールドでは受信者の電子メール アドレスを選択または入力でき、[返信メッセージ] テキスト領域では詳細な応答を作成できます。メッセージを作成したら、[返信を送信] ボタンをクリックして返信を送信します。すべての返信は HubSpot と自動的に同期され、チケット スレッドに関連付けられ、完全な通信履歴が維持されます。
• 右側のサイドバーには、チケット ID、ステージ、優先レベル、作成/更新されたタイムスタンプなどの重要なチケットの詳細が表示されます。その下の [所有者情報] パネルには、割り当てられたチーム メンバーの詳細、件名、チケットの完全な説明が表示されます。
• 「関連付けられた連絡先」セクションでは、「作成」ボタンをクリックして新しい連絡先を追加するか、「削除」をクリックして連絡先を削除することで、チケットにリンクされているすべての連絡先を表示および管理でき、関連する当事者のみがサポート会話に接続されたままになります。

HubSpot の連絡先を管理する

• 「HubSpot 連絡先の管理」セクションでは、ユーザーが HubSpot サポート チケットにリンクされている連絡先を効率的に管理できるようになります。このセクションにアクセスするには、「HubSpot サポート チケットの管理」ページの上部にある「連絡先」ボタンをクリックします。
• 新しい連絡先を作成するには、ページの上隅にある「作成」ボタンをクリックします。これにより、連絡先作成フォームが開き、名、姓、電子メール、電話番号などの重要な情報を入力できます。
• [連絡先リスト] ページには、名前、電子メール、電話番号、作成日、アクションの列を含む構造化された表形式ですべての連絡先が表示されます。ページの上部にある検索バーを使用して、名前、電子メール、または電話番号を入力して特定の連絡先をすばやく見つけ、[検索] ボタンをクリックして結果をフィルタリングします。
• 各連絡先行には、管理を容易にするためのアクション アイコンが含まれています。編集をクリックして既存の連絡先の詳細を変更するか、削除をクリックしてシステムから連絡先を削除します。

アクセストークンの生成方法:

• 統合する HubSpot ポータルにサインインします。
• [設定] (右上) に移動します。
• 左側のサイドバーで、「統合」>「プライベートアプリ」を選択します。
• 「プライベートアプリの作成」をクリックします。
• アプリに名前 (例: 「Ticket Sync」) とオプションの説明を付けます。
• [スコープ] で、本当に必要な API のみにチェックを入れます。
• 「アプリの作成」→「続行」をクリックします。 HubSpot はトークンを含むモーダルを 1 回表示します。
• トークンを安全な場所に保管します。