De vorige — het project bestond uit vier tools.
Architectuurrekeningen in fasen – schema, ontwerpontwikkeling, bouwdocumenten – en Sablewood volgde die fasen afzonderlijk van de tijd en de factuur. “Het voorstel stond in de ene app, het faseplan in een andere, de tijd in een derde en de rekening in QuickBooks”, zegt Dana Sable, directeur. “Het matchen van gefactureerd werk met de daadwerkelijke fase was maandelijks een puzzel.”
Onderhanden werk was onzichtbaar tot aan de facturering, waardoor het bedrijf vaak ontdekte dat een fase pas voorbij was nadat het de marge al had opgegeten.
$1,160/maand over vijf tools. Matching van fase tot factuur elke maand met de hand gedaan. WIP-overschrijdingen achteraf gevonden.
De schakelaar — één record, fasebewust.
Sablewood bouwde een projectrecord op met het voorstel, de fasen, de tijd en de facturering, en migreerde eerst actieve banen. De tijd registreert nu de fase waartoe deze behoort, en facturen worden er rechtstreeks uit gelezen.
“De eerste fase-nauwkeurige factuur die zichzelf genereerde, ik ben helemaal gestopt met het maken van de maandelijkse puzzel”, zegt Sable.
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Voorstelhulpmiddel | Voorstellen & Offertes | $140 |
| Project-/fasetool | Projecten & Fasen | $320 |
| Tijdtracker | Tijd en facturering | $160 |
| QuickBooks Plus | Facturatie en boekhouding | $90 |
| E-mail/CRM-tool | CRM en communicatie | $130 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $1,160/maand |
Het ontgrendelen — fase-nauwkeurig alles.
Met voorstellen, fasen, tijd en facturering op één plaat, werkt de studio per fase:
- De tijd wordt automatisch geregistreerd voor de specifieke projectfase
- Facturen factureren precies in de fase waartoe de werkzaamheden behoren
- WIP en budget-vs-actueel zijn live zichtbaar, per fase
- Sjabloon voor voorstellen van eerdere projecten van hetzelfde type
Wanneer de tijd in realtime in de fase terechtkomt, verschijnt er onmiddellijk een fase die over het budget heen kruipt – niet bij de facturering, wanneer deze al verloren is gegaan. Vroegtijdig vangen is de hele marge.
Het nieuwe normaal – ontwerpen met cijfers in zicht.
“We nemen ontwerpbeslissingen terwijl het budget nu zichtbaar is”, zegt Sable. "Het bedrijf werd winstgevender zonder dat iemand meer uren werkte. We zijn gewoon gestopt met blind vliegen tussen fasen."