El antes: el proyecto vivía en cuatro herramientas.
La arquitectura se factura por fases —anteproyecto, desarrollo del diseño, documentos de construcción— y Sablewood seguía esas fases por separado del tiempo y de la factura. «La propuesta estaba en una app, el plan de fases en otra, el tiempo en una tercera y la factura en QuickBooks», dice Dana Sable, Socia. «Cuadrar el trabajo facturado con la fase real era un rompecabezas mensual.»
El trabajo en curso era invisible hasta la facturación, así que la firma a menudo descubría que una fase se había excedido solo después de que ya se había comido el margen.
$1,160/mes repartido en cinco herramientas. Conciliación de fase a factura se hacía a mano cada mes. sobrecostes de trabajo en curso descubierto después del hecho.
The switch — un solo registro, consciente de cada fase.
Sablewood creó un registro de proyecto que reúne la propuesta, las fases, el tiempo y la facturación, y migró primero los trabajos en curso. El tiempo ahora se imputa a la fase a la que pertenece, y las facturas se leen directamente de él.
«La primera factura ajustada a la fase que se generó sola, dejé de hacer del todo el rompecabezas mensual», dice Sable.
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| Herramienta de propuestas | Propuestas y presupuestos | $140 |
| Herramienta de proyecto / fase | Proyectos y fases | $320 |
| Control de tiempo | Tiempo y facturación | $160 |
| QuickBooks Plus | Facturación y contabilidad | $90 |
| Herramienta de email / CRM | CRM y comunicaciones | $130 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business | ahorra $1,160/mes |
El desbloqueo — todo con precisión de fase.
Con propuestas, fases, tiempo y facturación en un solo registro, el estudio funciona por fases:
- Registra el tiempo en la fase específica del proyecto de forma automática
- Las facturas cobran exactamente la fase a la que pertenece el trabajo
- El trabajo en curso y el presupuesto frente al real son visibles en tiempo real, por fase
- Plantilla de propuestas a partir de proyectos anteriores del mismo tipo
Cuando las horas se registran en la fase en tiempo real, una fase que se pasa del presupuesto se nota de inmediato — no al facturar, cuando ya está perdida. Detectarlo a tiempo es todo el margen.
La nueva normalidad: diseñar con los números a la vista.
«Tomamos decisiones de diseño con el presupuesto a la vista en todo momento», dice Sable. «La firma se volvió más rentable sin que nadie trabajara más horas. Simplemente dejamos de avanzar a ciegas entre fases.»