L'avant — une unité à cinq endroits.
La gestion immobilière est une activité à l'unité, et les unités de Coastline étaient dispersées. « La location dans un système, la maintenance dans un autre, l'encaissement des loyers dans un troisième, et les rapports propriétaires faits à la main », explique Tom Reyes, Directeur. « Chaque fin de mois était un marathon : assembler les relevés des propriétaires à partir de systèmes qui ne se réconciliaient pas. »
La maintenance était déconnectée du grand livre : une réparation facturée à un propriétaire n'apparaissait parfois jamais sur son relevé, et les demandes des locataires se perdaient entre les applications.
$1,100/mois réparties sur cinq outils. Fait main relevés des propriétaires chaque mois. Coûts de maintenance qui ne parvenaient pas systématiquement aux rapports des propriétaires.
Le changement — l'unité devient l'enregistrement.
Coastline a unifié la location, la maintenance, les loyers et le reporting aux propriétaires sur la fiche de l'unité et a migré son portefeuille par tranches. Les relevés des propriétaires sont désormais générés à partir du même grand livre qui enregistre les loyers et les réparations.
« La première exécution automatisée des relevés de propriétaires nous a fait gagner une semaine entière », confie Reyes. « Et les chiffres étaient justes du premier coup. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Logiciel de leasing | Location et CRM | $280 |
| Application de tickets de maintenance | Maintenance & Ordres de travail | $180 |
| Outil de collecte des loyers | Paiements et loyer | $180 |
| Tableurs de rapport pour le propriétaire | Reporting propriétaire | $160 |
| Outil e-mail / SMS | Communications avec les locataires | $100 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Agency | économisez $1,100/mois |
Le déblocage — le portefeuille se rapporte lui-même.
Avec la location, la maintenance, les loyers et le reporting unifiés, le portefeuille fonctionne sur un seul enregistrement :
- Les relevés propriétaires sont générés automatiquement à partir d'un seul grand livre
- Les coûts de maintenance s’imputent à l’unité et au rapport du propriétaire
- Loyers, pénalités de retard et dépôts de garantie sont regroupés en un seul enregistrement par logement
- Les demandes des locataires et l'historique des baux sont rattachés au même logement
Lorsque le loyer et les réparations sont enregistrés sur le même grand livre que celui que lit le relevé du propriétaire, le relevé devient un rapport généré automatiquement. La semaine d'assemblage manuel chaque mois disparaît tout simplement.
La nouvelle norme — de croissance que le portefeuille peut absorber.
« Nous avons repris 120 unités supplémentaires cette année sans renforcer l'administratif », explique Reyes. « Les frais généraux par unité ont suffisamment baissé pour que la croissance cesse de me faire peur. C'est tout l'intérêt de la gestion immobilière à grande échelle. »