Før - projektet boede i fire værktøjer.
Arkitekturregninger i faser - skematisk, designudvikling, byggedokumenter - og Sablewood sporede disse faser adskilt fra tidspunktet og fakturaen. "Forslaget var i én app, faseplanen i en anden, tid i en tredje og regningen i QuickBooks," siger Dana Sable, rektor. "At matche faktureret arbejde med den faktiske fase var et månedligt puslespil."
Igangværende arbejde var usynligt indtil fakturering, så firmaet opdagede ofte, at en fase først var gået over, efter at den allerede havde spist margenen.
$1,160/måned på tværs af fem værktøjer. Fase-til-faktura matchning gøres i hånden hver måned. WIP-overskridelser fundet efter kendsgerningen.
Afbryderen - én rekord, fasebevidst.
Sablewood byggede en projektoptegnelse med forslaget, faser, tid og fakturering, og migrerede aktive job først. Tiden logger nu mod den fase, den tilhører, og fakturaer læses direkte fra den.
"Den første fase-nøjagtige faktura, der genererede sig selv, holdt jeg helt op med at lave det månedlige puslespil," siger Sable.
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Forslagsværktøj | Forslag og tilbud | $140 |
| Projekt / fase værktøj | Projekter & faser | $320 |
| Tidsmåler | Tid og fakturering | $160 |
| QuickBooks Plus | Fakturering & Regnskab | $90 |
| E-mail/CRM værktøj | CRM og kommunikation | $130 |
| Total gammel stak | Mewayz Forretning | spar $1,160/md |
Oplåsningen - fase-nøjagtig alt.
Med forslag, faser, tid og fakturering på én plade, kører studiet for fase:
- Tidslogs mod den specifikke projektfase automatisk
- Fakturaer fakturerer præcis den fase arbejdet tilhører
- WIP og budget-vs-actual er synlige live, pr. fase
- Forslagsskabelon fra tidligere projekter af samme type
Når tiden sendes til fasen i realtid, dukker en fase, der kryber over budgettet, med det samme - ikke ved fakturering, når den allerede er tabt. At fange det tidligt er hele marginen.
Det nye normale - design med tal for øje.
"Vi træffer designbeslutninger med budgettet synligt nu," siger Sable. "Virksomheden blev mere rentabel, uden at nogen arbejdede flere timer. Vi holdt bare op med at flyve i blinde mellem faserne."