To, co było wcześniej — jednostka w pięciu miejscach.
Zarządzanie nieruchomościami to działalność zależna od jednostki, a jednostki Coastline były rozproszone. „Leasing w jednym systemie, konserwacja w innym, pobieranie czynszu w trzecim i raporty właściciela tworzone ręcznie” – mówi Tom Reyes, dyrektor. „Każdy koniec miesiąca był maratonem gromadzenia oświadczeń właścicieli z systemów, które się nie zgadzały.”
Konserwacja została odłączona od księgi głównej, więc naprawa zafakturowana przez właściciela czasami nie pojawiała się na jego wyciągu, a żądania najemców przenikały pomiędzy aplikacjami.
$1,100/miesiąc w pięciu narzędziach. Ręcznie zbudowany wyciągi właściciela co miesiąc. Koszty utrzymania które nie docierały w sposób wiarygodny do raportów właścicieli.
Przełącznik — jednostka staje się rekordem.
Firma Coastline ujednoliciła raportowanie dotyczące leasingu, konserwacji, wynajmu i właściciela dotyczące jednostki oraz przeprowadzała migrację swojego portfela w transzach. Wyciągi właścicieli są teraz generowane na podstawie tej samej księgi, w której rejestrowane są czynsze i naprawy.
„Pierwsze automatyczne uruchomienie oświadczenia właściciela pozwoliło nam zaoszczędzić dosłownie tydzień” – mówi Reyes. „I liczby były prawidłowe za pierwszym razem”.
Co zostało wymienione
| Stare narzędzie | Zastąpiony modułem Mewayz | Miesięczna oszczędność |
|---|---|---|
| Oprogramowanie leasingowe | Leasing i CRM | $280 |
| Aplikacja do obsługi biletów serwisowych | Zlecenia konserwacji i pracy | $180 |
| Narzędzie do pobierania czynszu | Płatności i czynsz | $180 |
| Arkusze raportów właścicieli | Zgłoszenie właściciela | $160 |
| Narzędzie e-mail/SMS | Komunikacja najemców | $100 |
| Całkowity stary stos | Agencja Mewayz | zaoszczędź $1,100/mies |
Odblokowanie — portfel raportuje sam.
Dzięki ujednoliceniu leasingu, konserwacji, wynajmu i raportowania portfel działa na jednym rekordzie:
- Wyciągi właściciela generowane są automatycznie z jednej księgi
- Koszty konserwacji są księgowane w jednostce i w raporcie właściciela
- Czynsz, opłaty za zwłokę i kaucje rozliczane są w jednym rekordzie na jednostkę
- Żądania najemców i historia najmu znajdują się w tym samym mieszkaniu
Kiedy czynsze i naprawy są księgowane w tej samej księdze, w której znajduje się oświadczenie właściciela, jest to wygenerowany raport. Tydzień ręcznego montażu każdego miesiąca po prostu zniknął.
Nowa normalność — wzrostu, jaki portfel może wchłonąć.
„W tym roku przejęliśmy kolejne 120 jednostek, nie zwiększając liczby pracowników na zapleczu” – mówi Reyes. "Narzut na jednostkę spadł na tyle, że wzrost przestał mnie przerażać. Na tym polega cały sens zarządzania nieruchomościami na dużą skalę. "