Hubspot-ondersteuningsticket · Mewayz Documenten

Hubspot-ondersteuningsticket Gedetailleerde documentatie

De HubSpot Support Ticket Integratie Add-On verbindt uw platformsysteem met het ticketingplatform van HubSpot. Met deze integratie kunt u supporttickets tussen beide systemen synchroniseren, HubSpot-tickets rechtstreeks vanaf het platform beheren en ticketantwoorden automatisch synchroniseren.

Demo-URL

Introductie

Hoe deze module in te schakelen

Om de Hubspot Support Ticket Add-On in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen

Hoe gebruik ik de Hubspot Support Ticket Add-On?

Instellingen Configuratie

Om de HubSpot Support Ticket-integratie te configureren, navigeert u naar Instellingen en vervolgens HubSpot Support Ticket. Hier vindt u vijf belangrijke configuratie-opties die bepalen hoe de integratie werkt.
Gebruik eerst de schakelaar In-/uitschakelen om de volledige integratie te activeren of te deactiveren. Indien uitgeschakeld, kunt u geen configuratiegegevens invoeren. Indien ingeschakeld, heeft u toegang tot alle andere instellingen en wordt de integratie actief nadat de wijzigingen zijn opgeslagen.
Voer vervolgens uw toegangstoken in het daarvoor bestemde veld in. Dit token moet worden gegenereerd vanuit uw HubSpot-account en maakt de veilige verbinding tussen HubSpot en het platform voor ticketgegevensuitwisseling mogelijk.
Geef vervolgens de Eigenaar EmailId op, die het standaard HubSpot-gebruikers-e-mailadres instelt aan wie nieuwe tickets automatisch worden toegewezen wanneer ze via de integratie worden aangemaakt.
Configureer de schakelaar Synchroniseren om automatische synchronisatie te regelen. Indien ingeschakeld, worden alle nieuwe of bijgewerkte supporttickets die zijn aangemaakt in de Support Ticket Add-On van het platform automatisch gesynchroniseerd met uw HubSpot-account. Als u dit uitschakelt, wordt ook de synchronisatiestatus in de ticketlijst verborgen.
Stel ten slotte de antwoordschakelaar in om de antwoordsynchronisatie te beheren. Indien ingeschakeld, worden alle antwoorden op tickets in de Support Ticket Add-On van het platform automatisch naar het overeenkomstige ticket in HubSpot gepusht.

Instellingen voor e-mailmeldingen

Om e-mailmeldingen voor HubSpot-ticketactiviteiten in te stellen, gaat u naar Instellingen, vervolgens Systeeminstellingen, vervolgens Instellingen e-mailmeldingen en zoekt u het gedeelte HubSpot Support Ticket.
Schakel “HubSpot New Ticket” in om e-mailmeldingen te ontvangen wanneer er via de integratie een nieuw ticket wordt aangemaakt.
Schakel “HubSpot New Ticket Reply” in om e-mailmeldingen te ontvangen wanneer er via het systeem een antwoord wordt toegevoegd aan een HubSpot-ticket.

Integratieworkflow

Eenmaal correct geconfigureerd met de schakelaar ingeschakeld, hebt u toegang tot HubSpot-ticketgegevens via de HubSpot Support Ticket Add-On-sectie in uw dashboard. De integratie toont alle HubSpot-tickets op een centrale locatie voor gestroomlijnd beheer.
De integratie zorgt voor bidirectionele synchronisatie tussen uw platform en HubSpot: Van HubSpot: Tickets aangemaakt in HubSpot worden automatisch weergegeven in de HubSpot Support Ticket-sectie, Naar HubSpot: Tickets aangemaakt in de HubSpot Support Ticket-sectie worden automatisch gesynchroniseerd met HubSpot.
Om een nieuw HubSpot-ondersteuningsticket aan te maken, klikt u op de knop "Aanmaken" in de rechterbovenhoek. Vul het formulier voor het aanmaken van een ticket in met de volgende gegevens. Voer het onderwerp in, selecteer de prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog of Urgent) in de vervolgkeuzelijst, selecteer de Fase (Nieuw, In uitvoering, In de wacht of Sluiten) en voer de Beschrijving in. Alle nieuw aangemaakte tickets worden bij indiening automatisch gesynchroniseerd met HubSpot.

De hoofdticketlijst geeft alle ondersteuningstickets weer in een georganiseerd tabelformaat met de volgende kolommen: Ticket-ID (klikbaar voor gedetailleerde weergave), Onderwerp, Eigenaar, Status (Synchronisatiestatus: Niet gesynchroniseerd, Gesynchroniseerd – alleen zichtbaar als de instelling Synchroniseren is ingeschakeld), Visuele prioriteitsindicator (kleurgecodeerde badges voor Laag, Gemiddeld, Hoog, Dringend), Fase: Huidige workflowfase (Nieuw, In de wacht, etc.) en Gemaakt op.
Gebruik de zoekbalk bovenaan de ticketlijst om snel specifieke tickets te vinden door trefwoorden in te voeren die verband houden met Ticket-ID, Onderwerp, Eigenaar of andere velden. U kunt ook filteren op Status (indien ingeschakeld), Fase en Prioriteit. Klik op de rode knop “Zoeken” om uw zoekopdracht uit te voeren.
Terwijl tickets automatisch worden gesynchroniseerd, kunt u de ticketgegevens op elk moment handmatig vanuit HubSpot vernieuwen door op het synchronisatiepictogram in de kolom Acties voor individuele tickets te klikken of door de bulksynchronisatiefunctie te gebruiken.

Reageer op het HubSpot-ondersteuningsticket

Wanneer u op het antwoordpictogram in de kolom Acties in de ticketlijst klikt, wordt u doorgestuurd naar de ticketantwoordpagina waar u de volledige ticketgegevens kunt bekijken en op het ticket kunt reageren. De antwoordpagina geeft uitgebreide informatie weer, georganiseerd in meerdere secties, waaronder de ticketkop met de unieke identificatie, onderwerpregel en kleurgecodeerde podiumbadge die de huidige workflowstatus aangeeft. U kunt ook de ticketeigenaar, de tijdstempel van het aanmaken en de categorie van het tickettype zien, zodat u direct context krijgt over het ondersteuningsverzoek. Deze gecentraliseerde interface zorgt ervoor dat alle ticketcommunicatie en informatie op één plek toegankelijk is voor efficiënt ondersteuningsbeheer.
Om op een ticket te reageren, gebruikt u het formulier Antwoord toevoegen in het hoofdinhoudsgebied. Let op: Als het ticket geen toegewezen eigenaarsnaam of e-mailadres van de eigenaar heeft in HubSpot, zal de antwoordfunctionaliteit worden uitgeschakeld en zal er een waarschuwingsbericht verschijnen. Dit zorgt ervoor dat antwoorden worden doorgestuurd naar een geldige eigenaar.
In het veld Naar e-mail kunt u het e-mailadres van de ontvanger selecteren of invoeren, terwijl u in het tekstgebied Antwoordbericht uw gedetailleerde antwoord kunt opstellen. Nadat u uw bericht heeft geschreven, klikt u op de knop Antwoord verzenden om uw antwoord te verzenden. Alle antwoorden worden automatisch gesynchroniseerd met HubSpot en gekoppeld aan de ticketthread, waardoor een volledige communicatiegeschiedenis wordt bijgehouden.
De rechterzijbalk toont essentiële ticketgegevens, waaronder de ticket-ID, fase, prioriteitsniveau en gemaakte/bijgewerkte tijdstempels. Daaronder toont het paneel Eigenaarsinformatie de details van het toegewezen teamlid, de onderwerpregel en de volledige ticketbeschrijving.
In het gedeelte Gekoppelde contactpersonen kunt u alle contactpersonen bekijken en beheren die aan het ticket zijn gekoppeld door op de knop 'Aanmaken' te klikken om nieuwe contactpersonen toe te voegen of op verwijderen om ze te verwijderen, zodat alleen relevante partijen verbonden blijven met het ondersteuningsgesprek.

Beheer HubSpot-contacten

Met het gedeelte HubSpot-contacten beheren kunnen gebruikers op efficiënte wijze contacten beheren die zijn gekoppeld aan HubSpot-ondersteuningstickets. U kunt deze sectie openen door op de knop Contacten bovenaan de pagina HubSpot Support Tickets beheren te klikken.
Om een nieuw contact aan te maken, klikt u op de knop ‘Aanmaken’ in de bovenhoek van de pagina. Hiermee wordt het formulier voor het maken van contactpersonen geopend, waar u essentiële informatie kunt invoeren, zoals voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
Op de pagina Contactlijst worden alle contactpersonen weergegeven in een gestructureerd tabelformaat met kolommen voor Naam, E-mailadres, Telefoon, Aangemaakt op en Acties. Gebruik de zoekbalk bovenaan de pagina om snel specifieke contactpersonen te vinden door hun naam, e-mailadres of telefoonnummer in te voeren en klik vervolgens op de knop Zoeken om de resultaten te filteren.
Elke contactrij bevat actiepictogrammen voor eenvoudig beheer. Klik op Bewerken om bestaande contactgegevens te wijzigen, of klik op Verwijderen om een contactpersoon uit het systeem te verwijderen.

Zo genereert u het toegangstoken:

Meld u aan bij het HubSpot-portaal waarmee u wilt integreren.
Ga naar Instellingen (rechtsboven).
Kies in de linkerzijbalk Integraties > Privé-apps.
Klik op Privé-app maken.
Geef de app een naam (bijvoorbeeld ‘Ticket Sync’) en een optionele beschrijving.
Vink onder Scopes alleen de API’s aan die je echt nodig hebt.
Klik op App maken → Doorgaan. HubSpot toont één keer een modal met het token.
Bewaar de token op een veilige plaats.