उपकरण किराया विस्तृत दस्तावेज़ीकरण
इक्विपमेंट रेंटल सिस्टम एक व्यापक सॉफ्टवेयर समाधान है जो व्यवसायों को उनके किराये के उपकरण संचालन को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
परिचय
उपकरण रेंटल ऐड-ऑन एक व्यापक समाधान है जिसे उपकरण किराये के संचालन के पूर्ण जीवनचक्र को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसमें सिस्टम सेटअप में मूलभूत कॉन्फ़िगरेशन से लेकर ट्रैकिंग उपकरण रिकॉर्ड, गोदामों में इन्वेंट्री स्तर और अनुमोदन, भुगतान और रिटर्न सहित एंड-टू-एंड बुकिंग प्रबंधन तक सब कुछ शामिल है। मरम्मत और खोई हुई वस्तुओं के लिए अतिरिक्त मॉड्यूल यह सुनिश्चित करते हैं कि किराये के बाद की गतिविधियों को भी कुशलतापूर्वक ट्रैक और हल किया जाता है, जिससे प्रशासकों को एक केंद्रीकृत मंच में अपने किराये के संचालन पर पूर्ण दृश्यता और नियंत्रण मिलता है।
ऐड-ऑन कैसे स्थापित करें?
उपकरण रेंटल ऐड-ऑन सेट करने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं: सेटअप ऐड-ऑन.
उपकरण रेंटल ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करें?
सिस्टम सेटअप
- सिस्टम सेटअप अनुभाग प्रशासकों को उपयोग किए गए मूलभूत डेटा को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है
प्रणाली। इसमें वर्तमान में उपकरण श्रेणियाँ और उपकरण इकाइयाँ शामिल हैं, इन दोनों को पूरे प्लेटफ़ॉर्म पर उपकरण प्रबंधित करते समय संदर्भित किया जाता है।
उपकरण श्रेणियाँ
- एक नई श्रेणी जोड़ने के लिए, उपकरण श्रेणी पृष्ठ पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। रूप में
- उपकरण श्रेणियाँ सूची सभी कॉन्फ़िगर की गई श्रेणियों को कॉलम वाली तालिका में प्रदर्शित करती है
- उपलब्ध क्रियाएँ: किसी मौजूदा श्रेणी के विवरण को अद्यतन या संशोधित करने के लिए संपादन का उपयोग करें, और हटाएँ का उपयोग करें
जो खुलेगा, दिए गए फ़ील्ड में श्रेणी का नाम दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, श्रेणी में शामिल उपकरणों के प्रकार को समझाने के लिए एक विवरण जोड़ें। निर्माण पर श्रेणी को सक्षम या अक्षम करने के लिए सक्रिय स्विच को टॉगल करें।
श्रेणी का नाम, विवरण, स्थिति और कार्रवाई।
सिस्टम से श्रेणी को स्थायी रूप से हटा दें। ध्यान दें कि सक्रिय रूप से उपयोग में आने वाली श्रेणियों को सावधानीपूर्वक प्रबंधित किया जाना चाहिए, क्योंकि परिवर्तन मौजूदा उपकरण रिकॉर्ड को प्रभावित कर सकते हैं जो उन्हें संदर्भित करते हैं।
उपकरण इकाइयाँ
- एक नई इकाई जोड़ने के लिए, उपकरण इकाई पृष्ठ पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। उस रूप में
- उपकरण इकाइयों की सूची सभी कॉन्फ़िगर की गई इकाइयों को इकाई नाम के कॉलम के साथ एक तालिका में प्रदर्शित करती है।
- उपलब्ध क्रियाएँ: किसी मौजूदा इकाई के नाम या संक्षिप्त कोड को अद्यतन या संशोधित करने के लिए संपादन का उपयोग करें, और
खुलता है, दिए गए फ़ील्ड में इकाई का नाम, एक संक्षिप्त कोड (उदाहरण के लिए, टुकड़े के लिए पीसीएस या घंटे के लिए एचआर) के साथ दर्ज करें।
संक्षिप्त कोड, और कार्रवाई।
सिस्टम से यूनिट को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएँ। ध्यान दें कि उपकरण रिकॉर्ड के साथ सक्रिय रूप से जुड़ी इकाइयों को सावधानी से प्रबंधित किया जाना चाहिए, क्योंकि संशोधन मौजूदा डेटा को प्रभावित कर सकते हैं जो उन्हें संदर्भित करता है।
उपकरण प्रबंधित करें
- एक नया उपकरण रिकॉर्ड बनाने के लिए, उपकरण प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। भरें
- किराये की कीमत और उपकरण की कीमत दर्ज करें, और ड्रॉपडाउन से अवधि प्रकार का चयन करें (दिन,
- सूची पृष्ठ उपकरण नाम के कॉलम के साथ एक तालिका में सभी उपकरण रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है,
- परिणामों को सीमित करने के लिए श्रेणी ड्रॉपडाउन और स्थिति ड्रॉपडाउन का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें। क्लिक करें
- क्रियाएँ कॉलम में, उपकरण रिकॉर्ड का पूरा विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें, अद्यतन करने के लिए संपादित करें
उपकरण नाम में, फिर ड्रॉपडाउन से श्रेणी चुनें (उपकरण श्रेणी > सिस्टम सेटअप से आता है), और ड्रॉपडाउन से इकाई चुनें (उपकरण इकाइयों > सिस्टम सेटअप से आता है)।
घंटा)। उपकरण को उपलब्ध या अनुपलब्ध के रूप में चिह्नित करने के लिए स्थिति ड्रॉपडाउन का उपयोग करें। वैकल्पिक रूप से, उपकरण के बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करने के लिए एक विवरण जोड़ें।
श्रेणी, किराये की कीमत, स्थिति और क्रियाएँ। उपकरण के किसी विशिष्ट टुकड़े को नाम से तुरंत ढूंढने के लिए खोज बार का उपयोग करें।
फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए आवेदन करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें। दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
या मौजूदा उपकरण जानकारी को संशोधित करें, और सिस्टम से उपकरण को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएं।
इन्वेंटरी प्रबंधित करें
- एक नया इन्वेंट्री रिकॉर्ड बनाने के लिए, इन्वेंट्री प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें।
- सूची पृष्ठ वेयरहाउस, उपकरण, के लिए कॉलम के साथ एक तालिका में सभी इन्वेंट्री रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है।
- क्रियाएँ कॉलम में, किसी मौजूदा इन्वेंट्री रिकॉर्ड को अद्यतन या संशोधित करने के लिए संपादन का उपयोग करें
यह निर्दिष्ट करने के लिए कि उपकरण का स्टॉक कहाँ किया जा रहा है, ड्रॉपडाउन से वेयरहाउस का चयन करें। ड्रॉपडाउन से उपकरण चुनें (उपकरण अनुभाग से आएं), फिर यह इंगित करने के लिए मात्रा दर्ज करें कि उस स्थान पर कितनी इकाइयाँ उपलब्ध हैं।
मात्रा, और क्रियाएँ. गोदाम के नाम या उपकरण के आधार पर किसी विशिष्ट इन्वेंट्री रिकॉर्ड का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें।
मात्रा को समायोजित करना या उपकरण को एक अलग गोदाम में पुनः सौंपना, और सिस्टम से इन्वेंट्री रिकॉर्ड को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएं।
बुकिंग प्रबंधित करें
- नई बुकिंग बनाने के लिए, बुकिंग प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें। बुकिंग के अंतर्गत
- उपकरण आइटम अनुभाग में, कम से कम एक आइटम आवश्यक है। ध्यान दें कि उपकरण ड्रॉपडाउन
- प्रत्येक आइटम के लिए, दिनांक पिकर, अवधि और का उपयोग करके आरंभ तिथि और समाप्ति तिथि निर्धारित करें
- उसी बुकिंग में अतिरिक्त उपकरण लाइनें शामिल करने के लिए "आइटम जोड़ें" पर क्लिक करें। बुकिंग सारांश
- सूची पृष्ठ सभी बुकिंग को बुकिंग संख्या, ग्राहक, कुल के कॉलम के साथ एक तालिका में प्रदर्शित करता है
- बुकिंग संख्या के आधार पर किसी विशिष्ट बुकिंग का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें। का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें
- उपलब्ध कार्रवाइयां: लंबित बुकिंग के लिए, बुकिंग की पुष्टि और अनुमोदन के लिए स्वीकृत का उपयोग करें, या
- स्वीकृत बुकिंग के लिए, बुकिंग के विरुद्ध भुगतान रिकॉर्ड करने के लिए भुगतान का उपयोग करें। भुगतान प्रपत्र
- रिकॉर्ड किए गए भुगतान के साथ स्वीकृत बुकिंग के लिए, उपकरण रिटर्न संसाधित करने के लिए रिटर्न का उपयोग करें। वापसी
विवरण, उचित ग्राहक को बुकिंग सौंपने के लिए ड्रॉपडाउन से ग्राहक का चयन करें, और वेयरहाउस चुनें जहां से उपकरण प्राप्त किए जाएंगे। वैकल्पिक रूप से, बुकिंग से संबंधित किसी भी अतिरिक्त संदर्भ के लिए एक नोट जोड़ें।
पहले वेयरहाउस का चयन करने के बाद ही उपलब्ध होगा, क्योंकि सिस्टम इस मान का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि उस स्थान पर कौन सा उपकरण स्टॉक किया गया है।
मूल्य/इकाई फ़ील्ड चयनित उपकरण और तिथियों के आधार पर स्वचालित रूप से गणना करेंगे। यह निर्दिष्ट करने के लिए मात्रा दर्ज करें कि कितनी इकाइयाँ बुक की जा रही हैं।
नीचे दाईं ओर आइटम जोड़े जाने पर चल रही कुल राशि प्रदर्शित होती है।
राशि, वस्तुएँ, भुगतान की स्थिति, स्थिति और कार्रवाइयां। भुगतान स्थिति या तो भुगतान की गई या अवैतनिक के रूप में दिखाई देगी, जबकि बुकिंग स्थिति निम्नलिखित में से एक स्थिति को दर्शाएगी: लंबित, स्वीकृत, अस्वीकृत, या लौटाई गई।
परिणामों को सीमित करने के लिए ग्राहक ड्रॉपडाउन, स्थिति ड्रॉपडाउन, भुगतान स्थिति ड्रॉपडाउन और दिनांक सीमा चयनकर्ता। फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें। दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
इसे अस्वीकार करने से इनकार करें. पूर्ण बुकिंग विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें।
भुगतान राशि, बुकिंग आईडी और ग्राहक का नाम स्वतः भर जाएगा। भुगतान विधि का चयन करें, भुगतान तिथि की पुष्टि करें, वैकल्पिक रूप से एक संदर्भ संख्या दर्ज करें, ड्रॉपडाउन से एक बैंक खाता चुनें, और सबमिट करने से पहले यदि आवश्यक हो तो एक विवरण जोड़ें। उपकरण वापसी प्रक्रिया शुरू करने के लिए रिटर्न का उपयोग करें, और पूर्ण बुकिंग विवरण देखने के लिए देखें।
उपकरण पृष्ठ प्रत्येक आइटम की अवधि, बुक की गई मात्रा, लंबित मात्रा, लौटाई गई मात्रा, खोई हुई मात्रा, कुल कीमत और वापसी की स्थिति (उदाहरण के लिए, वापस नहीं किया गया, पूरी तरह से लौटाया गया) दिखाने वाली उपकरण आइटम तालिका के साथ बुकिंग संख्या, ग्राहक, गोदाम और कुल राशि सहित बुकिंग सारांश प्रदर्शित करता है।
- बुकिंग आइटम रिटर्न फॉर्म खोलने के लिए किसी व्यक्तिगत आइटम पर रिटर्न आइकन पर क्लिक करें, जहां
- अस्वीकृत या लौटाई गई बुकिंग के लिए, बुकिंग रिकॉर्ड की समीक्षा के लिए केवल दृश्य उपलब्ध है।
उपकरण और गोदाम पहले से भरे हुए हैं। जैसा लागू हो रिटर्न मात्रा और खोई हुई मात्रा दर्ज करें, और उस आइटम के लिए रिटर्न पूरा करने के लिए प्रोसेस रिटर्न पर क्लिक करें।
बुकिंग भुगतान
- जब भी कोई भुगतान प्रबंधन के माध्यम से जोड़ा जाता है तो यहां सूचीबद्ध भुगतान स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाते हैं
- सूची बुकिंग नंबर, ग्राहक नाम, के कॉलम के साथ एक तालिका में सभी भुगतान रिकॉर्ड प्रदर्शित करती है।
- स्थिति स्वीकृत या अस्वीकृत के रूप में दिखाई देगी, जो संबंधित बुकिंग को दर्शाती है
बुकिंग अनुभाग में, इस पृष्ठ से सीधे कोई प्रविष्टियाँ नहीं बनाई जाती हैं।
भुगतान राशि, भुगतान तिथि, स्थिति और कार्रवाइयां। कार्रवाई कॉलम में, भुगतान रिकॉर्ड का पूरा विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें।
भुगतान स्वीकार कर लिया गया है या अस्वीकार कर दिया गया है. किसी विशिष्ट भुगतान रिकॉर्ड का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें।
मरम्मत का प्रबंधन करें
- एक नया मरम्मत रिकॉर्ड बनाने के लिए, मरम्मत प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। का चयन करें
- आवश्यक मरम्मत की प्रकृति का विवरण देने के लिए समस्या विवरण दर्ज करें और मरम्मत का चयन करें
- सूची पृष्ठ उपकरण, गोदाम, के कॉलम के साथ एक तालिका में सभी मरम्मत रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है।
- समस्या या उपकरण के नाम के आधार पर किसी विशिष्ट मरम्मत रिकॉर्ड का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें। आवेदन करें
- उपलब्ध कार्रवाइयां मरम्मत रिकॉर्ड की वर्तमान स्थिति के आधार पर भिन्न होती हैं। रिकार्ड के लिए
- पोस्ट की गई भुगतान स्थिति वाले रिकॉर्ड के लिए, केवल दृश्य उपलब्ध है, क्योंकि पोस्ट किए गए रिकॉर्ड लॉक हैं
ड्रॉपडाउन से उपकरण (उपकरण अनुभाग से आता है)। ध्यान दें कि वेयरहाउस ड्रॉपडाउन पहले उपकरण का चयन करने के बाद ही उपलब्ध होगा, क्योंकि सिस्टम इस मान का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि उपकरण कहाँ स्थित है।
दिनांक पिकर का उपयोग करके दिनांक. मरम्मत के लिए भेजी जाने वाली इकाइयों की मात्रा और मरम्मत लागत का प्रतिनिधित्व करने वाली राशि दर्ज करें। मरम्मत व्यय को उपयुक्त खाते से जोड़ने के लिए बैंक खाते का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, मरम्मत के बारे में किसी और संदर्भ के लिए एक विवरण जोड़ें।
जारी, मरम्मत तिथि, राशि, मात्रा, स्थिति, भुगतान स्थिति और कार्रवाइयां। स्थिति मरम्मत के वर्तमान चरण को दर्शाती है और निम्नलिखित में से एक हो सकती है: लंबित, प्रगति में, रुका हुआ, पूर्ण, विफल, या रद्द। भुगतान स्थिति इंगित करती है कि मरम्मत रिकॉर्ड ड्राफ्ट में है या पोस्ट किया गया है।
परिणामों को सीमित करने के लिए वेयरहाउस ड्रॉपडाउन, मरम्मत स्थिति ड्रॉपडाउन और भुगतान स्थिति ड्रॉपडाउन का उपयोग करके फ़िल्टर करें। फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें। दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
ड्राफ्ट भुगतान स्थिति, मरम्मत विवरण को अद्यतन या संशोधित करने के लिए संपादन का उपयोग करें, और सिस्टम से रिकॉर्ड को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएं का उपयोग करें।
आगे संशोधन से. मरम्मत रिकॉर्ड का पूरा विवरण देखने के लिए किसी भी स्तर पर व्यू का उपयोग करें।
खोई हुई वस्तुएँ
- एक नया खोया हुआ आइटम रिकॉर्ड बनाने के लिए, खोए हुए आइटम प्रबंधित करें पृष्ठ पर "बनाएं" बटन पर क्लिक करें।
- यह इंगित करने के लिए रिपोर्ट की गई तारीख निर्धारित करें कि नुकसान की आधिकारिक तौर पर रिपोर्ट कब की गई थी, और नुकसान की तारीख को निर्धारित करें
- सूची पृष्ठ उपकरण, गोदाम, के लिए कॉलम के साथ एक तालिका में सभी खोए हुए आइटम रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है।
- उपकरण के नाम से किसी विशिष्ट रिकॉर्ड का तुरंत पता लगाने के लिए खोज बार का उपयोग करें। का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें
- क्रियाएँ कॉलम में, खोए हुए आइटम रिकॉर्ड का पूरा विवरण देखने के लिए दृश्य का उपयोग करें, अद्यतन करने के लिए संपादित करें या
ड्रॉपडाउन से उपकरण चुनें (उपकरण अनुभाग से आता है)। ध्यान दें कि वेयरहाउस ड्रॉपडाउन पहले उपकरण का चयन करने के बाद ही उपलब्ध होगा, क्योंकि सिस्टम उपकरण के निर्दिष्ट स्थान को निर्धारित करने के लिए इस मान का उपयोग करता है।
रिकॉर्ड करें कि वस्तु वास्तव में कब खो गई थी। गायब हुई इकाइयों की मात्रा दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, नुकसान की परिस्थितियों के बारे में अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करने के लिए एक विवरण जोड़ें।
रिपोर्ट की गई तिथि, खोई हुई तिथि, मात्रा, स्थिति और कार्रवाइयां। स्थिति खोई हुई वस्तु की वर्तमान समाधान स्थिति को दर्शाती है और निम्नलिखित में से एक हो सकती है: खोई हुई, मिली हुई, बदली हुई, या बट्टे खाते में डाल दी गई।
परिणामों को सीमित करने के लिए वेयरहाउस ड्रॉपडाउन, स्टेटस ड्रॉपडाउन और लॉस्ट डेट रेंज पिकर। फ़िल्टर सक्रिय करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें या उन्हें रीसेट करने के लिए साफ़ करें पर क्लिक करें। शीर्ष दाईं ओर दृश्य बटन का उपयोग करके सूची दृश्य और ग्रिड दृश्य के बीच टॉगल करें।
रिकॉर्ड को संशोधित करें, जैसे स्थिति का समाधान होने पर स्थिति बदलना, और सिस्टम से रिकॉर्ड को स्थायी रूप से हटाने के लिए हटाएं।