Før - indvirkning tabt i regnearkene.
Ungdomsnonprofitorganisationer lever eller dør af at demonstrere deres indflydelse til finansieringsgivere, og Harbours indvirkningsdata var spredt. "Programtilmelding i ét værktøj, frivillige i et andet, donorer i et tredje, og bevillingsrapporter sat sammen i regneark," siger Maya Coleman, administrerende direktør. "Vi gjorde rigtigt arbejde og kæmpede for at bevise det, fordi beviset boede fire steder."
At knytte frivillige timer og programresultater til specifikke bevillinger betød en manuel afstemning hver rapporteringscyklus - præcis når personalet havde mindst tid.
$820/måned på tværs af fire værktøjer. Indvirkningsdata fordelt på fire systemer. Bevillingsrapporter syet i hånden hver cyklus.
Afbryderen - forbinde effekt med finansiering.
Hav samlet programtilmelding, frivillige, donorer og rapportering på én platform. Frivillige timer og programresultater knytter sig nu til programmerne og de tilskud, der finansierer dem.
"For første gang trækker en bevillingsrapport sig fra de faktiske programdata," siger Coleman. "Vi holdt op med at gætte og begyndte at vise."
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Værktøj til programtilmelding | Programmer og tilmelding | $160 |
| Frivillige planlægning app | Planlægning og frivillige | $110 |
| Donor CRM | CRM & Donor Management | $120 |
| Rapportering af regneark | Bevillingsrapportering | $140 |
| Total gammel stak | Mewayz Virksomhed (nonprofit) | spar $530/md |
Oplåsningen - effekt, du kan demonstrere.
Med programmer, mennesker og finansiering samlet blev rapportering en styrke:
- Frivillige timer og resultater er knyttet til programmer og tilskud
- Donoroptegnelser forbinder gaver med de programmer, de finansierer
- Tilskudsrapporter kompileres fra live programdata
- Én kontaktliste for donorer, frivillige og familier
Når programmets resultater og de tilskud, der finansierer dem, deler en platform, er en rapport en forespørgsel, ikke en rekonstruktion. At reducere rapporteringstiden med 60 % gav personalet deres rapportering uger tilbage.
Det nye normale - flere finansiører, mere selvtillid.
"Vi ansøgte om to større tilskud i år, fordi vi endelig kunne bakke ansøgningen op med rene data," siger Coleman. "Platformen sparede ikke bare penge - den gjorde os mere finansierbare."