وثائق مفصّلة لتأجير المعدات
نظام تأجير المعدات هو حل برمجي شامل مصمم لمساعدة الشركات على إدارة عمليات معداتها الإيجارية بكفاءة.
مقدمة
إضافة تأجير المعدّات حل شامل مصمم لإدارة دورة حياة عمليات تأجير المعدّات بالكامل. تغطّي كل شيء من التهيئة الأساسية في إعداد النظام إلى تتبّع سجلات المعدّات ومستويات المخزون عبر المستودعات وإدارة الحجوزات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك الموافقات والمدفوعات والإرجاعات. تضمن وحدات إضافية للإصلاحات والعناصر المفقودة تتبّع أنشطة ما بعد التأجير وحلّها بكفاءة أيضًا، مما يمنح المسؤولين رؤية وتحكّمًا كاملين في عمليات تأجيرهم في منصة مركزية واحدة.
كيفية تثبيت الإضافة؟
لإعداد إضافة تأجير المعدّات، يمكنك اتّباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة تأجير المعدّات؟
إعداد النظام
- يتيح قسم إعداد النظام للمسؤولين تهيئة البيانات الأساسية المستخدمة عبر
النظام. يتضمن حاليًا فئات المعدات ووحدات المعدات، وكلاهما يُشار إليهما عند إدارة المعدات عبر المنصة.
فئات المعدات
- لإضافة فئة جديدة، انقر على زر «إنشاء» في صفحة فئات المعدات. في النموذج
- تعرض قائمة فئات المعدات جميع الفئات المُهيّأة في جدول بأعمدة لـ
- الإجراءات المتاحة: استخدم تعديل لتحديث أو تغيير تفاصيل فئة موجودة، وحذف لـ
الذي يُفتح، أدخل اسم الفئة في الحقل المتوفر. اختياريًا، أضف وصفًا لشرح نوع المعدات التي تغطيها الفئة. بدّل مفتاح التفعيل لتمكين الفئة أو تعطيلها عند الإنشاء.
اسم الفئة، والوصف، والحالة، والإجراء.
إزالة الفئة نهائيًا من النظام. لاحظ أن الفئات المستخدمة حاليًا يجب إدارتها بعناية، إذ قد تؤثّر التغييرات على سجلات المعدات الموجودة التي تشير إليها.
وحدات المعدّات
- لإضافة وحدة جديدة، انقر على زرّ "إنشاء" في صفحة وحدات المعدات. في النموذج الذي
- تعرض قائمة وحدات المعدّات جميع الوحدات المهيّأة في جدول بأعمدة لاسم الوحدة،
- الإجراءات المتاحة: استخدم تعديل لتحديث أو تعديل اسم وحدة موجودة أو رمزها المختصر، و
يفتح، أدخل اسم الوحدة في الحقل المتوفر، إلى جانب رمز مختصر (مثلًا، PCS للقطعة أو HR للساعة).
الرمز القصير، والإجراء.
احذف لإزالة الوحدة نهائيًا من النظام. لاحظ أن الوحدات المرتبطة فعليًا بسجلات المعدات يجب إدارتها بعناية، إذ قد تؤثر التعديلات على البيانات الموجودة التي تشير إليها.
إدارة المعدات
- لإنشاء سجل معدات جديد، انقر على زر "إنشاء" في صفحة إدارة المعدات. املأ
- أدخل سعر الإيجار وسعر المعدات، واختر نوع المدة من القائمة المنسدلة (يوم،
- تعرض صفحة القائمة جميع سجلات المعدات في جدول بأعمدة لاسم المعدة،
- طبّق عوامل التصفية باستخدام قائمة الفئة المنسدلة وقائمة الحالة المنسدلة لتضييق النتائج. انقر
- في عمود الإجراءات، استخدم عرض لرؤية كامل تفاصيل سجل المعدّات، وتعديل للتحديث
في اسم المعدّة، ثم اختر الفئة من القائمة المنسدلة (تأتي من فئة المعدّات > إعداد النظام)، واختر الوحدة من القوائم المنسدلة (تأتي من وحدات المعدّات > إعداد النظام).
ساعة). استخدم القائمة المنسدلة للحالة لوضع علامة على المعدات كمتاحة أو غير متاحة. اختياريًا، أضِف وصفًا لتوفير تفاصيل إضافية حول المعدات.
الفئة، وسعر الإيجار، والحالة، والإجراءات. استخدم شريط البحث لتحديد قطعة معدات محددة بالاسم بسرعة.
تطبيق لتفعيل المرشحات أو مسح لإعادة التعيين. بدّل بين عرض القائمة وعرض الشبكة باستخدام أزرار العرض.
أو عدّل معلومات المعدات الموجودة، واحذف لإزالة المعدات نهائيًا من النظام.
إدارة المخزونات
- لإنشاء سجل مخزون جديد، انقر على زر “إنشاء” في صفحة إدارة المخزونات.
- تعرض صفحة القائمة جميع سجلات المخزون في جدول بأعمدة للمستودع والمعدات،
- في عمود الإجراءات، استخدم تعديل لتحديث أو تعديل سجل مخزون موجود، مثل
اختر المستودع من القائمة المنسدلة لتحديد مكان تخزين المعدات. اختر المعدات من القائمة المنسدلة (تأتي من قسم المعدات)، ثم أدخل الكمية للإشارة إلى عدد الوحدات المتاحة في ذلك الموقع.
الكمية، والإجراءات. استخدم شريط البحث للعثور بسرعة على سجل مخزون محدد حسب اسم المستودع أو المعدات.
تعديل الكمية أو إعادة تعيين المعدات إلى مستودع مختلف، والحذف لإزالة سجل المخزون نهائياً من النظام.
إدارة الحجوزات
- لإنشاء حجز جديد، انقر على زر «إنشاء» في صفحة إدارة الحجوزات. تحت Booking
- في قسم عناصر المعدات، عنصر واحد على الأقل مطلوب. لاحظ أن قائمة المعدات المنسدلة
- لكل عنصر، عيّن تاريخ البداية وتاريخ النهاية باستخدام منتقي التاريخ، والمدة و
- انقر "إضافة عنصر" لتضمين خطوط معدات إضافية إلى الحجز نفسه. ملخص الحجز
- تعرض صفحة القائمة جميع الحجوزات في جدول بأعمدة لرقم الحجز والعميل والإجمالي
- استخدم شريط البحث لتحديد موقع حجز معين بسرعة حسب رقم الحجز. طبّق عوامل التصفية باستخدام
- الإجراءات المتاحة: للحجوزات المعلّقة، استخدم «اعتماد» لتأكيد الحجز واعتماده، أو
- للحجوزات المعتمدة، استخدم الدفع لتسجيل دفعة مقابل الحجز. نموذج الدفع
- للحجوزات المعتمدة التي سُجّل لها دفع، استخدم «إرجاع» لمعالجة إرجاع المعدّات. الإرجاع
التفاصيل، حدّد العميل من القائمة المنسدلة لتعيين الحجز للعميل المناسب، واختر المستودع الذي ستُجلب منه المعدات. اختياريًا، أضف ملاحظة لأي سياق إضافي متعلق بالحجز.
ستصبح متاحة فقط بعد اختيار المستودع أولًا، لأن النظام يستخدم هذه القيمة لتحديد المعدات المخزّنة في ذلك الموقع.
ستُحسب حقول السعر/الوحدة تلقائيًا بناءً على المعدّات والتواريخ المحددة. أدخل الكمية لتحديد عدد الوحدات التي يجري حجزها.
في أسفل اليمين يعرض إجمالي المبلغ الجاري عند إضافة العناصر.
المبلغ، العناصر، حالة الدفع، الحالة، والإجراءات. ستظهر حالة الدفع إما مدفوع أو غير مدفوع، بينما ستعكس حالة الحجز إحدى الحالات التالية: معلّق، موافق عليه، مرفوض، أو مُرجَع.
القائمة المنسدلة للعميل، والقائمة المنسدلة للحالة، والقائمة المنسدلة لحالة الدفع، ومنتقي نطاق التاريخ لتضييق النتائج. انقر على تطبيق لتفعيل الفلاتر أو مسح لإعادة الضبط. بدّل بين عرض القائمة وعرض الشبكة باستخدام أزرار العرض.
«رفض» لرفضه. استخدم «عرض» لرؤية تفاصيل الحجز الكاملة.
ستملأ تلقائيًا مبلغ الدفع، ومعرّف الحجز، واسم العميل. اختر طريقة الدفع، وأكّد تاريخ الدفع، وأدخل اختياريًا رقم مرجع، واختر حسابًا مصرفيًا من القائمة المنسدلة، وأضف وصفًا إذا لزم الأمر قبل الإرسال. استخدم إرجاع لبدء عملية إرجاع المعدات، وعرض لرؤية تفاصيل الحجز الكاملة.
تعرض صفحة المعدات ملخص الحجز، بما في ذلك رقم الحجز والعميل والمستودع والمبلغ الإجمالي، إلى جانب جدول عناصر المعدات الذي يعرض مدة كل عنصر والكمية المحجوزة والكمية المعلّقة والكمية المُعادة والكمية المفقودة والسعر الإجمالي وحالة الإرجاع (مثل لم يُعَد، أُعيد بالكامل).
- انقر على أيقونة الإرجاع في عنصر فردي لفتح نموذج إرجاع عنصر الحجز، حيث
- بالنسبة للحجوزات المرفوضة أو المرتجعة، يتوفر العرض فقط لمراجعة سجل الحجز.
المعدات والمستودع مُعبّأة مسبقًا. أدخل كمية الإرجاع وكمية الفقد حسب الاقتضاء، وانقر على معالجة الإرجاع لإكمال إرجاع ذلك العنصر.
مدفوعات الحجز
- تُملأ المدفوعات المدرجة هنا تلقائياً عند إضافة دفعة عبر إدارة
- تعرض القائمة جميع سجلات الدفع في جدول بأعمدة لرقم الحجز واسم العميل،
- ستظهر الحالة إما موافق عليها أو مرفوضة، عاكسةً ما إذا كان الحجز المرتبط
قسم الحجوزات، لا تُنشأ أي إدخالات مباشرةً من هذه الصفحة.
مبلغ الدفع، تاريخ الدفع، الحالة، والإجراءات. في عمود الإجراءات، استخدم عرض لرؤية التفاصيل الكاملة لسجل الدفع.
تم قبول الدفعة أو رفضها. استخدم شريط البحث لتحديد موقع سجل دفع معين بسرعة.
إدارة الإصلاحات
- لإنشاء سجل إصلاح جديد، انقر على زر «إنشاء» في صفحة إدارة الإصلاحات. اختر
- أدخل وصف المشكلة لتفصيل طبيعة الإصلاح المطلوب، ثم حدد الإصلاح
- تعرض صفحة القائمة جميع سجلات الإصلاح في جدول بأعمدة للمعدات والمستودع،
- استخدم شريط البحث لتحديد سجل إصلاح محدد بسرعة حسب العطل أو اسم المعدة. طبّق
- تختلف الإجراءات المتاحة حسب الحالة الراهنة لسجل الإصلاح. بالنسبة للسجلات في
- بالنسبة للسجلات بحالة دفع مُرحَّلة، يتوفر العرض فقط، حيث تكون السجلات المرحّلة مقفلة
المعدات من القائمة المنسدلة (تأتي من قسم المعدات). لاحظ أن قائمة المستودع المنسدلة لن تصبح متاحة إلا بعد اختيار المعدات أولاً، حيث يستخدم النظام هذه القيمة لتحديد موقع المعدات.
حدّد التاريخ باستخدام منتقي التاريخ. أدخل كمية الوحدات المُرسَلة للإصلاح والمبلغ الذي يمثّل تكلفة الإصلاح. اختر الحساب البنكي لربط مصروف الإصلاح بالحساب المناسب. اختياريًا، أضف وصفًا لأي سياق إضافي حول الإصلاح.
المشكلة، وتاريخ الإصلاح، والمبلغ، والكمية، والحالة، وحالة الدفع، والإجراءات. تعكس الحالة المرحلة الحالية للإصلاح ويمكن أن تكون إحدى التالية: معلّق، أو قيد التنفيذ، أو معلّق مؤقتًا، أو مكتمل، أو فاشل، أو ملغى. تشير حالة الدفع إلى ما إذا كان سجل الإصلاح في حالة مسودة أو تم ترحيله.
المرشحات باستخدام القائمة المنسدلة للمستودع، والقائمة المنسدلة لحالة الإصلاح، والقائمة المنسدلة لحالة الدفع لتضييق النتائج. انقر على تطبيق لتفعيل المرشحات أو مسح لإعادة ضبطها. بدّل بين عرض القائمة وعرض الشبكة باستخدام أزرار العرض.
حالة الدفع المسودة، استخدم التعديل لتحديث أو تغيير تفاصيل الإصلاح، والحذف لإزالة السجل نهائيًا من النظام.
من أي تعديل إضافي. استخدم عرض في أي مرحلة لرؤية التفاصيل الكاملة لسجل الإصلاح.
العناصر المفقودة
- لإنشاء سجل عنصر مفقود جديد، انقر على زر “إنشاء” في صفحة إدارة العناصر المفقودة.
- حدّد تاريخ الإبلاغ للإشارة إلى وقت الإبلاغ الرسمي عن الخسارة، وتاريخ الفقدان لـ
- تعرض صفحة القائمة جميع سجلات العناصر المفقودة في جدول بأعمدة للمعدّات والمستودع،
- استخدم شريط البحث لتحديد سجل معيّن بسرعة عبر اسم المعدّة. طبّق عوامل التصفية باستخدام
- في عمود الإجراءات، استخدم «عرض» لرؤية التفاصيل الكاملة لسجل عنصر مفقود، و«تعديل» للتحديث أو
حدّد المعدات من القائمة المنسدلة (المستمدة من قسم المعدات). لاحظ أن القائمة المنسدلة للمستودع لن تصبح متاحة إلا بعد تحديد المعدات أولاً، حيث يستخدم النظام هذه القيمة لتحديد الموقع المعيّن للمعدات.
سجّل متى فُقد العنصر فعلًا. أدخل كمية الوحدات المفقودة. اختياريًا، أضف وصفًا لتوفير سياق إضافي حول ظروف الفقدان.
تاريخ الإبلاغ، وتاريخ الفقدان، والكمية، والحالة، والإجراءات. تعكس الحالة وضع الحل الحالي للعنصر المفقود ويمكن أن تكون واحدة مما يلي: مفقود، أو موجود، أو مُستبدل، أو مشطوب.
القائمة المنسدلة للمستودع، والقائمة المنسدلة للحالة، ومنتقي نطاق تاريخ الفقد لتضييق النتائج. انقر على تطبيق لتفعيل عوامل التصفية أو مسح لإعادة التعيين. بدّل بين عرض القائمة وعرض الشبكة باستخدام أزرار العرض في أعلى اليمين.
عدّل السجل، مثل تغيير الحالة عند حل الموقف، وحذف لإزالة السجل نهائيًا من النظام.