O antes - o projeto vivia em quatro ferramentas.
Faturas de arquitetura em fases – esquema, desenvolvimento de projeto, documentos de construção – e Sablewood rastreou essas fases separadamente do tempo e da fatura. “A proposta estava em um aplicativo, o plano de fases em outro, o tempo em um terceiro e a conta em QuickBooks”, diz Dana Sable, diretora. “Combinar o trabalho faturado com a fase real era um quebra-cabeça mensal.”
O trabalho em andamento era invisível até o faturamento, então a empresa muitas vezes descobria que uma fase havia passado somente depois de já ter consumido a margem.
$1,160/mês em cinco ferramentas. Correspondência fase-fatura feito manualmente todos os meses. Estouros de WIP encontrado após o fato.
A mudança - um registro, com reconhecimento de fase.
Sablewood construiu um registro do projeto contendo a proposta, as fases, o tempo e o faturamento, e migrou primeiro os trabalhos ativos. O tempo agora é registrado na fase à qual pertence e as faturas são lidas diretamente dela.
“Na primeira fatura com precisão de fase que se gerou, parei totalmente de fazer o quebra-cabeça mensal”, diz Sable.
O que foi substituído
| Ferramenta antiga | Substituído pelo módulo Mewayz | Economia mensal |
|---|---|---|
| Ferramenta de proposta | Propostas e Cotações | $140 |
| Ferramenta projeto/fase | Projetos e Fases | $320 |
| Rastreador de tempo | Tempo e faturamento | $160 |
| QuickBooks Plus | Faturamento e Contabilidade | $90 |
| Ferramenta de e-mail/CRM | CRM e comunicações | $130 |
| Pilha antiga total | Mewayz Negócios | economize $1,160/mês |
O desbloqueio - tudo com precisão de fase.
Com propostas, fases, tempo e faturamento em um só disco, o estúdio funciona por fases:
- Registros de tempo em relação à fase específica do projeto automaticamente
- As faturas faturam exatamente a fase a que a obra pertence
- WIP e orçamento versus real são visíveis ao vivo, por fase
- Modelo de propostas de projetos anteriores do mesmo tipo
Quando o tempo é lançado na fase em tempo real, uma fase que ultrapassa o orçamento aparece imediatamente – e não no faturamento, quando já está perdida. Pegar cedo é toda a margem.
O novo normal - projetando com números em vista.
“Tomamos decisões de design com o orçamento visível agora”, diz Sable. "A empresa ficou mais lucrativa sem que ninguém trabalhasse mais horas. Simplesmente paramos de voar às cegas entre as fases."