L'avant — cinq cabinets, cinq stacks.
Les groupes dentaires se développent en rachetant des cabinets, et chacun arrive avec ses propres logiciels. « Nous en avions deux sur un PMS, un sur un autre, et les autres improvisaient », explique Dr Alan Cho, Responsable clinique du groupe. « Douze outils au total. Le groupe ne pouvait pas se voir lui-même, et un patient d'un cabinet était un inconnu dans le suivant. »
La relance — nerf de la guerre des revenus dentaires — fonctionnait différemment partout, si bien que les taux de réactivation variaient énormément et que le groupe ne pouvait pas transposer aux autres ce qui marchait dans son meilleur cabinet.
~$2,050/mois à travers douze outils. Cinq différentes processus de rappel. Pas à l'échelle du groupe vue des patients ou de la production.
Le changement — tout standardiser sur une seule plateforme.
Cedar a déployé Mewayz cabinet après cabinet sur un trimestre, standardisant la planification, la tenue des dossiers, la facturation et les rappels. Le groupe applique désormais un seul mode opératoire, et un patient est reconnu dans n'importe quel établissement.
« Le simple fait de standardiser le moteur de rappel a fait bouger les chiffres », explique Cho. « Nous avons pris le manuel de la meilleure pratique et l'avons donné aux cinq autres du jour au lendemain. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Systèmes PMS (×2 fournisseurs) | Dossiers et tenue de fiches | $900 |
| Outils de planification | Réservations et planification | $300 |
| Outils de facturation / réclamations | Facturation et réclamations | $420 |
| Applications de rappel / SMS | Communications avec les patients | $250 |
| Feuilles de calcul de reporting | Rapports de groupe | $180 |
| Total de l'ancienne pile | Agence Mewayz (multi-sites) | économisez $2,050/mois |
Le déblocage — le groupe fonctionne comme un seul.
Avec les cinq cabinets réunis sur une seule plateforme, le groupe fonctionne enfin comme un véritable groupe :
- Un seul moteur de rappel, appliqué de façon identique à tous les cabinets
- Un patient est reconnu et enregistré dans son dossier, quel que soit le site
- Production et collections à l'échelle du groupe sur un seul tableau de bord
- Les nouvelles acquisitions adoptent rapidement le même playbook
La standardisation du moteur de relance a permis à Cedar d'appliquer partout, et d'un seul coup, son processus le plus performant. Une hausse de 24 % des patients réactivés est venue de la cohérence, et non d'un surcroît de travail.
La nouvelle norme — des acquisitions qui s'intègrent.
"La prochaine pratique que nous achèterons sur la même plate-forme dans des semaines, pas des mois", explique Cho. "L'ensemble de notre modèle de croissance est devenu moins cher et plus rapide. Les $24K économisés sont réels, mais la vitesse d'intégration est la victoire stratégique."