Alquiler de equipos

Documentación detallada de Alquiler de equipos

El sistema de alquiler de equipos es una solución de software integral diseñada para ayudar a las empresas a gestionar sus operaciones de alquiler de equipos de forma eficiente.

URL de demostración

Introducción

El complemento de Alquiler de equipos es una solución integral diseñada para gestionar todo el ciclo de vida de las operaciones de alquiler de equipos. Abarca todo, desde la configuración fundamental en la Configuración del sistema hasta el seguimiento de los registros de equipos, los niveles de inventario en los distintos almacenes y la gestión integral de reservas, incluyendo aprobaciones, pagos y devoluciones. Los módulos adicionales de Reparaciones y Objetos perdidos garantizan que las actividades posteriores al alquiler también se rastreen y resuelvan de forma eficiente, brindando a los administradores total visibilidad y control sobre sus operaciones de alquiler en una única plataforma centralizada.

¿Cómo instalar un complemento?

Para configurar el complemento de Alquiler de Equipos, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.

¿Cómo usar el complemento de alquiler de equipos?

Configuración del sistema

• La sección de Configuración del sistema permite a los administradores configurar los datos fundamentales utilizados en todo el

sistema. Actualmente incluye Categorías de equipos y Unidades de equipos, ambas referenciadas al gestionar los equipos en toda la plataforma.

Categorías de equipos

• Para añadir una nueva categoría, haz clic en el botón «Crear» en la página de Categorías de Equipos. En el formulario

que se abre, escribe el Nombre de la categoría en el campo correspondiente. Opcionalmente, añade una Descripción para explicar el tipo de equipo que abarca la categoría. Activa el interruptor de Activo para habilitar o deshabilitar la categoría al crearla.

• La lista de Categorías de Equipos muestra todas las categorías configuradas en una tabla con columnas para

Nombre de categoría, Descripción, Estado y Acción.

• Acciones disponibles: usa Editar para actualizar o modificar los datos de una categoría existente, y Eliminar para

eliminar permanentemente la categoría del sistema. Ten en cuenta que las categorías en uso activo deben gestionarse con cuidado, ya que los cambios pueden afectar a los registros de equipos existentes que las referencian.

Unidades de equipo

• Para añadir una nueva unidad, haz clic en el botón “Crear” en la página de Unidades de equipo. En el formulario que

se abre, introduce el Nombre de la unidad en el campo correspondiente, junto con un Código corto (por ejemplo, PZA para Pieza u H para Hora).

• La lista de Unidades de equipo muestra todas las unidades configuradas en una tabla con columnas para Nombre de la unidad,

Código corto y acción.

• Acciones disponibles: usa Editar para actualizar o modificar el nombre o el código corto de una unidad existente, y

Eliminar para quitar definitivamente la unidad del sistema. Ten en cuenta que las unidades asociadas activamente a registros de equipos deben gestionarse con cuidado, ya que las modificaciones pueden afectar a los datos existentes que las referencian.

Gestionar equipos

• Para crear un nuevo registro de equipo, haz clic en el botón “Crear” en la página Gestionar equipos. Completa

en el Nombre del equipo, luego selecciona la Categoría del desplegable (proviene de categoría de equipos > Configuración del sistema) y elige la Unidad de los desplegables (proviene de unidades de equipos > Configuración del sistema).

• Introduce el Precio de Alquiler y el Precio del Equipo, y selecciona el Tipo de Duración del menú desplegable (Día,

Hora). Usa el menú desplegable Estado para marcar el equipo como Disponible o No disponible. Opcionalmente, añade una Descripción para aportar más detalles sobre el equipo.

• La página de listado muestra todos los registros de equipos en una tabla con columnas para Nombre del equipo,

Categoría, precio de alquiler, estado y acciones. Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente un equipo concreto por su nombre.

• Apply filters using the Category dropdown and the Status dropdown to narrow down results. Click

Pulsa Aplicar para activar los filtros o Borrar para restablecerlos. Alterna entre la vista de lista y la vista de cuadrícula con los botones de vista.

• En la columna Acciones, usa Ver para consultar todos los detalles de un registro de equipo, Editar para actualizar

o modificar la información del equipo existente, y Eliminar para retirar permanentemente el equipo del sistema.

Gestionar Inventarios

• Para crear un nuevo registro de inventario, haz clic en el botón «Crear» en la página Gestionar Inventarios.

Selecciona el Almacén desde el desplegable para especificar dónde se está almacenando el equipo. Elige el Equipo desde el desplegable (proviene de la sección de equipos), luego ingresa la Cantidad para indicar cuántas unidades hay disponibles en esa ubicación.

• La página de listado muestra todos los registros de inventario en una tabla con columnas para Almacén, Equipo,

Cantidad y Acciones. Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente un registro de inventario específico por nombre de almacén o equipo.

• En la columna Acciones, usa Editar para actualizar o modificar un registro de inventario existente, como

ajustando la cantidad o reasignando el equipo a un almacén diferente, y Eliminar para borrar de forma permanente el registro de inventario del sistema.

Gestionar reservas

• Para crear una nueva reserva, haz clic en el botón “Crear” en la página Gestionar reservas. En Reserva

Detalles, selecciona el Cliente del menú desplegable para asignar la reserva al cliente correspondiente y elige el Almacén del que se obtendrá el equipo. Opcionalmente, añade una Nota con cualquier contexto adicional relacionado con la reserva.

• En la sección de Equipos, se requiere al menos un elemento. Ten en cuenta que el menú desplegable de Equipos

will only become available after selecting a Warehouse first, as the system uses this value to determine which equipment is stocked at that location.

• Para cada elemento, establece la Fecha de inicio y la Fecha de fin usando los selectores de fecha, la Duración y

Los campos de Precio/Unidad se calculan automáticamente según el equipo y las fechas seleccionadas. Introduce la Cantidad para especificar cuántas unidades se reservan.

• Haz clic en «Agregar artículo» para incluir líneas de equipo adicionales en la misma reserva. El Resumen de la reserva

en la parte inferior derecha muestra el Importe Total acumulado a medida que se añaden artículos.

• La página de listado muestra todas las reservas en una tabla con columnas para Número de reserva, Cliente y Total

Importe, Artículos, Estado del pago, Estado y Acciones. El Estado del pago se mostrará como Pagado o No pagado, mientras que el Estado de la reserva reflejará uno de los siguientes estados: Pendiente, Aprobada, Rechazada o Devuelta.

• Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente una reserva específica por número de reserva. Aplica filtros usando

el menú desplegable de Cliente, el de Estado, el de Estado de pago y el selector de Rango de fechas para acotar los resultados. Haz clic en Aplicar para activar los filtros o en Limpiar para restablecerlos. Alterna entre vista de lista y vista de cuadrícula con los botones de vista.

• Acciones disponibles: para las reservas pendientes, usa Aprobar para confirmar y aprobar la reserva, o

Rechazar para denegarla. Usa Ver para consultar todos los detalles de la reserva.

• Para reservas Aprobadas, usa Pago para registrar un pago contra la reserva. El formulario de pago

rellenará automáticamente el Importe del pago, el ID de reserva y el Nombre del cliente. Selecciona el Método de pago, confirma la Fecha de pago, introduce opcionalmente un Número de referencia, elige una Cuenta bancaria del menú desplegable y añade una Descripción si es necesario antes de enviar. Usa Devolver para iniciar el proceso de devolución del equipo, y Ver para consultar los detalles completos de la reserva.

• Para reservas Aprobadas con pago registrado, usa Devolución para procesar la devolución de equipos. La Devolución

La página de Equipos muestra el resumen de la reserva, incluido el Número de reserva, el Cliente, el Almacén y el Importe total, junto con una tabla de Artículos del equipo que muestra la Duración, la Cantidad reservada, la Cantidad pendiente, la Cantidad devuelta, la Cantidad perdida, el Precio total y el Estado de devolución de cada artículo (por ejemplo, No devuelto, Totalmente devuelto).

• Haz clic en el icono Devolver de un artículo individual para abrir el formulario de Devolución del Artículo de Reserva, donde

El Equipo y el Almacén vienen rellenados previamente. Introduce la Cantidad Devuelta y la Cantidad Perdida según corresponda, y haz clic en Procesar Devolución para completar la devolución de ese artículo.

• En el caso de las reservas rechazadas o devueltas, solo está disponible la opción Ver para revisar el registro de la reserva.

Pagos de Reservas

• Los pagos que aparecen aquí se registran automáticamente cada vez que se añade un pago a través de Gestionar

sección de Reservas, no se crean entradas directamente desde esta página.

• La lista muestra todos los registros de pago en una tabla con columnas para Número de Reserva, Nombre del Cliente,

Importe del pago, Fecha del pago, Estado y Acciones. En la columna Acciones, usa Ver para consultar todos los detalles de un registro de pago.

• El estado se mostrará como Aprobado o Rechazado, reflejando si la reserva asociada

el pago ha sido aceptado o rechazado. Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente un registro de pago específico.

Gestionar reparaciones

• Para crear un nuevo registro de reparación, haz clic en el botón “Crear” en la página Gestionar reparaciones. Selecciona el

Equipo del menú desplegable (proviene de la sección de equipos). Ten en cuenta que el menú desplegable de Almacén solo estará disponible después de seleccionar primero el Equipo, ya que el sistema usa este valor para determinar dónde se encuentra el equipo.

• Introduce la descripción de la incidencia para detallar la naturaleza de la reparación necesaria y selecciona la reparación

Fecha mediante el selector de fechas. Introduce la Cantidad de unidades que se envían a reparar y el Importe que representa el costo de la reparación. Selecciona la Cuenta bancaria para asociar el gasto de reparación con la cuenta correspondiente. Opcionalmente, añade una Descripción para aportar más contexto sobre la reparación.

• La página de lista muestra todos los registros de reparación en una tabla con columnas para Equipo, Almacén,

Incidencia, Fecha de reparación, Importe, Cantidad, Estado, Estado de pago y Acciones. El Estado refleja la etapa actual de la reparación y puede ser uno de los siguientes: Pendiente, En curso, En espera, Completada, Fallida o Cancelada. El Estado de pago indica si el registro de reparación está en Borrador o ya ha sido Contabilizado.

• Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente un registro de reparación específico por incidencia o nombre del equipo. Aplica

filters using the Warehouse dropdown, Repair Status dropdown, and Payment Status dropdown to narrow down results. Click Apply to activate the filters or Clear to reset them. Toggle between list view and grid view using the view buttons.

• Las acciones disponibles varían según el estado actual del registro de reparación. Para los registros en

Estado de pago en borrador, usa Editar para actualizar o modificar los detalles de la reparación, y Eliminar para quitar permanentemente el registro del sistema.

• Para los registros con estado de pago Contabilizado, solo está disponible Ver, ya que los registros contabilizados quedan bloqueados

de cualquier modificación adicional. Usa Ver en cualquier momento para consultar todos los detalles de un registro de reparación.

Objetos perdidos

• Para crear un nuevo registro de objeto perdido, haz clic en el botón «Crear» en la página Gestionar Objetos Perdidos.

Selecciona el equipo del menú desplegable (proviene de la sección de equipos). Ten en cuenta que el menú desplegable de Almacén solo estará disponible después de seleccionar primero el equipo, ya que el sistema utiliza este valor para determinar la ubicación asignada al equipo.

• Set the Reported Date to indicate when the loss was officially reported, and the Lost Date to

registra cuándo se perdió realmente el artículo. Introduce la Cantidad de unidades que han desaparecido. Opcionalmente, añade una Descripción para aportar contexto adicional sobre las circunstancias de la pérdida.

• La página de listado muestra todos los registros de elementos perdidos en una tabla con columnas para Equipo, Almacén,

Fecha de reporte, Fecha de pérdida, Cantidad, Estado y Acciones. El Estado refleja la situación actual de resolución del artículo perdido y puede ser uno de los siguientes: Perdido, Encontrado, Reemplazado o Dado de baja.

• Usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente un registro específico por nombre de equipo. Aplica filtros mediante

the Warehouse dropdown, Status dropdown, and Lost Date Range picker to narrow down results. Click Apply to activate the filters or Clear to reset them. Toggle between list view and grid view using the view buttons at the top right.

• En la columna Acciones, usa Ver para consultar todos los detalles de un registro de objeto perdido, Editar para actualizar o

modify the record, such as changing the status as the situation is resolved, and Delete to permanently remove the record from the system.