Documentation détaillée de la location d'équipements
Le système de location d'équipements est une solution logicielle complète conçue pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs opérations de location de matériel.
Introduction
Le module complémentaire Location de matériel est une solution complète conçue pour gérer l'ensemble du cycle de vie des opérations de location de matériel. Il couvre tout, de la configuration fondamentale dans la Configuration système au suivi des fiches de matériel, des niveaux d'inventaire à travers les entrepôts, et la gestion de bout en bout des réservations, y compris les approbations, les paiements et les retours. Des modules supplémentaires pour les Réparations et les Articles perdus garantissent que les activités post-location sont également suivies et résolues efficacement, donnant aux administrateurs une visibilité et un contrôle complets sur leurs opérations de location dans une plateforme centralisée unique.
Comment installer le module ?
Pour configurer le module complémentaire Location d'équipement, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser le module complémentaire de location de matériel ?
Configuration du système
- La section Configuration système permet aux administrateurs de configurer les données fondamentales utilisées dans tout le
système. Il comprend actuellement les Catégories d'équipement et les Unités d'équipement, toutes deux référencées lors de la gestion des équipements sur l'ensemble de la plateforme.
Catégories d'équipement
- Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Catégories d'équipement. Dans le formulaire
- La liste des catégories d'équipement affiche toutes les catégories configurées dans un tableau avec des colonnes pour
- Actions disponibles : utilisez Modifier pour mettre à jour ou modifier les détails d'une catégorie existante, et Supprimer pour
qui s'ouvre, saisissez le nom de la catégorie dans le champ prévu. Vous pouvez ajouter une description pour expliquer le type d'équipement que couvre la catégorie. Activez l'interrupteur Actif pour activer ou désactiver la catégorie lors de sa création.
Nom de catégorie, Description, Statut et Action.
supprimer définitivement la catégorie du système. Notez que les catégories activement utilisées doivent être gérées avec soin, car toute modification peut affecter les fiches d'équipement existantes qui y font référence.
Unités d'équipement
- Pour ajouter une nouvelle unité, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Unités d'équipement. Dans le formulaire qui
- La liste des unités d’équipement affiche toutes les unités configurées dans un tableau avec des colonnes pour le Nom de l’unité,
- Actions disponibles : utilisez Modifier pour mettre à jour ou modifier le nom ou le code court d'une unité existante, et
s'ouvre, saisissez le nom de l'unité dans le champ prévu, ainsi qu'un code court (par exemple, PCS pour Pièce ou HR pour Heure).
Code court et Action.
Supprimez pour retirer définitivement l'unité du système. Notez que les unités activement associées à des enregistrements d'équipement doivent être gérées avec précaution, car les modifications peuvent affecter les données existantes qui y font référence.
Gérer les équipements
- Pour créer un nouvel enregistrement d'équipement, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les équipements. Remplissez
- Saisissez le prix de location et le prix de l'équipement, puis sélectionnez le type de durée dans le menu déroulant (Jour,
- La page de liste affiche tous les enregistrements de matériel dans un tableau avec des colonnes pour Nom du matériel,
- Appliquez des filtres à l'aide du menu déroulant Catégorie et du menu déroulant Statut pour affiner les résultats. Cliquez sur
- Dans la colonne Actions, utilisez Voir pour afficher tous les détails d'une fiche d'équipement, Modifier pour mettre à jour
dans le nom de l'équipement, puis sélectionnez la catégorie dans le menu déroulant (issu des catégories d'équipement > Configuration système), et choisissez l'unité dans les menus déroulants (issus des unités d'équipement > Configuration système).
Heure). Utilisez le menu déroulant Statut pour marquer l'équipement comme Disponible ou Indisponible. Vous pouvez également ajouter une Description afin de fournir des détails supplémentaires sur l'équipement.
Catégorie, prix de location, statut et actions. Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un équipement précis par son nom.
Appliquez pour activer les filtres ou Effacer pour les réinitialiser. Basculez entre la vue liste et la vue grille à l'aide des boutons de vue.
ou modifier les informations d'équipement existantes, et Supprimer pour retirer définitivement l'équipement du système.
Gérer les stocks
- Pour créer un nouvel enregistrement d'inventaire, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les inventaires.
- La page de liste affiche tous les enregistrements d'inventaire dans un tableau avec des colonnes pour Entrepôt, Équipement,
- Dans la colonne Actions, utilisez Modifier pour mettre à jour ou changer une fiche d'inventaire existante, telle que
Sélectionnez l'entrepôt dans la liste déroulante pour indiquer où l'équipement est stocké. Choisissez l'équipement dans la liste déroulante (issue de la section équipement), puis saisissez la quantité pour indiquer combien d'unités sont disponibles à cet emplacement.
Quantité et Actions. Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un enregistrement d'inventaire spécifique par nom d'entrepôt ou équipement.
ajuster la quantité ou réaffecter l'équipement à un autre entrepôt, et Supprimer pour retirer définitivement l'enregistrement d'inventaire du système.
Gérer les réservations
- Pour créer une nouvelle réservation, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les réservations. Sous Réservation
- Dans la section Articles d'équipement, au moins un article est requis. Notez que le menu déroulant Équipement
- Pour chaque article, définissez la Date de début et la Date de fin à l'aide des sélecteurs de date, la Durée et
- Cliquez sur « Ajouter un article » pour inclure des lignes d'équipement supplémentaires à la même réservation. Le récapitulatif de réservation
- La page de liste affiche toutes les réservations dans un tableau avec des colonnes pour le numéro de réservation, le client, le total
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement une réservation précise par numéro de réservation. Appliquez des filtres à l'aide de
- Actions disponibles : pour les réservations en attente, utilisez Approuver pour confirmer et approuver la réservation, ou
- Pour les réservations approuvées, utilisez Paiement pour enregistrer un règlement sur la réservation. Le formulaire de paiement
- Pour les réservations approuvées dont le paiement est enregistré, utilisez Retour pour traiter les retours d'équipement. Le retour
Détails, sélectionnez le client dans la liste déroulante pour attribuer la réservation au client approprié, et choisissez l'entrepôt depuis lequel l'équipement sera fourni. Vous pouvez également ajouter une note pour tout contexte supplémentaire lié à la réservation.
ne deviendra disponible qu'après avoir sélectionné un entrepôt, car le système utilise cette valeur pour déterminer quel équipement est stocké à cet emplacement.
Les champs Prix/Unité se calculeront automatiquement en fonction de l'équipement et des dates sélectionnés. Saisissez la quantité pour préciser combien d'unités sont réservées.
en bas à droite affiche le montant total cumulé au fur et à mesure que des articles sont ajoutés.
Montant, Articles, Statut de paiement, Statut et Actions. Le statut de paiement s'affichera soit Payé soit Impayé, tandis que le statut de réservation reflétera l'un des états suivants : En attente, Approuvé, Rejeté ou Retourné.
le menu déroulant Client, le menu déroulant Statut, le menu déroulant Statut de paiement et le sélecteur de Plage de dates pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer les filtres ou sur Effacer pour les réinitialiser. Basculez entre l'affichage en liste et l'affichage en grille à l'aide des boutons d'affichage.
Rejeter pour la refuser. Utilisez Voir pour consulter tous les détails de la réservation.
remplira automatiquement le Montant du paiement, l'ID de réservation et le Nom du client. Sélectionnez le Mode de paiement, confirmez la Date de paiement, saisissez éventuellement un Numéro de référence, choisissez un Compte bancaire dans le menu déroulant, et ajoutez une Description si nécessaire avant de soumettre. Utilisez Retour pour lancer le processus de retour de l'équipement, et Voir pour consulter les détails complets de la réservation.
La page Équipement affiche le récapitulatif de la réservation, comprenant le Numéro de réservation, le Client, l'Entrepôt et le Montant total, ainsi qu'un tableau des Articles d'équipement indiquant pour chaque article la Durée, la Quantité réservée, la Quantité en attente, la Quantité retournée, la Quantité perdue, le Prix total et le Statut de retour (par ex. Non retourné, Entièrement retourné).
- Cliquez sur l'icône Retour d'un article individuel pour ouvrir le formulaire de retour d'article de réservation, où le
- Pour les réservations rejetées ou retournées, seule l'option Voir est disponible pour consulter le dossier de réservation.
L'équipement et l'entrepôt sont préremplis. Saisissez la quantité retournée et la quantité perdue le cas échéant, puis cliquez sur Traiter le retour pour finaliser le retour de cet article.
Paiements de réservation
- Les paiements répertoriés ici sont automatiquement renseignés chaque fois qu’un paiement est ajouté via le module Gérer
- La liste affiche tous les enregistrements de paiement dans un tableau avec des colonnes pour le Numéro de réservation, le Nom du client,
- Le statut s'affichera comme Approuvé ou Refusé, indiquant si la réservation associée
section Réservations, aucune entrée n'est créée directement depuis cette page.
Montant du paiement, date de paiement, statut et actions. Dans la colonne Actions, utilisez Voir pour consulter les détails complets d'un dossier de paiement.
le paiement a été accepté ou refusé. Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un enregistrement de paiement spécifique.
Gérer les réparations
- Pour créer un nouvel enregistrement de réparation, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les réparations. Sélectionnez le
- Saisissez la description du problème pour détailler la nature de la réparation nécessaire, puis sélectionnez la réparation
- La page de liste affiche tous les enregistrements de réparation dans un tableau avec des colonnes pour Équipement, Entrepôt,
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un dossier de réparation précis par problème ou par nom d'équipement. Appliquez
- Les actions disponibles varient selon le statut actuel de l'enregistrement de réparation. Pour les enregistrements au statut
- Pour les enregistrements dont le statut de paiement est Comptabilisé, seule l'option Afficher est disponible, car les enregistrements comptabilisés sont verrouillés
Équipement dans le menu déroulant (provient de la section équipement). Notez que le menu déroulant Entrepôt ne deviendra disponible qu'après avoir d'abord sélectionné l'équipement, car le système utilise cette valeur pour déterminer où se trouve l'équipement.
Date à l'aide du sélecteur de date. Saisissez la Quantité d'unités envoyées en réparation et le Montant correspondant au coût de la réparation. Sélectionnez le Compte bancaire à associer à la dépense de réparation pour l'imputer au bon compte. Vous pouvez également ajouter une Description pour apporter des précisions sur la réparation.
Problème, date de réparation, montant, quantité, statut, statut de paiement et actions. Le statut reflète l'étape actuelle de la réparation et peut être l'un des suivants : En attente, En cours, En pause, Terminé, Échoué ou Annulé. Le statut de paiement indique si l'enregistrement de réparation est au stade Brouillon ou s'il a été Publié.
filtres à l'aide des menus déroulants Entrepôt, Statut de réparation et Statut de paiement pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer les filtres ou sur Effacer pour les réinitialiser. Basculez entre la vue liste et la vue grille à l'aide des boutons d'affichage.
Statut de paiement Brouillon, utilisez Modifier pour actualiser ou modifier les détails de la réparation, et Supprimer pour retirer définitivement l'enregistrement du système.
contre toute modification ultérieure. Utilisez Afficher à tout moment pour voir les détails complets d'un enregistrement de réparation.
Objets perdus
- Pour créer un nouvel enregistrement d'objet perdu, cliquez sur le bouton « Créer » sur la page Gérer les objets perdus.
- Définissez la date de déclaration pour indiquer quand la perte a été officiellement signalée, et la date de perte pour
- La page de liste affiche tous les enregistrements d'objets perdus dans un tableau avec des colonnes pour Équipement, Entrepôt,
- Utilisez la barre de recherche pour localiser rapidement un enregistrement spécifique par nom d'équipement. Appliquez des filtres avec
- Dans la colonne Actions, utilisez Voir pour consulter tous les détails d'un enregistrement d'article perdu, Modifier pour mettre à jour ou
Sélectionnez l'équipement dans le menu déroulant (issu de la section équipement). Notez que le menu déroulant Entrepôt ne deviendra disponible qu'après avoir sélectionné l'équipement, car le système utilise cette valeur pour déterminer l'emplacement attribué à l'équipement.
enregistrez quand l'article a réellement été perdu. Saisissez la Quantité d'unités manquantes. Ajoutez éventuellement une Description pour fournir un contexte supplémentaire sur les circonstances de la perte.
Date de signalement, Date de perte, Quantité, Statut et Actions. Le statut reflète l'état de résolution actuel de l'objet perdu et peut être l'un des suivants : Perdu, Retrouvé, Remplacé ou Passé en perte.
le menu déroulant Entrepôt, le menu déroulant Statut et le sélecteur de plage de dates Perdu pour affiner les résultats. Cliquez sur Appliquer pour activer les filtres ou sur Effacer pour les réinitialiser. Basculez entre la vue liste et la vue grille à l'aide des boutons de vue en haut à droite.
modifier l'enregistrement, par exemple en changeant le statut à mesure que la situation est résolue, et Supprimer pour retirer définitivement l'enregistrement du système.