L'avant — leur impact perdu dans les feuilles de calcul.
Les associations pour la jeunesse vivent ou périssent selon leur capacité à démontrer leur impact aux financeurs, et les données d'impact de Harbor étaient éparpillées. « Les inscriptions aux programmes dans un outil, les bénévoles dans un autre, les donateurs dans un troisième, et les rapports de subventions assemblés tant bien que mal dans des feuilles de calcul », explique Maya Coleman, Directrice exécutive. « Nous faisions un vrai travail et nous peinions à le prouver, car les preuves se trouvaient à quatre endroits différents. »
Relier les heures de bénévolat et les résultats des programmes à des subventions précises imposait un rapprochement manuel à chaque cycle de reporting — précisément au moment où les équipes manquaient le plus de temps.
$820/mois à travers quatre outils. Données d'impact répartis sur quatre systèmes. Rapports de subventions assemblée à la main à chaque cycle.
Le changement — reliez l'impact au financement.
Harbor a regroupé les inscriptions aux programmes, les bénévoles, les donateurs et le reporting sur une seule plateforme. Les heures de bénévolat et les résultats des programmes sont désormais rattachés aux programmes et aux subventions qui les financent.
« Pour la première fois, un rapport de subvention se génère lui-même à partir des données réelles du programme », déclare Coleman. « Nous avons cessé de deviner et commencé à démontrer. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Outil d'inscription au programme | Programmes et inscriptions | $160 |
| Application de planification des bénévoles | Calendrier et bénévoles | $110 |
| CRM des donateurs | CRM et gestion des donateurs | $120 |
| Feuilles de calcul de reporting | Rapports de subventions | $140 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Entreprise (à but non lucratif) | économisez $530/mois |
Le déblocage — un impact que vous pouvez démontrer.
Une fois les programmes, les personnes et les financements unifiés, le reporting est devenu un atout :
- Les heures de bénévolat et les résultats sont rattachés aux programmes et aux subventions
- Les fiches donateurs relient les dons aux programmes qu'ils financent
- Les rapports de subventions se compilent à partir des données de programme en temps réel
- Une seule fiche de contact pour les donateurs, les bénévoles et les familles
Lorsque les résultats d'un programme et les subventions qui le financent partagent une même plateforme, un rapport devient une simple requête, et non une reconstruction. Réduire de 60 % le temps de compilation des rapports a rendu au personnel des semaines de reporting.
La nouvelle norme — plus de financeurs, plus de confiance.
« Cette année, nous avons déposé deux demandes de subventions plus importantes, car nous pouvions enfin appuyer la demande sur des données propres », explique Coleman. « La plateforme n'a pas seulement fait économiser de l'argent — elle nous a rendus plus éligibles aux financements. »