Hubspot support billet · Mewayz Docs

Hubspot Support Ticket Detaljeret dokumentation

HubSpot Support Ticket integration Add-On forbinder dit platformssystem med HubSpots billetplatform. Denne integration giver dig mulighed for at synkronisere supportbilletter mellem begge systemer, administrere HubSpot-billetter direkte fra platformen og automatisk synkronisere billetsvar.

Demo URL

Indledning

Sådan aktiverer du dette modul

For at konfigurere Hubspot Support Ticket Add-On, kan du følge dette link: Opsætning af tilføjelse

Hvordan bruger man Hubspot Support Ticket Add-On?

Indstillinger Konfiguration

For at konfigurere HubSpot Support Ticket-integration skal du navigere til Indstillinger og derefter HubSpot Support Ticket. Her finder du fem hovedkonfigurationsmuligheder, der styrer, hvordan integrationen fungerer.
Brug først aktiverings-/deaktiveringsknappen til at aktivere eller deaktivere hele integrationen. Når den er deaktiveret, kan du ikke indtaste nogen konfigurationsdetaljer. Når det er aktiveret, kan du få adgang til alle andre indstillinger, og integrationen bliver aktiv, når ændringerne er gemt.
Indtast derefter dit adgangstoken i det angivne felt. Dette token skal genereres fra din HubSpot-konto og muliggør den sikre forbindelse mellem HubSpot og platformen for billetdataudveksling.
Angiv derefter Owner EmailId, som angiver standard HubSpot-bruger-e-mailadressen, som nye billetter automatisk vil blive tildelt, når de oprettes gennem integrationen.
Konfigurer Synkroniser til at styre automatisk synkronisering. Når det er aktiveret, vil alle nye eller opdaterede supportbilletter, der er oprettet i platformens Support Ticket Add-On, automatisk synkroniseres med din HubSpot-konto. Deaktivering af dette skjuler også Synkroniseringsstatus i billetlisten.
Til sidst skal du indstille svarknappen for at administrere svarsynkronisering. Når det er aktiveret, vil eventuelle svar på billetter i platformens Support Ticket Add-On automatisk blive skubbet til den tilsvarende billet i HubSpot.

Indstillinger for e-mailbeskeder

For at konfigurere e-mail-beskeder for HubSpot-billetaktiviteter, skal du gå til Indstillinger, derefter Systemindstillinger, derefter Indstillinger for e-mailbeskeder og finde sektionen HubSpot Support Ticket.
Aktiver "HubSpot New Ticket" for at modtage e-mail-meddelelser, hver gang en ny billet oprettes gennem integrationen.
Aktiver "HubSpot New Ticket Reply" for at modtage e-mail-meddelelser, hver gang et svar tilføjes til en HubSpot-billet gennem systemet.

Workflow for integration

Når den er korrekt konfigureret med skiften aktiveret, kan du få adgang til HubSpot-billetdata via HubSpot Support Ticket Add-On sektionen på dit dashboard. Integrationen viser alle HubSpot-billetter på et centralt sted for strømlinet administration.
Integrationen giver tovejssynkronisering mellem din platform og HubSpot: Fra HubSpot: Billetter oprettet i HubSpot vises automatisk i HubSpot Support Ticket sektionen, Til HubSpot: Billetter oprettet i HubSpot Support Ticket sektionen synkroniseres automatisk til HubSpot.
For at oprette en ny HubSpot-supportbillet skal du klikke på knappen "Opret" i øverste højre hjørne. Udfyld formularen til oprettelse af billet med følgende detaljer, indtast emnet, vælg prioritet (Lav, Medium, Høj eller Haster) fra rullemenuen, vælg Stadiet (Ny, Igangværende, Holdt eller Luk) og indtast beskrivelsen. Alle nyoprettede billetter synkroniseres automatisk med HubSpot ved indsendelse.

Hovedbilletlisten viser alle supportbilletter i et organiseret tabelformat med følgende kolonner: Billet-id (kan klikkes for detaljeret visning), Emne, Ejer, Status (Synkroniseringsstatus: Usynkroniseret, Synkroniseret – kun synlig, hvis indstillingen Synkronisering er aktiveret), Visuel indikator for prioritet (farvekodede badges for lav, medium, høj, aktuel arbejdsgang, aktuelt arbejde osv.), Stage (Ny arbejdsgang) osv.
Brug søgelinjen øverst på billetlisten til hurtigt at finde bestemte billetter ved at indtaste nøgleord relateret til billet-id, emne, ejer eller andre felter. Du kan også filtrere efter Status (hvis aktiveret), Stage og Priority. Klik på den røde "Søg"-knap for at udføre din forespørgsel.
Mens billetter synkroniseres automatisk, kan du til enhver tid manuelt opdatere billetdata fra HubSpot ved at klikke på synkroniseringsikonet i kolonnen Handlinger for individuelle billetter eller ved at bruge massesynkroniseringsfunktionen.

Svar på HubSpot Support Ticket

Når du klikker på svarikonet i kolonnen Handlinger i billetlisten, bliver du dirigeret til billetsvarsiden, hvor du kan se de fuldstændige billetoplysninger og svare på billetten. Svarsiden viser omfattende information organiseret i flere sektioner, inklusive billethovedet med den unikke identifikator, emnelinje og farvekodede scenebadge, der angiver den aktuelle workflow-status. Du kan også se billetejeren, oprettelsestidsstempel og billettypekategori, hvilket giver dig øjeblikkelig kontekst om supportanmodningen. Denne centraliserede grænseflade sikrer, at al billetkommunikation og information er tilgængelig på ét sted for effektiv supportstyring.
For at svare på en billet skal du bruge formularen Tilføj svar, som findes i hovedindholdsområdet. Bemærk: Hvis billetten ikke har et tildelt ejernavn eller ejer-e-mail i HubSpot, vil svarfunktionen blive deaktiveret, og en advarselsmeddelelse vises. Dette sikrer, at svar sendes til en gyldig ejer.
Til e-mail-feltet giver dig mulighed for at vælge eller indtaste modtagerens e-mailadresse, mens tekstområdet Svarbesked er det sted, hvor du skriver dit detaljerede svar. Når du har skrevet din besked, skal du klikke på knappen Send svar for at sende dit svar. Alle svar synkroniseres automatisk med HubSpot og associeres med billettråden, hvilket opretholder en komplet kommunikationshistorik.
Den højre sidebjælke viser vigtige billetdetaljer, herunder billet-id, scene, prioritetsniveau og oprettede/opdaterede tidsstempler. Herunder viser panelet Ejerinformation det tildelte teammedlems detaljer, emnelinje og fuld billetbeskrivelse.
Sektionen Tilknyttede kontakter giver dig mulighed for at se og administrere alle kontakter, der er knyttet til billetten, ved at klikke på knappen "Opret" for at tilføje nye kontakter eller sletningen for at fjerne dem, hvilket sikrer, at kun relevante parter forbliver forbundet til supportsamtalen.

Administrer HubSpot-kontakter

Sektionen Administrer HubSpot-kontakter giver brugerne mulighed for effektivt at administrere kontakter, der er knyttet til HubSpot-supportbilletter. Du kan få adgang til denne sektion ved at klikke på knappen Kontakter øverst på siden Administrer HubSpot-supportbilletter.
For at oprette en ny kontakt skal du klikke på knappen "Opret" i øverste hjørne af siden. Dette åbner kontaktformularen, hvor du kan indtaste væsentlige oplysninger såsom fornavn, efternavn, e-mail og telefonnummer.
Siden Kontaktliste viser alle kontakter i et struktureret tabelformat med kolonner for Navn, E-mail, Telefon, Oprettet ved og Handlinger. Brug søgelinjen øverst på siden til hurtigt at finde specifikke kontakter ved at indtaste deres navn, e-mail eller telefonnummer, og klik derefter på knappen Søg for at filtrere resultaterne.
Hver kontaktrække indeholder handlingsikoner for nem administration. Klik på redigeringen for at ændre eksisterende kontaktoplysninger, eller klik på sletningen for at fjerne en kontakt fra systemet.

Sådan genereres adgangstokenet:

Log ind på HubSpot-portalen, du vil integrere med.
Gå til Indstillinger (øverst til højre).
I venstre sidebjælke skal du vælge Integrationer > Private Apps.
Klik på Opret privat app.
Giv appen et navn (f.eks. "Ticket Sync") og en valgfri beskrivelse.
Under Scopes skal du kun markere de API'er, du virkelig har brug for.
Klik på Opret app → Fortsæt. HubSpot viser en modal med tokenet én gang.
Opbevar tokenet et sikkert sted.