El antes: una unidad en cinco lugares.
La administración de propiedades es un negocio por unidad, y las unidades de Coastline estaban dispersas. “El alquiler en un sistema, el mantenimiento en otro, el cobro de la renta en un tercero, y los informes para propietarios hechos a mano”, dice Tom Reyes, Director. «Cada cierre de mes era un maratón para armar los estados de cuenta de los propietarios a partir de sistemas que no cuadraban entre sí.»
El mantenimiento estaba desconectado del libro contable, por lo que una reparación facturada a un propietario a veces nunca aparecía en su estado de cuenta, y las solicitudes de los inquilinos se perdían entre aplicaciones.
$1,100/mes repartido en cinco herramientas. Hecho a mano estados del propietario cada mes. Costes de mantenimiento que no llegaban de forma fiable a los informes para el propietario.
The switch — the unit becomes the record.
Coastline unificó los arrendamientos, el mantenimiento, el alquiler y los informes a propietarios en el registro de la unidad y migró su cartera por tramos. Los estados de cuenta de los propietarios ahora se generan desde el mismo libro contable que registra el alquiler y las reparaciones.
«La primera ejecución automática de estados de cuenta de propietarios nos ahorró literalmente una semana», dice Reyes. «Y los números salieron bien a la primera.»
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| Software de arrendamiento | Arrendamiento y CRM | $280 |
| App de tickets de mantenimiento | Mantenimiento y órdenes de trabajo | $180 |
| Herramienta de cobro de rentas | Pagos y alquiler | $180 |
| Hojas de cálculo de informes para propietarios | Informes para propietarios | $160 |
| Herramienta de email / SMS | Comunicaciones con inquilinos | $100 |
| Total del stack anterior | Mewayz Agency | ahorra $1,100/mes |
El desbloqueo — el portafolio se reporta solo.
Con el arrendamiento, el mantenimiento, el alquiler y los informes unificados, la cartera funciona sobre un único registro:
- Los estados de propietario se generan desde un solo libro contable, automáticamente
- Los costos de mantenimiento se imputan a la unidad y al informe del propietario
- El alquiler, los recargos por mora y los depósitos se liquidan en un solo registro por unidad
- Las solicitudes de los inquilinos y el historial de arrendamiento viven en la misma unidad
Cuando el alquiler y las reparaciones se registran en el mismo libro contable que lee el estado del propietario, el estado es un informe generado. La semana de montaje manual de cada mes simplemente desaparece.
La nueva normalidad: crecimiento que la cartera puede absorber.
«Este año asumimos otras 120 unidades sin sumar personal administrativo», dice Reyes. «Los gastos generales por unidad bajaron lo suficiente como para que el crecimiento dejara de darme miedo. Ese es justo el sentido de la gestión inmobiliaria a escala».