To, co było wcześniej — wpływ utracony w arkuszach kalkulacyjnych.
Młodzieżowe organizacje non-profit żyją lub giną dzięki wykazywaniu wpływu fundatorom, a dane Harbour dotyczące wpływu były rozproszone. „Programowanie w jednym narzędziu, wolontariusze w innym, darczyńcy w trzecim i raporty o grantach połączone w arkusze kalkulacyjne” – mówi Maya Coleman, dyrektor wykonawcza. „Wykonywaliśmy prawdziwą pracę i staraliśmy się ją udowodnić, ponieważ dowód znajdował się w czterech miejscach”.
Powiązanie godzin wolontariatu i wyników programu z konkretnymi dotacjami oznaczało ręczne uzgadnianie każdego cyklu raportowania — dokładnie wtedy, gdy pracownicy mieli najmniej czasu.
$820/miesiąc w czterech narzędziach. Dane dotyczące wpływu podzielone na cztery systemy. Raporty o dotacjach szyte ręcznie w każdym cyklu.
Przełącznik — połączyć wpływ z finansowaniem.
Harbour ujednolicona rejestracja w programie, wolontariusze, darczyńcy i raportowanie na jednej platformie. Godziny wolontariatu i wyniki programów są teraz powiązane z programami i grantami, które je finansują.
„Po raz pierwszy raport o dotacjach opiera się na rzeczywistych danych programu” – mówi Coleman. „Przestaliśmy zgadywać i zaczęliśmy pokazywać”.
Co zostało wymienione
| Stare narzędzie | Zastąpiony modułem Mewayz | Miesięczna oszczędność |
|---|---|---|
| Narzędzie do rejestracji w programie | Programy i rejestracja | $160 |
| Aplikacja do planowania wolontariatu | Harmonogram i wolontariat | $110 |
| CRM dawcy | Zarządzanie CRM i dawcami | $120 |
| Arkusze raportowania | Raportowanie dotacji | $140 |
| Całkowity stary stos | Mewayz Biznes (non-profit) | zaoszczędź $530/mies |
Odblokowanie — wpływ, jaki możesz wykazać.
Dzięki ujednoliceniu programów, ludzi i funduszy raportowanie stało się mocną stroną:
- Godziny pracy i wyniki wolontariatu są powiązane z programami i grantami
- Dane darczyńców łączą prezenty z programami, które finansują
- Raporty o dotacjach są kompilowane na podstawie bieżących danych programu
- Jeden rekord kontaktów dla dawców, wolontariuszy i rodzin
Kiedy wyniki programu i finansujące je dotacje znajdują się na tej samej platformie, raport jest zapytaniem, a nie rekonstrukcją. Skrócenie czasu tworzenia raportów o 60% umożliwiło pracownikom sporządzanie raportów kilka tygodni wstecz.
Nowa normalność — więcej fundatorów, więcej zaufania.
„W tym roku złożyliśmy wniosek o dwa większe granty, ponieważ w końcu mogliśmy poprzeć wniosek czystymi danymi” – mówi Coleman. „Platforma nie tylko pozwoliła zaoszczędzić pieniądze, ale także zapewniła nam większe możliwości finansowania”.