El antes: el impacto se pierde en las hojas de cálculo.
Las organizaciones sin fines de lucro juveniles viven o mueren por su capacidad de demostrar impacto a los financiadores, y los datos de impacto de Harbor estaban dispersos. «Las inscripciones a los programas en una herramienta, los voluntarios en otra, los donantes en una tercera y los informes de subvenciones cosidos a mano en hojas de cálculo», dice Maya Coleman, Directora Ejecutiva. «Hacíamos trabajo de verdad y nos costaba demostrarlo, porque la prueba vivía en cuatro sitios.»
Vincular las horas de voluntariado y los resultados de los programas a subvenciones concretas obligaba a una conciliación manual en cada ciclo de informes, justo cuando el personal tenía menos tiempo.
$820/mes across four tools. Datos de impacto repartido entre cuatro sistemas. Informes de subvenciones cosido a mano en cada ciclo.
The switch — conectar el impacto con la financiación.
Centraliza en una sola plataforma la inscripción a programas, el voluntariado, los donantes y los informes. Las horas de voluntariado y los resultados de los programas ahora se vinculan a los programas y a las subvenciones que los financian.
“For the first time a grant report pulls itself from the actual program data,” Coleman says. “We stopped guessing and started showing.”
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| Herramienta de inscripción a programas | Programas e inscripción | $160 |
| App de programación de voluntarios | Programación y voluntarios | $110 |
| CRM de donantes | CRM y gestión de donantes | $120 |
| Hojas de cálculo para informes | Informes de subvenciones | $140 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business (sin fines de lucro) | ahorra $530/mes |
El desbloqueo — impacto que puedes demostrar.
Con los programas, las personas y la financiación unificados, los informes se convirtieron en una fortaleza:
- Las horas de voluntariado y los resultados se vinculan a programas y subvenciones
- Los registros de donantes conectan las donaciones con los programas que financian
- Los informes de subvenciones se generan a partir de datos en vivo del programa
- Un único registro de contacto para donantes, voluntarios y familias
Cuando los resultados de los programas y las subvenciones que los financian comparten una plataforma, un informe es una consulta, no una reconstrucción. Reducir un 60% el tiempo de elaboración de informes le devolvió al equipo sus semanas de reportes.
La nueva normalidad: más financiadores, más confianza.
«Este año solicitamos dos subvenciones más grandes porque por fin pudimos respaldar la solicitud con datos limpios», dice Coleman. «La plataforma no solo nos ahorró dinero: nos hizo más merecedores de financiación.»