Geräteverleih

Ausführliche Dokumentation zur Geräte­vermietung

Das Mietsystem für Equipment ist eine umfassende Softwarelösung, die Unternehmen hilft, ihren Verleih von Ausrüstung effizient zu verwalten.

Demo-URL

Einführung

Das Equipment-Rental-Add-On ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Equipment-Vermietungen. Es deckt alles ab — von der grundlegenden Konfiguration im System-Setup über die Erfassung von Equipment-Datensätzen, Bestandsmengen in mehreren Lagern bis hin zur durchgängigen Buchungsverwaltung inklusive Freigaben, Zahlungen und Rückgaben. Zusätzliche Module für Reparaturen und verlorene Artikel sorgen dafür, dass auch Aktivitäten nach der Vermietung effizient erfasst und gelöst werden, und geben Administratoren vollständige Transparenz und Kontrolle über ihre Vermietungsabläufe auf einer zentralen Plattform.

Wie installiert man das Add-on?

Um das Equipment-Vermietungs-Add-On einzurichten, folgen Sie diesem Link: Einrichtungs-Add-on.

Wie verwendet man das Add-on für Ausrüstungsvermietung?

Systemeinrichtung

• Der Bereich „Systemeinrichtung" ermöglicht es Administratoren, grundlegende Daten zu konfigurieren, die im gesamten

System. Es umfasst derzeit Ausrüstungskategorien und Ausrüstungseinheiten, die beide bei der Verwaltung von Ausrüstung auf der gesamten Plattform referenziert werden.

Gerätekategorien

• Um eine neue Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf der Seite „Ausrüstungskategorien" auf die Schaltfläche „Erstellen". Im Formular

das sich öffnet, geben Sie den Namen der Kategorie in das vorgesehene Feld ein. Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, um die Art der Ausrüstung zu erläutern, die die Kategorie abdeckt. Aktivieren Sie den Schalter „Aktiv“, um die Kategorie bei der Erstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren.

• Die Liste der Geräte­kategorien zeigt alle konfigurierten Kategorien in einer Tabelle mit Spalten für

Kategoriename, Beschreibung, Status und Aktion.

• Verfügbare Aktionen: Nutzen Sie „Bearbeiten“, um die Details einer bestehenden Kategorie zu aktualisieren oder zu ändern, und „Löschen“, um

die Kategorie dauerhaft aus dem System entfernen. Beachten Sie, dass aktiv genutzte Kategorien sorgfältig verwaltet werden sollten, da Änderungen bestehende Equipment-Datensätze betreffen können, die auf sie verweisen.

Equipment-Einheiten

• Um eine neue Einheit hinzuzufügen, klicken Sie auf der Seite Ausrüstungseinheiten auf die Schaltfläche „Erstellen“. In dem Formular, das

öffnet sich, geben Sie im vorgesehenen Feld den Namen der Einheit ein, zusammen mit einem Kurzcode (zum Beispiel PCS für Stück oder HR für Stunde).

• Die Liste der Ausrüstungseinheiten zeigt alle konfigurierten Einheiten in einer Tabelle mit Spalten für Einheitsname,

Short Code und Aktion.

• Verfügbare Aktionen: Verwenden Sie Bearbeiten, um den Namen oder den Kurzcode einer bestehenden Einheit zu aktualisieren oder zu ändern, und

Löschen, um die Einheit dauerhaft aus dem System zu entfernen. Beachten Sie, dass Einheiten, die aktiv mit Ausrüstungsdatensätzen verknüpft sind, mit Sorgfalt behandelt werden sollten, da Änderungen bestehende Daten beeinträchtigen können, die auf sie verweisen.

Ausrüstung verwalten

• Um einen neuen Equipment-Datensatz zu erstellen, klicken Sie auf der Seite Equipment verwalten auf die Schaltfläche „Erstellen“. Füllen Sie

den Equipment-Namen ein, wählen Sie dann die Kategorie aus dem Dropdown (kommt aus Equipment-Kategorie > Systemeinrichtung) und wählen Sie die Einheit aus den Dropdowns (kommt aus Equipment-Einheiten > Systemeinrichtung).

• Geben Sie den Mietpreis und den Ausrüstungspreis ein und wählen Sie den Mietzeitraumtyp aus dem Dropdown (Tag,

Stunde). Verwenden Sie das Status-Dropdown, um die Ausrüstung als Verfügbar oder Nicht verfügbar zu markieren. Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Details zur Ausrüstung anzugeben.

• Die Listenseite zeigt alle Gerätedatensätze in einer Tabelle mit Spalten für Gerätename,

Kategorie, Mietpreis, Status und Aktionen. Nutzen Sie die Suchleiste, um ein bestimmtes Gerät schnell über den Namen zu finden.

• Wenden Sie Filter über das Kategorie-Dropdown und das Status-Dropdown an, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie

Wenden Sie an, um die Filter zu aktivieren, oder klicken Sie auf Zurücksetzen. Wechseln Sie über die Ansichtsschaltflächen zwischen Listen- und Rasteransicht.

• Verwenden Sie in der Spalte Aktionen Anzeigen, um die vollständigen Details eines Ausrüstungsdatensatzes zu sehen, und Bearbeiten, um zu aktualisieren

oder ändern Sie bestehende Geräteinformationen, und mit „Löschen“ entfernen Sie das Gerät dauerhaft aus dem System.

Bestände verwalten

• Um einen neuen Inventardatensatz zu erstellen, klicken Sie auf der Seite Inventare verwalten auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Wählen Sie das Lager aus dem Dropdown, um anzugeben, wo die Ausrüstung gelagert wird. Wählen Sie die Ausrüstung aus dem Dropdown (stammt aus dem Ausrüstungsbereich) und geben Sie dann die Menge ein, um anzugeben, wie viele Einheiten an diesem Standort verfügbar sind.

• Die Listenseite zeigt alle Inventardatensätze in einer Tabelle mit Spalten für Lager, Equipment,

Menge und Aktionen. Nutzen Sie die Suchleiste, um schnell einen bestimmten Bestandsdatensatz nach Lagername oder Ausrüstung zu finden.

• Verwenden Sie in der Spalte Aktionen die Option Bearbeiten, um einen bestehenden Bestandsdatensatz zu aktualisieren oder zu ändern, etwa

Anpassung der Menge oder Neuzuweisung des Geräts an ein anderes Lager, und Löschen, um den Bestandsdatensatz dauerhaft aus dem System zu entfernen.

Buchungen verwalten

• Um eine neue Buchung zu erstellen, klicken Sie auf der Seite „Buchungen verwalten“ auf die Schaltfläche „Erstellen“. Unter „Buchung“

Details: Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown, um die Buchung dem passenden Kunden zuzuordnen, und wählen Sie das Lager, aus dem die Ausrüstung bezogen wird. Fügen Sie optional eine Notiz für zusätzlichen Kontext zur Buchung hinzu.

• Im Bereich Ausrüstungspositionen ist mindestens eine Position erforderlich. Beachten Sie, dass das Dropdown-Menü Ausrüstung

wird erst verfügbar, nachdem Sie zuerst ein Lager ausgewählt haben, da das System diesen Wert verwendet, um zu bestimmen, welche Ausrüstung an diesem Standort vorrätig ist.

• Legen Sie für jeden Artikel das Start- und Enddatum mithilfe der Datumsauswahl fest, die Dauer und

Die Felder Preis/Einheit berechnen sich automatisch basierend auf der ausgewählten Ausrüstung und den Daten. Geben Sie die Menge ein, um anzugeben, wie viele Einheiten gebucht werden.

• Klicken Sie auf „Artikel hinzufügen“, um derselben Buchung weitere Gerätezeilen hinzuzufügen. Die Buchungsübersicht

unten rechts zeigt den laufenden Gesamtbetrag an, während Artikel hinzugefügt werden.

• Die Listenseite zeigt alle Buchungen in einer Tabelle mit Spalten für Buchungsnummer, Kunde, Gesamt

Betrag, Artikel, Zahlungsstatus, Status und Aktionen. Der Zahlungsstatus wird entweder als Bezahlt oder Unbezahlt angezeigt, während der Buchungsstatus einen der folgenden Zustände widerspiegelt: Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt oder Zurückgegeben.

• Nutzen Sie die Suchleiste, um schnell eine bestimmte Buchung anhand der Buchungsnummer zu finden. Wenden Sie Filter an mit

das Dropdown Kunde, das Dropdown Status, das Dropdown Zahlungsstatus und den Datumsbereichswähler, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Filter zu aktivieren, oder auf Zurücksetzen, um sie zu leeren. Wechseln Sie über die Ansichtsschaltflächen zwischen Listen- und Rasteransicht.

• Verfügbare Aktionen: Verwenden Sie bei ausstehenden Buchungen „Genehmigen“, um die Buchung zu bestätigen und freizugeben, oder

Ablehnen, um sie abzulehnen. Verwenden Sie „Anzeigen“, um die vollständigen Buchungsdetails zu sehen.

• Verwenden Sie bei genehmigten Buchungen Zahlung, um eine Zahlung zur Buchung zu erfassen. Das Zahlungsformular

füllt automatisch den Zahlungsbetrag, die Buchungs-ID und den Kundennamen aus. Wählen Sie die Zahlungsmethode, bestätigen Sie das Zahlungsdatum, geben Sie optional eine Referenznummer ein, wählen Sie ein Bankkonto aus dem Dropdown-Menü und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu, bevor Sie absenden. Verwenden Sie „Rückgabe“, um den Rückgabeprozess der Ausrüstung einzuleiten, und „Ansehen“, um die vollständigen Buchungsdetails einzusehen.

• Verwende bei genehmigten Buchungen mit erfasster Zahlung Rückgabe, um Ausrüstungsrückgaben zu verarbeiten. Die Rückgabe

Die Ausrüstungsseite zeigt die Buchungsübersicht mit Buchungsnummer, Kunde, Lager und Gesamtbetrag sowie eine Ausrüstungspositionen-Tabelle, die für jeden Artikel Dauer, gebuchte Menge, ausstehende Menge, zurückgegebene Menge, verlorene Menge, Gesamtpreis und Rückgabestatus (z. B. Nicht zurückgegeben, Vollständig zurückgegeben) zeigt.

• Klicken Sie bei einem einzelnen Artikel auf das Rückgabe-Symbol, um das Formular „Buchungsartikel-Rückgabe“ zu öffnen, in dem der

Ausrüstung und Lager sind vorausgefüllt. Gib die Rückgabemenge und die verlorene Menge entsprechend ein und klicke auf Rückgabe verarbeiten, um die Rückgabe für diese Position abzuschließen.

• Für abgelehnte oder zurückgegebene Buchungen ist nur Ansehen verfügbar, um den Buchungsdatensatz zu prüfen.

Buchungszahlungen

• Hier aufgeführte Zahlungen werden automatisch befüllt, sobald eine Zahlung über „Verwalten“ hinzugefügt wird

Buchungen-Bereich; auf dieser Seite werden keine Einträge direkt erstellt.

• Die Liste zeigt alle Zahlungsdatensätze in einer Tabelle mit Spalten für Buchungsnummer, Kundenname,

Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum, Status und Aktionen. Verwenden Sie in der Spalte Aktionen Ansehen, um die vollständigen Details eines Zahlungsdatensatzes zu sehen.

• Der Status wird als Genehmigt oder Abgelehnt angezeigt und spiegelt wider, ob die zugehörige Buchung

Zahlung angenommen oder abgelehnt wurde. Nutzen Sie die Suchleiste, um schnell einen bestimmten Zahlungsdatensatz zu finden.

Reparaturen verwalten

• Um einen neuen Reparaturdatensatz zu erstellen, klicken Sie auf der Seite „Reparaturen verwalten“ auf die Schaltfläche „Erstellen“. Wählen Sie den

Ausrüstung aus dem Dropdown-Menü (stammt aus dem Ausrüstungsbereich). Beachten Sie, dass das Lager-Dropdown erst verfügbar wird, nachdem Sie zuerst die Ausrüstung ausgewählt haben, da das System diesen Wert verwendet, um zu bestimmen, wo sich die Ausrüstung befindet.

• Enter the Issue description to detail the nature of the repair needed, and select the Repair

Datum über die Datumsauswahl. Geben Sie die Anzahl der zur Reparatur eingesendeten Einheiten und den Betrag für die Reparaturkosten ein. Wählen Sie das Bankkonto, um die Reparaturkosten dem passenden Konto zuzuordnen. Fügen Sie optional eine Beschreibung für weiteren Kontext zur Reparatur hinzu.

• Die Listenseite zeigt alle Reparaturdatensätze in einer Tabelle mit Spalten für Ausrüstung, Lager,

Problem, Reparaturdatum, Betrag, Menge, Status, Zahlungsstatus und Aktionen. Der Status spiegelt die aktuelle Phase der Reparatur wider und kann einer der folgenden sein: Ausstehend, In Bearbeitung, Pausiert, Abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Storniert. Der Zahlungsstatus gibt an, ob der Reparaturdatensatz im Entwurf vorliegt oder gebucht wurde.

• Verwenden Sie die Suchleiste, um schnell einen bestimmten Reparaturdatensatz nach Problem oder Gerätename zu finden. Wenden Sie

Filter über das Dropdown „Lager“, das Dropdown „Reparaturstatus“ und das Dropdown „Zahlungsstatus“, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Filter zu aktivieren, oder auf „Löschen“, um sie zurückzusetzen. Wechseln Sie über die Ansichtsschaltflächen zwischen Listen- und Rasteransicht.

• Die verfügbaren Aktionen variieren je nach aktuellem Status des Reparaturdatensatzes. Für Datensätze im

Entwurfs-Zahlungsstatus, verwenden Sie „Bearbeiten", um die Reparaturdetails zu aktualisieren oder zu ändern, und „Löschen", um den Datensatz dauerhaft aus dem System zu entfernen.

• Bei Datensätzen mit dem Zahlungsstatus „Gebucht“ ist nur Ansehen verfügbar, da gebuchte Datensätze gesperrt sind

vor weiteren Änderungen. Verwende „Ansehen“ in jeder Phase, um die vollständigen Details eines Reparaturdatensatzes zu sehen.

Verlorene Gegenstände

• Um einen neuen Fundsachen-Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf der Seite „Fundsachen verwalten“ auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Wählen Sie die Ausrüstung aus dem Dropdown (stammt aus dem Ausrüstungsbereich). Beachten Sie, dass das Lager-Dropdown erst verfügbar wird, nachdem Sie zuerst die Ausrüstung ausgewählt haben, da das System anhand dieses Werts den zugewiesenen Standort der Ausrüstung bestimmt.

• Lege das Meldedatum fest, um anzugeben, wann der Verlust offiziell gemeldet wurde, sowie das Verlustdatum, um

erfassen, wann der Artikel tatsächlich verloren ging. Geben Sie die Menge der abhandengekommenen Einheiten ein. Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzlichen Kontext zu den Umständen des Verlusts zu liefern.

• Die Listenseite zeigt alle Datensätze verlorener Artikel in einer Tabelle mit Spalten für Equipment, Lager,

Meldedatum, Verlustdatum, Menge, Status und Aktionen. Der Status spiegelt den aktuellen Bearbeitungsstand des verlorenen Artikels wider und kann einer der folgenden sein: Verloren, Gefunden, Ersetzt oder Abgeschrieben.

• Über die Suchleiste finden Sie schnell einen bestimmten Datensatz anhand des Gerätenamens. Wenden Sie Filter an mit

die Lager-Dropdown, die Status-Dropdown und die Auswahl für den Verlustdatumsbereich, um die Ergebnisse einzugrenzen. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Filter zu aktivieren, oder auf „Löschen“, um sie zurückzusetzen. Wechseln Sie über die Ansichtsschaltflächen oben rechts zwischen Listen- und Rasteransicht.

• Verwenden Sie in der Spalte „Aktionen“ „Anzeigen“, um die vollständigen Details eines Fundstück-Datensatzes zu sehen, „Bearbeiten“, um zu aktualisieren oder

den Datensatz ändern, etwa den Status anpassen, wenn die Situation gelöst ist, und Löschen, um den Datensatz dauerhaft aus dem System zu entfernen.