Før - en enhed fem steder.
Ejendomsforvaltning er en enhedsvirksomhed, og Coastlines enheder var spredt. "Leasing i et system, vedligeholdelse i et andet, huslejeopkrævning i et tredje, og ejerrapporter bygget i hånden," siger Tom Reyes, rektor. "Hver månedsafslutning var et maratonløb med at samle ejererklæringer fra systemer, der ikke stemte overens."
Vedligeholdelsen blev afbrudt fra hovedbogen, så en reparation, der blev faktureret til en ejer, kom nogle gange aldrig med på deres kontoudtog, og lejeranmodninger faldt gennem sprækkerne mellem apps.
$1,100/måned på tværs af fem værktøjer. Håndbygget ejeropgørelser månedligt. Vedligeholdelsesomkostninger der ikke pålideligt nåede ejerrapporter.
Afbryderen - enheden bliver rekorden.
Coastline samlede leasing, vedligeholdelse, husleje og ejerrapportering om enhedsregistreringen og migrerede sin portefølje i trancher. Ejerudtog genereres nu fra den samme hovedbog, som registrerer leje og reparationer.
"Den første automatiserede ejererklæringskørsel reddede os en bogstavelig talt uge," siger Reyes. "Og tallene var rigtige første gang."
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Leasing software | Leasing & CRM | $280 |
| Vedligeholdelsesbillet app | Vedligeholdelse & Arbejdsordrer | $180 |
| Lej indsamlingsværktøj | Betalinger & leje | $180 |
| Ejerrapport regneark | Ejerrapportering | $160 |
| E-mail / SMS værktøj | Lejer Kommunikation | $100 |
| Total gammel stak | Mewayz Agentur | spar $1,100/md |
Oplåsningen - porteføljen rapporterer sig selv.
Med leasing, vedligeholdelse, leje og rapportering samlet kører porteføljen på én rekord:
- Ejerudsagn genereres automatisk fra én hovedbog
- Vedligeholdelsesomkostninger bogføres til enheden og ejerrapporten
- Husleje, forsinkelsesgebyrer og indskud afregner til én rekord pr. enhed
- Lejeranmodninger og lejehistorie lever på samme enhed
Når husleje og reparationer bogføres til samme finansbog, som ejeropgørelsen læser, er opgørelsen en genereret rapport. Ugen med manuel samling hver måned forsvandt simpelthen.
Det nye normale - vækst porteføljen kan absorbere.
"Vi overtog yderligere 120 enheder i år uden at tilføje backoffice-medarbejdere," siger Reyes. "Overhead pr. enhed faldt nok til, at vækst holdt op med at skræmme mig. Det er hele pointen med ejendomsadministration i stor skala."