To, co było wcześniej — projekt opierał się na czterech narzędziach.
Rachunki architektoniczne podzielone na etapy – schemat, opracowanie projektu, dokumentacja konstrukcyjna – a Sablewood śledziło te etapy oddzielnie od czasu i faktury. „Propozycja znajdowała się w jednej aplikacji, plan etapów w drugiej, czas w trzeciej, a rachunek w QuickBooks” – mówi Dana Sable, dyrektor. „Dopasowanie rozliczanej pracy do rzeczywistej fazy było comiesięczną zagadką.”
Produkcja w toku była niewidoczna aż do wystawienia faktury, więc firma często odkrywała, że dany etap dobiegł końca dopiero wtedy, gdy wyczerpała się już marża.
$1,160/miesiąc w pięciu narzędziach. Dopasowanie fazy do faktury wykonywane ręcznie co miesiąc. Przekroczenia WIP znalezione po fakcie.
Przełącznik — jeden rekord, ze świadomością fazy.
Firma Sablewood utworzyła rekord projektu zawierający propozycję, fazy, czas i rozliczenia, a następnie najpierw przeprowadziła migrację aktywnych zadań. Czas jest teraz rejestrowany w odniesieniu do fazy, do której należy, a faktury są odczytywane bezpośrednio z niego.
„Przy pierwszej fakturze, która wygenerowała się sama, z dokładnością do fazy, całkowicie przestałem zajmować się comiesięczną łamigłówką” – mówi Sable.
Co zostało wymienione
| Stare narzędzie | Zastąpiony modułem Mewayz | Miesięczna oszczędność |
|---|---|---|
| Narzędzie propozycji | Propozycje i wyceny | $140 |
| Narzędzie projektu/fazy | Projekty i fazy | $320 |
| Śledzenie czasu | Czas i rozliczenia | $160 |
| QuickBooks Plus | Fakturowanie i księgowość | $90 |
| Narzędzie e-mail/CRM | CRM i komunikacja | $130 |
| Całkowity stary stos | Mewayz Biznes | zaoszczędź $1,160/mies |
Odblokowanie — wszystko z dokładnością fazową.
Mając propozycje, fazy, czas i rozliczenia na jednym rekordzie, studio działa według etapów:
- Automatycznie rejestruje czas w określonej fazie projektu
- Faktury fakturują dokładnie za fazę, do której należy praca
- WIP i budżet w porównaniu do rzeczywistego są widoczne na żywo dla każdej fazy
- Szablon propozycji z poprzednich projektów tego samego typu
Gdy czas wkracza w fazę w czasie rzeczywistym, natychmiast pojawia się faza przekroczenia budżetu — a nie podczas fakturowania, gdy już została utracona. Złapanie go wcześnie to cały margines.
Nowa normalność — projektowanie z myślą o liczbach.
„Decyzje projektowe podejmujemy, mając już widoczny budżet” – mówi Sable. "Firma stała się bardziej rentowna, gdy nikt nie pracował dłużej. Po prostu przestaliśmy latać na ślepo pomiędzy fazami."