De vorige — een eenheid op vijf plaatsen.
Vastgoedbeheer is een zaak per eenheid en de eenheden van Coastline waren verspreid. “Leasing in het ene systeem, onderhoud in een ander, huurincasso in een derde en met de hand gebouwde eigenaarsrapporten”, zegt Tom Reyes, directeur. “Elk maandeinde was een marathon van het verzamelen van eigenaarsverklaringen van systemen die niet met elkaar in overeenstemming waren.”
Onderhoud was losgekoppeld van het grootboek, waardoor een reparatie die aan een eigenaar werd gefactureerd, soms nooit op zijn afschrift terechtkwam, en verzoeken van huurders tussen apps door vielen.
$1,100/maand over vijf tools. Met de hand gebouwd Maandelijks eigenaarsverklaringen. Onderhoudskosten die niet op betrouwbare wijze de rapporten van de eigenaren bereikten.
De schakelaar — de eenheid wordt het record.
Coastline verenigde leasing, onderhoud, huur en eigenaarsrapportage over het unitrecord en migreerde zijn portfolio in tranches. Eigenaarsverklaringen worden nu gegenereerd op basis van hetzelfde grootboek waarin huur en reparaties worden geregistreerd.
“De eerste geautomatiseerde uitvoering van de eigenaarsverklaring heeft ons letterlijk een week bespaard”, zegt Reyes. “En de cijfers klopten de eerste keer.”
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Leasesoftware | Leasen en CRM | $280 |
| Onderhoudsticket-app | Onderhouds- en werkorders | $180 |
| Incassotool huren | Betalingen en huur | $180 |
| Spreadsheets voor eigenaarsrapporten | Eigenaarsrapportage | $160 |
| E-mail/SMS-tool | Communicatie met huurders | $100 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Agentschap | bespaar $1,100/maand |
Het ontgrendelen — de portefeuille rapporteert zichzelf.
Nu leasing, onderhoud, huur en rapportage zijn verenigd, draait de portefeuille op één record:
- Eigenaarsverklaringen worden automatisch vanuit één grootboek gegenereerd
- De onderhoudskosten worden geboekt op de unit en op het rapport van de eigenaar
- Huur, late vergoedingen en aanbetalingen worden afgerekend op één record per eenheid
- Huurderaanvragen en huurgeschiedenis bevinden zich op dezelfde unit
Wanneer huur en reparaties in hetzelfde grootboek worden geboekt als de eigenaarsverklaring, is de verklaring een gegenereerd rapport. De week van handmatige montage elke maand verdween simpelweg.
Het nieuwe normaal – groei die de portefeuille kan absorberen.
“Dit jaar hebben we nog eens 120 eenheden in dienst genomen zonder extra personeel in de backoffice”, zegt Reyes. "De overheadkosten per eenheid daalden zodanig dat de groei mij niet meer bang maakte. Dat is het hele punt van vastgoedbeheer op grote schaal."