L'avant — le projet vivait dans quatre outils.
Les factures d'architecture par phases – schémas, développement de la conception, documents de construction – et Sablewood ont suivi ces phases séparément du temps et de la facture. "La proposition était dans une application, le plan de phase dans une autre, le temps dans une troisième et la facture dans QuickBooks", explique Dana Sable, Associée principale. « Faire correspondre le travail facturé à la phase réelle était un casse-tête mensuel. »
Le travail en cours restait invisible jusqu'à la facturation : le cabinet découvrait donc souvent qu'une phase avait dépassé son budget seulement après qu'elle eut déjà rogné la marge.
$1,160/mois réparties sur cinq outils. Rapprochement phase-facture réalisé à la main chaque mois. Dépassements d'en-cours retrouvé après coup.
Le changement — un seul enregistrement, conscient de chaque phase.
Sablewood a créé une fiche de projet regroupant la proposition, les phases, le temps et la facturation, et a d'abord migré les chantiers en cours. Le temps s'impute désormais à la phase à laquelle il appartient, et les factures se lisent directement à partir de là.
« La première facture précise à la phase qui s'est générée toute seule, j'ai complètement arrêté de faire le casse-tête mensuel », confie Sable.
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Outil de propositions | Propositions & devis | $140 |
| Outil de projet / phase | Projets & Phases | $320 |
| Suivi du temps | Temps & Facturation | $160 |
| QuickBooks Plus | Facturation et comptabilité | $90 |
| Outil e-mail / CRM | CRM et communications | $130 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Business | économisez $1,160/mois |
Le déblocage — tout, à la bonne phase.
Avec les propositions, les phases, le temps et la facturation sur une seule fiche, le studio fonctionne par phase :
- Les heures sont automatiquement imputées à la phase de projet concernée
- Les factures correspondent exactement à la phase à laquelle le travail se rattache
- Les travaux en cours et le réel par rapport au budget sont visibles en direct, par phase
- Modèle de propositions issu de projets passés du même type
Lorsque le temps est imputé à la phase en temps réel, une phase qui dépasse le budget apparaît immédiatement — et non au moment de la facturation, quand la marge est déjà perdue. La détecter tôt, c'est toute la marge.
La nouvelle norme — concevoir en gardant les chiffres en vue.
« Nous prenons nos décisions de conception avec le budget sous les yeux », explique Sable. « Le cabinet est devenu plus rentable sans que personne ne travaille davantage. Nous avons simplement cessé de naviguer à l'aveugle entre les phases. »